Scegli in base al punto in cui concludi il servizio, non solo agli spostamenti
Un'attività di servizi in mobilità può portare con sé un terminale tutto il giorno, ma incassare soltanto in pochi momenti specifici. Individua questi momenti: dopo una riparazione, presso un punto di ritiro o al rientro in sede. Un dispositivo adatto a un banco fisso non è automaticamente la scelta giusta per il lavoro a domicilio.
Chiedi quali opzioni di connettività supporta il terminale proposto e cosa serve per far funzionare ciascuna di esse. Non dare per scontato che siano inclusi connettività mobile, Wi-Fi o accettazione dei pagamenti offline. Per lavorare ad Atherton e nell'area della Greater Manchester, valuta i luoghi in cui ti fermi effettivamente, anziché affidarti a un'impressione generale della copertura. Verifica anche l'autonomia prevista della batteria, le modalità di ricarica e chi è responsabile del dispositivo.
Rendi utile la ricevuta anche dopo la tua partenza
Il cliente deve poter riconoscere ciò per cui ha pagato, mentre il tuo team deve poter ritrovare la transazione. Chiedi quali informazioni compaiono sulla ricevuta, se sono disponibili ricevute cartacee o digitali e se un riferimento dell'intervento può comparire sulla ricevuta o in una registrazione aziendale collegata. Queste funzionalità devono essere confermate per la configurazione proposta.
Tieni separato l'identificativo dell'intervento dai dati sensibili del cliente: un breve numero di prenotazione o di intervento è generalmente più pratico di un indirizzo completo. Una ricevuta di pagamento non deve essere considerata un sostituto di una fattura dettagliata o di una scheda di intervento. Spiega quale documento descrive il lavoro e quale conferma il pagamento, così il cliente sa cosa conservare.
Adotta la stessa procedura di pagamento per tutto il personale
Portare il terminale dal cliente può evitare di tornare al banco, ma attribuisce maggiori responsabilità alla persona che conclude l'intervento. Questa deve conoscere l'importo concordato e il riferimento corretto dell'intervento e disporre di un modo chiaro per verificare l'esito del pagamento. Se le fatture sono gestite da un altro collega, stabilisci chi registra il collegamento tra fattura e pagamento.
Una schermata poco chiara o una perdita di connessione non sono un motivo per addebitare subito di nuovo l'importo. Il personale deve controllare la registrazione della transazione disponibile e seguire la procedura di assistenza del fornitore se l'esito rimane incerto. Mantieni l'intervento contrassegnato come in attesa di conferma, anziché presumere che sia stato pagato o meno.
- Conferma con il cliente l'intervento e l'importo prima di presentare il terminale.
- Verifica l’esito del pagamento prima di contrassegnare l’intervento come pagato.
- Offri l’opzione di ricevuta supportata e associa il pagamento all’intervento nei registri.
Un esempio pratico: due interventi simili, un riferimento chiaro
Esempio ipotetico: un riparatore a domicilio completa due interventi €85 ad Atherton nello stesso pomeriggio. Entrambi i clienti pagano con carta. Registrare solo l’importo e la data renderebbe difficile gestire una successiva richiesta relativa alla ricevuta, soprattutto se gli interventi fossero stati eseguiti da addetti diversi.
Il riparatore assegna a ciascun intervento un riferimento distinto, come ATH-041 e ATH-042. Se il terminale supporta un campo di riferimento adatto, il personale lo utilizza sistematicamente; in caso contrario, collega l’identificativo della transazione all’intervento nei registri aziendali. Il criterio di verifica è semplice: un collega che non ha partecipato a nessuno dei due interventi deve poter trovare il pagamento corretto e la relativa ricevuta senza chiedere al cliente di pagare di nuovo.
Distingui la conferma del pagamento dall’accredito dei fondi
La conferma di un pagamento con carta e l’accredito del denaro sul conto aziendale sono due fasi distinte. Prima di prendere un impegno, chiedi come vengono calcolati i tempi di accredito, quali fattori possono influenzarli, come vengono indicati i costi e quali registri aiutano ad abbinare le transazioni agli accrediti. Verifica anche come vengono visualizzati rimborsi e rettifiche; non dare per scontato che ogni accredito corrisponda agli incassi di una giornata.
NeroPay offre terminali di pagamento e servizi di pagamento. Il prossimo passo è presentare al team una scheda d’intervento di esempio e i requisiti per le ricevute, quindi verificare i dispositivi supportati, la connettività, le condizioni commerciali e i prezzi. Se hai bisogno anche di software, NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza costi aggiuntivi di abbonamento software con un terminale di pagamento NeroPay idoneo. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le relative condizioni.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Posso usare un unico terminale sia durante gli interventi a domicilio sia al banco?
Potenzialmente sì, a seconda del dispositivo e della connettività supportata. Prima di scegliere, verifica entrambi gli ambienti di lavoro, le esigenze di ricarica e le modalità con cui il personale condividerà il terminale.
Il numero dell’intervento comparirà su ogni ricevuta?
Non darlo per scontato. Chiedi quali campi di riferimento e dettagli della ricevuta sono supportati. Se necessario, conserva nei registri aziendali il collegamento tra l’intervento e la transazione.
Cosa devo fare se un cliente chiede un’altra ricevuta?
Trova la transazione originale usando il riferimento dell’intervento e verifica la procedura supportata per recuperare o riemettere la ricevuta. Una richiesta di ricevuta non deve generare un altro pagamento.