Adatta il terminale alle fasi dell'appuntamento
Un banco reception offre al personale un punto fisso dove confermare il servizio, incassare il pagamento e proporre una ricevuta. Può però creare una coda quando più appuntamenti terminano contemporaneamente. Portare il terminale al cliente può essere adatto ai servizi svolti da seduti o nelle sale private, ma il personale deve comunque disporre di un metodo affidabile per collegare il pagamento all'appuntamento corretto.
Per le visite fuori sede, chiedi quali dispositivi portatili e opzioni di connessione sono disponibili. Confronta le esigenze di autonomia della batteria, le modalità di trasporto e l'accesso successivo alle registrazioni dei pagamenti. NeroPay offre terminali di pagamento e servizi di pagamento; prima di scegliere, verifica con il team i dispositivi supportati, la disponibilità e le condizioni commerciali.
Testa la connettività nei punti in cui si effettuano effettivamente i pagamenti
Non valutare la connettività soltanto dalla reception. Una sala trattamenti sul retro, uno studio al piano superiore o il domicilio di un cliente possono presentare condizioni diverse. Chiedi se il terminale proposto utilizza il Wi-Fi, la connettività mobile o un'altra connessione supportata, e cosa succede se la connessione si interrompe.
Richiedi una dimostrazione delle funzioni di verifica dello stato delle transazioni disponibili sul dispositivo proposto. Il personale deve sapere come accertare se un pagamento è stato completato prima di chiedere al cliente di riprovare. Non dare per scontato che siano supportati l'accettazione dei pagamenti offline o il passaggio automatico da una connessione all'altra.
- Elenca tutti i punti in cui prevedi di accettare pagamenti.
- Ove possibile, verifica la connessione proposta in quei luoghi.
- Concorda chi deve contattare il personale quando l'esito di un pagamento rimane incerto.
Chiudi la giornata verificando gli appuntamenti, senza affidarti alla memoria
Un appuntamento segnato come completato non è necessariamente pagato, e il solo totale del terminale non consente di verificare ogni prenotazione. Prima della chiusura, confronta gli appuntamenti completati con gli esiti dei pagamenti registrati. Mantieni distinti contanti, pagamenti con carta, acconti e saldi ancora dovuti, se pertinenti alla tua attività.
Usa un riferimento coerente nei tuoi registri, in modo che un altro collega autorizzato possa ricostruire le operazioni. Non dare per scontato che i dati delle prenotazioni e quelli del terminale si sincronizzino automaticamente: chiedi quali collegamenti sono supportati. Annota le voci irrisolte anziché modificare le cifre solo per far coincidere i totali.
- Esamina gli appuntamenti conclusi e i relativi saldi previsti.
- Confronta i pagamenti con carta registrati con il registro delle transazioni disponibile sul terminale.
- Controlla separatamente i rimborsi, i tentativi non riusciti e gli esiti incerti.
- Annota ogni differenza non spiegata, la persona incaricata di verificarla e il prossimo controllo da effettuare.
Esempio pratico: un pagamento assente dalla registrazione della prenotazione
Esempio ipotetico: un centro estetico di Prestwich conclude otto appuntamenti. Un cliente deve ancora €45 dopo aver versato in precedenza un acconto di €15 per un servizio da €60. Il registro del terminale mostra un pagamento di €45 riuscito, ma nella scheda dell'appuntamento risultano ancora €45 da saldare perché la persona alla reception è stata interrotta.
Alla chiusura, il responsabile controlla il riferimento dell'appuntamento, l'importo, l'orario e i dettagli disponibili della transazione prima di correggere il registro interno. Non chiede al cliente di pagare di nuovo solo perché la prenotazione risulta ancora non saldata. L'esito positivo del controllo è verificabile: per ogni appuntamento concluso la situazione dei pagamenti è chiarita e, per ogni differenza residua, è documentata la prossima azione da intraprendere.
Chiedi chiarimenti sugli accrediti prima di confrontare le offerte
Gli incassi giornalieri con carta e l'importo accreditato sul conto bancario sono due elementi distinti da riconciliare. Informati sulle tempistiche di accredito, sugli orari limite, sui fine settimana, su come vengono riportate le commissioni e su come i rimborsi incidono sui registri forniti. Verifica quali report sono disponibili, anziché presumere che il totale odierno del terminale corrisponda all'accredito bancario di domani.
Se ti serve anche un software per le prenotazioni o la cassa, chiedi quali sono i requisiti di idoneità. Con un terminale per carte NeroPay idoneo, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza un costo aggiuntivo di abbonamento software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le condizioni previste. Verifica con il team l'adeguatezza della soluzione e gli eventuali collegamenti necessari.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Un solo terminale può servire sia la reception sia le cabine per i trattamenti?
Potenzialmente sì, a seconda del dispositivo, della connettività e dell'accesso del personale. Verifica se spostarlo crea ritardi quando più appuntamenti terminano contemporaneamente e accertati delle funzionalità del dispositivo proposto.
Dobbiamo ripetere un pagamento se il messaggio sullo schermo non è chiaro?
Controlla prima lo stato della transazione seguendo la procedura supportata dal fornitore. Se l'esito rimane incerto, segui il percorso di assistenza concordato anziché presumere che il pagamento non sia riuscito.
La chiusura del terminale significa che il denaro è stato accreditato?
Non darlo per scontato. Verifica le procedure di chiusura e di accredito del fornitore, quindi riconcilia separatamente i registri delle transazioni e gli accrediti bancari.