Pagamento alla reception o alla poltrona?
Un terminale alla reception offre al personale un unico punto in cui verificare il totale finale del servizio, aggiungere prodotti in vendita e fissare il prossimo appuntamento. Lo svantaggio è l'affollamento: i clienti in uscita possono condividere lo stesso spazio con quelli in arrivo, soprattutto quando i trattamenti stagionali più lunghi terminano a breve distanza l'uno dall'altro.
Un terminale portatile potrebbe consentire al cliente di pagare presso una postazione di acconciatura o un lettino per trattamenti, se il dispositivo e la connessione scelti supportano questa modalità operativa. Tuttavia, riscuotere il pagamento lontano dalla reception richiede un chiaro passaggio di consegne, per non tralasciare l'acquisto di un prodotto o una modifica al trattamento. Chiedi quali opzioni di terminale sono adatte ai tuoi locali, senza dare per scontato che ogni dispositivo funzioni in mobilità.
Verifica la connessione nei punti in cui pagheranno i clienti
Verifica la connessione proposta nei punti effettivi di pagamento, non soltanto accanto al router. Una sala trattamenti sul retro, un altro piano o una postazione dietro un divisorio possono avere una copertura diversa rispetto alla reception. Conferma se il terminale proposto utilizza il Wi-Fi, la connettività mobile o un'altra connessione e quali predisposizioni richiede.
Prima del picco stagionale, concorda cosa deve fare il personale se un pagamento rimane in sospeso o la connessione si interrompe. Verifica lo stato della transazione prima di tentare un altro addebito, seguendo le indicazioni del fornitore. Tieni a portata di mano i recapiti dell'assistenza e chiedi quali informazioni saranno necessarie, senza annotare dati sensibili delle carte.
- Elenca i punti in cui il personale prevede di accettare pagamenti.
- Conferma con il team la connettività supportata e le modalità di ricarica dei dispositivi.
- Concorda una procedura di segnalazione per le transazioni il cui esito rimane irrisolto.
Un esempio ipotetico di piano stagionale per i pagamenti di un salone
Esempio ipotetico: in un salone di Hazel Grove, due appuntamenti per la colorazione e una manicure terminano nell'arco di dieci minuti, durante un intenso pomeriggio di dicembre. La reception deve anche accogliere i clienti successivi. Il titolare valuta se gestire tutti i pagamenti alla reception oppure richiedere un terminale portatile supportato per una postazione di pagamento aggiuntiva.
Il salone sceglie la reception come punto di pagamento principale e incarica un membro del personale di gestire i pagamenti aggiuntivi quando necessario. Prima di addebitare l'importo, la persona incaricata verifica con la reception i trattamenti effettuati e i prodotti acquistati. Dopo il pagamento, ne comunica l'esito affinché venga registrato nell'appuntamento corrispondente. Si tratta di una procedura del personale, non di un'integrazione software data per scontata.
- Simulate le uscite contemporanee dei clienti prima del periodo di maggiore affluenza.
- Verificate che ogni pagamento completato corrisponda a un appuntamento e al totale concordato.
- Rivedete il passaggio di informazioni se il personale non riesce a capire se un cliente ha già pagato.
Distingui la conferma del pagamento dall’accredito dei fondi
Un pagamento con carta andato a buon fine e l'accredito del denaro sul conto aziendale sono due fasi distinte. Informatevi sui tempi di accredito, sugli orari limite, sui fine settimana e sui giorni festivi bancari, oltre che sulle commissioni di elaborazione e sulle eventuali trattenute riportate nei rendiconti. Non pianificate i pagamenti stagionali ai fornitori basandovi su una data di accredito presunta.
Stabilite chi confronterà le transazioni completate con i rendiconti degli accrediti e verificherà eventuali differenze. Per i saloni che accettano acconti, vendono prodotti o effettuano rimborsi, chiedete come queste operazioni vengono visualizzate nei report disponibili. Verificate la procedura supportata per ciascuna operazione, senza dare per scontato che il terminale gestisca l'intero saldo della prenotazione.
Richiedi una configurazione adatta al tuo salone
Fornite al team di NeroPay una breve descrizione di come si susseguono gli appuntamenti nei momenti di maggiore affluenza, delle postazioni di pagamento e delle esigenze di passaggio di informazioni tra il personale. Prima di impegnarvi, chiedete conferma dei dispositivi adatti, della connettività, delle modalità di assistenza, dei prezzi e delle condizioni di accredito.
Se state valutando anche il software per la reception, NeroPay offre NeroPOS/ePOS e NeroBooking. Con un terminale per pagamenti con carta NeroPay idoneo, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza costi aggiuntivi di abbonamento software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le relative condizioni. Verificate separatamente la disponibilità dei prodotti e le eventuali integrazioni necessarie.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Un piccolo salone ha bisogno di più di un terminale?
Non necessariamente. Verificate innanzitutto se le uscite contemporanee dei clienti causano ritardi. Un passaggio di informazioni più chiaro tra il personale potrebbe risolvere il problema; informatevi su dispositivi aggiuntivi solo se il flusso di lavoro lo giustifica.
Possiamo accettare pagamenti lontano dalla reception?
Potenzialmente sì, a seconda del terminale supportato e della connettività. Descrivete al team le postazioni previste e verificatene l'idoneità prima di scegliere un dispositivo.
Come possiamo sapere se il flusso di lavoro è pronto?
Eseguite una simulazione con appuntamenti che terminano contemporaneamente. La prova è riuscita se il personale riesce a individuare il totale corretto, confermare l'esito del pagamento e associarlo all'appuntamento senza tentativi duplicati né passaggi di informazioni poco chiari.