Scegli dove gestire il pagamento con il cliente
In un salone, in uno studio di consulenza o durante un appuntamento per una riparazione, il pagamento alla reception offre al personale un unico punto in cui verificare il totale finale del servizio. Riscuotere il pagamento direttamente accanto al cliente può evitare una seconda coda, ma il personale ha comunque bisogno di un metodo affidabile per confermare l'importo e registrare l'esito in relazione all'appuntamento corretto.
Per le visite lontano dalla tua sede di Ashton-under-Lyne, chiedi quali terminali e connessioni sono disponibili. Un dispositivo portatile non è automaticamente adatto a ogni contesto di lavoro fuori sede. Verifica la connettività supportata, le esigenze di ricarica e cosa succede in caso di interruzione della connessione prima di scegliere un dispositivo specifico.
Quando un pagamento sembra errato, verifica prima di riprovare
Uno schermo bloccato, una ricevuta mancante o una notifica bancaria del cliente non bastano, da soli, a stabilire se un pagamento è stato completato. Ripetere subito l'addebito può creare un altro problema. Fornisci al personale una sequenza ordinata di controlli e individua chi deve intervenire quando l'esito rimane incerto.
Tieni separati i dettagli dell'appuntamento dalle prove del pagamento: una prenotazione contrassegnata come completata non dimostra che la transazione con carta sia andata a buon fine. Allo stesso modo, non presumere che modificare il totale di una prenotazione modifichi un pagamento già effettuato. Verifica con NeroPay i controlli disponibili sulle transazioni e le procedure di rettifica.
- Fermati e annota l'importo, l'ora approssimativa e il riferimento dell'appuntamento.
- Controlla l'esito della transazione sul terminale o nella registrazione del pagamento disponibile.
- Confronta l'importo confermato con il totale concordato per il servizio e con l'eventuale acconto registrato.
- Se lo stato rimane incerto, rivolgiti al canale di assistenza concordato prima di riprovare.
- Spiega al cliente l'esito confermato e il passo successivo.
Esempio pratico: un acconto non viene conteggiato alla reception
Esempio ipotetico: un cliente prenota un appuntamento da €70 e ha già versato un acconto di €20. Al momento del pagamento, un membro del personale inserisce €70 anziché il saldo di €50. Il cliente se ne accorge dopo il completamento del pagamento. La prima cosa da fare è verificare sia la registrazione dell'acconto sia la transazione completata sul terminale, non limitarsi a modificare il totale dell'appuntamento.
Un collega autorizzato segue quindi la procedura di rettifica confermata per l'importo di €20 pagato in eccesso e spiega che cosa è stato richiesto, incluse le eventuali tempistiche di elaborazione confermate. Conserva i riferimenti che collegano il pagamento originale e la rettifica all'appuntamento, senza copiare nelle note i dati completi della carta. Il risultato è corretto quando le registrazioni riportano un totale del servizio di €70, l'acconto, il pagamento successivo e la rettifica, senza differenze inspiegate.
Distingui la conferma del pagamento dall’accredito dei fondi
I clienti devono sapere se il pagamento è stato completato; i titolari devono anche sapere quando è previsto l'accredito dei fondi sul proprio conto. Sono due domande diverse. Prima di scegliere una soluzione con terminale, informati sui tempi di accredito, sugli orari limite, sulle trattenute e su come i rimborsi o altre rettifiche vengono riportati nei rendiconti.
Stabilisci chi deve verificare le discrepanze a fine giornata. Confronta i pagamenti e le rettifiche confermati con i saldi degli appuntamenti, anziché aspettarti che il totale di ogni prenotazione corrisponda a una singola transazione sul terminale. Acconti, servizi aggiuntivi e visite suddivise possono richiedere una tracciabilità più chiara.
Richiedi una revisione delle procedure operative prima di scegliere i dispositivi
Fornisci a NeroPay una breve descrizione dei punti in cui accetti i pagamenti, dei passaggi di consegne tra il personale e delle rettifiche più frequenti. Chiedi al team di confermare la disponibilità dei dispositivi, la connettività, le funzioni supportate, le condizioni commerciali e la procedura per le transazioni irrisolte. Non dare per scontato che il software di prenotazione e le registrazioni del terminale si aggiornino automaticamente a vicenda; verifica ogni integrazione proposta.
I software NeroBooking, NeroPOS e NeroWeb possono essere inclusi con un terminale di pagamento NeroPay idoneo, senza un costo aggiuntivo di abbonamento software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le condizioni previste. Il passo successivo è esaminare con il team un normale pagamento e uno scenario di pagamento errato prima di scegliere la configurazione.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
È meglio che i clienti paghino alla reception o nella postazione in cui ricevono il servizio?
Scegli il punto in cui il personale può verificare il saldo in modo affidabile e i clienti possono pagare comodamente. Verifica la connettività e come l'esito del pagamento viene riportato nella scheda dell'appuntamento.
Che cosa deve fare il personale se un cliente segnala un doppio addebito?
Controlla le registrazioni delle transazioni prima di trarre conclusioni basandoti soltanto sulle notifiche bancarie. Inoltra i casi irrisolti al referente competente e segui la procedura di rettifica confermata se viene verificato un pagamento duplicato.
Posso dare per scontato che un rimborso arrivi immediatamente al cliente?
No. Verifica la procedura applicabile e le tempistiche previste prima di illustrarle al cliente. Distingui tra la richiesta di una rettifica e la ricezione dei fondi da parte del cliente.