Parti dai doppi inserimenti, non dal dispositivo
Segui un ordine dal primo articolo inserito fino alla registrazione finale del pagamento. In un piccolo bar o ristorante, il personale potrebbe inserire un ordine in cassa, digitare il totale su un terminale separato e poi tornare alla cassa per segnare il conto come pagato. Ogni passaggio aggiuntivo crea un'ulteriore occasione per selezionare il conto sbagliato o digitare un importo errato.
Un terminale autonomo può essere adatto a un servizio al banco semplice, ma può comportare più operazioni manuali. Un collegamento supportato tra cassa e terminale può ridurre la necessità di reinserire i dati; non dare per scontato che sia disponibile per la tua configurazione attuale. Chiedi esattamente quali informazioni vengono scambiate tra i sistemi e quali operazioni restano a carico del personale.
Scegli in quale fase del servizio inserire il pagamento
Al banco, gestire il pagamento accanto al punto di inserimento degli ordini può rendere chiara la responsabilità: una sola persona controlla il conto e incassa il pagamento. Di contro, eventuali chiarimenti su un pagamento possono creare code. Nel servizio al tavolo, portare il terminale al cliente può evitare un ulteriore passaggio al banco, ma il personale deve disporre di un modo affidabile per identificare il conto corretto.
Se il personale accetta pagamenti in punti diversi, ad esempio in un'area con tavoli all'aperto, valuta la copertura e le modalità di ricarica invece di scegliere solo in base alla portabilità. Chiedi quali dispositivi supportano le connessioni necessarie, cosa succede se la connessione si interrompe e come il personale debba verificare una transazione dall'esito incerto prima di riprovare.
- Elenca tutti i punti in cui si effettuano pagamenti, compresi i tavoli più lontani.
- Concordate chi è responsabile di un conto quando i colleghi si scambiano le mansioni.
- Verificate il dispositivo e la connessione proposti nelle effettive condizioni di lavoro.
Un esempio ipotetico in una caffetteria: un conto, un responsabile
Immaginate un bar di Bolton con due dipendenti che si dividono le mansioni al banco e ai tavoli. Il conto di un cliente ammonta a €28.40. Un dipendente apre il conto mentre l’altro porta il terminale al tavolo. Senza un chiaro passaggio di consegne, entrambi potrebbero tentare di incassare il pagamento o contrassegnare come pagato l’ordine sbagliato.
Per questo ipotetico team, il primo miglioramento consiste nell’assegnare a un dipendente la responsabilità di completare quel conto. Se una connessione supportata consente di inviare l’importo al terminale, mostrate come funziona. In caso contrario, controllate con attenzione l’importo prima di presentare il terminale e verificate l’esito del pagamento prima di aggiornare la cassa.
Il criterio di verifica del buon esito è semplice: il conto corretto riporta l’importo pagato esatto, esiste una sola registrazione del pagamento completato e nessuno dei due dipendenti deve ricostruire l’accaduto. Testate sia un pagamento interrotto sia uno riuscito.
Separa le domande sugli accrediti da quelle sui pagamenti
Il completamento del pagamento da parte del cliente e l’accredito del denaro sul conto aziendale sono due fasi diverse. Prima di scegliere un servizio, chiedete informazioni sulle tempistiche di accredito, sugli orari limite, sui fine settimana, sui giorni festivi bancari e su qualsiasi circostanza che possa incidere sui tempi. Fate riferimento alle condizioni concordate, senza presumere che gli incassi arrivino in un giorno specifico.
Chiedete come vengono riportate nei resoconti le commissioni di elaborazione, i rimborsi e le altre rettifiche. La procedura di chiusura dovrebbe consentire a un membro del personale di confrontare i conti pagati con le transazioni del terminale e di individuare eventuali differenze non spiegate. Verificate quali resoconti sono disponibili e chi contattare quando occorre approfondire una transazione o un accredito.
Fai in modo che la dimostrazione risponda alle tue esigenze concrete
Fornite a NeroPay i dettagli del vostro attuale sistema di cassa, i punti in cui accettate pagamenti e i passaggi manuali che desiderate eliminare. Chiedete conferma dei dispositivi e delle integrazioni supportati, quindi esaminate passo dopo passo un conto ordinario, un pagamento interrotto e la riconciliazione di fine servizio. Un semplice elenco di funzionalità non basta a capire se il flusso di lavoro proposto sia adatto a un turno con due persone.
Con un terminale di pagamento NeroPay che soddisfa i requisiti, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza costi aggiuntivi di abbonamento software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le relative condizioni. Confrontate la proposta completa, compreso l’eventuale lavoro manuale ancora necessario, anziché considerare il software incluso un motivo per sostituire un sistema esistente già adeguato.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Un terminale NeroPay si collegherà al mio attuale sistema di cassa?
Occorre una conferma per il software e il dispositivo specifici. Comunicate il fornitore del sistema di cassa, la versione e il flusso di lavoro previsto, e chiedete quali aggiornamenti relativi ai pagamenti e al loro stato sono supportati.
Un terminale portatile è sempre la scelta migliore per il servizio al tavolo?
Non necessariamente. Dipende dalla copertura, dalla ricarica, dai passaggi di consegne tra il personale e dal modo in cui vengono identificati i conti. Confrontate l’intera procedura di pagamento al tavolo con l’incasso presso una postazione fissa.
Cosa deve fare il personale se l'esito di un pagamento non è chiaro?
Verificate lo stato della transazione seguendo la procedura concordata con il fornitore prima di tentare un altro pagamento. Confermate tale procedura durante la configurazione, compresi i casi in cui contattare l’assistenza.