Decidi in quale fase dell’appuntamento inserire il pagamento
Il banco della reception può offrire al personale un punto fisso in cui verificare i costi dei trattamenti, aggiungere i prodotti acquistati e fissare un nuovo appuntamento. Tuttavia, se una sola persona gestisce arrivi, chiamate e pagamenti, la fase di pagamento può diventare un collo di bottiglia. Decidi chi subentra quando la reception è occupata.
Il pagamento alla poltrona può essere adatto ai clienti che preferiscono restare seduti, mentre una soluzione mobile può essere utile per gli appuntamenti fuori dal salone. Confronta questi flussi di lavoro prima di scegliere l’hardware. Chiedi a NeroPay quali terminali disponibili supportano l’uso previsto, anziché dare per scontato che ogni dispositivo possa funzionare al banco, nei vari punti del salone e fuori sede.
- Definisci il percorso dalla conclusione del trattamento alla consegna della ricevuta.
- Stabilisci chi è responsabile della conferma del conto e dell’incasso.
- Individua un punto di pagamento alternativo per i momenti di maggiore affluenza.
Verifica la connettività nei punti in cui i clienti pagano effettivamente
Valuta la connettività alla reception e in ogni area dedicata ai trattamenti in cui intendi accettare pagamenti. Una connessione che funziona accanto al router potrebbe comportarsi diversamente dietro un divisorio o in una sala trattamenti separata. Per gli appuntamenti a domicilio nella zona di Salford, verifica anche il metodo di connessione previsto per quel contesto.
Chiedi quali opzioni di connessione supporta ciascun terminale proposto, di cosa ha bisogno per funzionare e cosa deve fare il personale se la connessione si interrompe. Non dare per scontato che siano disponibili pagamenti offline o il passaggio automatico a un'altra connessione. Concorda una procedura chiara per le interruzioni, in modo che il personale non richieda ripetutamente il pagamento senza aver prima verificato lo stato della transazione.
- Elenca tutti i punti in cui prevedi di accettare pagamenti.
- Conferma le opzioni di connettività supportate e gli eventuali costi associati.
- Documenta chi deve contattare il personale quando l'esito di un pagamento non è chiaro.
Prevedi un passaggio di consegne chiaro tra chi esegue il trattamento e la reception
Il terminale non può risolvere i dubbi su ciò che il cliente ha accettato di acquistare. Prima del pagamento, il membro del personale che ha eseguito il trattamento dovrebbe confermare i servizi completati, le eventuali aggiunte concordate e i prodotti acquistati. Se è stato versato un acconto, assicurati che la reception possa determinare il saldo senza chiedere al cliente di spiegarlo di nuovo.
Usa un linguaggio semplice: ‘Il totale del trattamento e dei prodotti è di €80. Hai già versato un acconto di €20, quindi il saldo da pagare oggi è di €60.’ Questi sono importi ipotetici, non prezzi di NeroPay. Invita il cliente a fare domande prima di presentare il terminale e conferma il completamento del pagamento solo dopo averne verificato l'esito.
Esempio pratico: i pagamenti in un salone durante un sabato intenso
Esempio ipotetico: in un salone di Salford, due parrucchieri stanno concludendo gli appuntamenti mentre l'addetto alla reception accoglie un nuovo cliente. Un cliente in uscita desidera anche un prodotto per la cura dopo il trattamento. Il salone sceglie la reception come punto di pagamento abituale, con il pagamento alla poltrona come alternativa solo se il terminale e la connessione selezionati lo consentono.
Il parrucchiere comunica alla reception il totale concordato per il trattamento e i dettagli dei prodotti. L'addetto alla reception verifica l'eventuale acconto, spiega il saldo e incassa il pagamento. Se l'esito non è chiaro, ne verifica lo stato seguendo la procedura concordata prima di richiedere un nuovo tentativo. In questo modo il cliente rimane informato, senza considerare un esito incerto né come un successo né come un fallimento.
Valuta separatamente accredito degli incassi, costi e software
La conferma del pagamento e l'accredito dei fondi sono fasi distinte. Prima di accettare le condizioni, chiedi quando è previsto che i fondi arrivino sul conto da te indicato, quali orari limite si applicano e come i fine settimana o i giorni festivi influiscono sulle tempistiche. Informati anche sulle commissioni di elaborazione, sui costi del terminale, sulle condizioni contrattuali, sui rimborsi e sulle modalità di assistenza.
NeroPay offre terminali per carte e servizi di pagamento. Con un terminale per carte NeroPay idoneo, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza costi aggiuntivi di abbonamento software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le relative condizioni. Se il software per le prenotazioni o la gestione dei pagamenti è importante per il tuo salone, verifica con il team la disponibilità, i dispositivi supportati e il flusso di lavoro proposto, anziché dare per scontata un'integrazione.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Un solo terminale può servire sia la reception sia le sale trattamenti?
Potenzialmente sì, a seconda del dispositivo selezionato, della connettività e dell'accesso da parte del personale. Valuta se spostarlo potrebbe creare attese alla reception e verifica con NeroPay che l'utilizzo previsto sia supportato.
Cosa dovremmo dire se un pagamento sembra bloccato?
Spiega che è necessario verificare l'esito prima di riprovare. Segui la procedura concordata per il controllo dello stato, anziché chiedere subito al cliente di pagare una seconda volta.
L'approvazione del pagamento significa che i fondi sono stati accreditati?
No. Conferma separatamente le tempistiche di accredito e le eventuali condizioni quando esamini i termini del servizio di pagamento.
NeroBooking è incluso con ogni terminale?
No. L'inclusione dipende dall'idoneità del terminale e dai termini applicabili. Conferma l'offerta con NeroPay; i costi del terminale e le commissioni per l'elaborazione dei pagamenti restano applicabili.