1. Verifica l'ordine originale prima di registrare la consegna
Parti dall'ordine concordato con il cliente, non dalla lista di prelievo o dai ricordi dell'autista. Verifica il conto cliente, il riferimento dell'ordine, le descrizioni degli articoli, le quantità e le unità di misura. Dieci casse e dieci pezzi singoli sono indicazioni diverse, anche quando la descrizione del prodotto sembra identica.
Mantieni disponibili le quantità originali come base di riferimento. Se il cliente modifica l'ordine, distingui tale modifica da una mancata consegna: un articolo annullato di comune accordo non equivale a un articolo ancora da consegnare. Se la registrazione in uso non consente di mostrare chiaramente questa distinzione, conserva una registrazione di supporto seguendo la procedura concordata dal team.
- Recupera l'ordine concordato e verifica eventuali modifiche successive richieste dal cliente.
- Conferma l'unità di misura per ogni riga interessata.
- Individua chi si occuperà di aggiornare le quantità residue dopo la consegna.
2. Verifica come funziona il flusso documentale abilitato
NeroTrade supporta i flussi di lavoro del commercio all'ingrosso, tra cui documenti di trasporto, conti dei clienti commerciali, fatture, estratti conto, percorsi e incassi. Verifica quali funzioni sono abilitate per la tua attività prima di scegliere una procedura. Queste funzionalità, da sole, non consentono di stabilire se la tua configurazione mantiene le quantità residue di un ordine, collega più documenti di trasporto a un unico ordine o riporta le quantità ancora da consegnare.
Esamina la procedura effettiva con la persona responsabile della tua configurazione. Se sono disponibili documenti collegati, verifica in che modo i riferimenti restano visibili. In caso contrario, concorda una registrazione controllata degli articoli ancora da consegnare che riporti l'ordine originale e il riferimento di ciascuna consegna. L'obiettivo è la tracciabilità, non la creazione di un secondo ordine che potrebbe essere accidentalmente evaso di nuovo.
- Verifica come viene conservato l'ordine originale dopo la produzione del primo documento di consegna.
- Conferma dove verranno registrate e verificate le quantità residue.
- Stabilisci come gestire le correzioni senza rendere poco chiaro ciò che è accaduto.
3. Registra ciò che è arrivato, non solo ciò che è uscito dal magazzino
Prelievo, spedizione e consegna sono eventi distinti. La quantità caricata su un veicolo potrebbe non coincidere con quella accettata dal cliente. Registra l'esito effettivo, comprese eventuali mancanze, merci rifiutate o articoli danneggiati, secondo la procedura concordata. Indica chiaramente la data di consegna e il riferimento del documento, in modo che le richieste successive possano essere ricondotte alla visita corretta.
Esempio ipotetico: un bar ordina 12 casse di succo e otto casse d'acqua con l'ordine W1042. Alla prima consegna vengono accettate nove casse di succo e tutte e otto le casse d'acqua. L'ordine originale resta di 12 e otto casse; la registrazione della consegna riporta nove e otto casse; la registrazione delle quantità residue indica tre casse di succo. Non ridurre a nove la quantità di succo nell'ordine originale e non creare un nuovo ordine scollegato per le tre casse rimanenti.
- Confronta le quantità accettate con la registrazione della spedizione.
- Registra eventuali discrepanze e, se nota, la relativa causa.
- Verifica che la quantità ordinata di ogni riga risulti consegnata, ancora da evadere oppure esplicitamente modificata.
4. Definisci un'azione successiva chiara per gli articoli rimanenti
Per ogni quantità residua servono un responsabile e una decisione. Chiedi se il cliente desidera una consegna successiva, il ritiro o l'annullamento degli articoli rimanenti. Un'ulteriore consegna può essere adatta al cliente, ma richiede il coordinamento con il team che gestisce i giri di consegna; il ritiro richiede un passaggio di consegne chiaro; l'annullamento richiede una modifica esplicita, non una rettifica del residuo senza traccia.
Nell'esempio ipotetico, il bar accetta di ricevere le tre casse di succo rimanenti con una consegna successiva. Registra questo accordo e identifica chi si occuperà di organizzarla. Ogni documento di consegna successivo deve riportare il riferimento all'ordine originale tramite il flusso di lavoro disponibile o un rimando concordato. Comunica al cliente cosa resta da consegnare e quali saranno i passaggi successivi, senza promettere una data non confermata.
- Conferma la preferenza del cliente per ogni riga ancora da evadere.
- Assegna la responsabilità di organizzare la successiva evasione dell'ordine.
- Verifica la registrazione delle quantità residue prima di preparare qualsiasi consegna successiva.
5. Riconcilia i documenti prima di chiudere il residuo dell'ordine
Prima di emettere una fattura, chiedi alla contabilità di confermare quali quantità e riferimenti debba includere secondo la procedura commerciale concordata. Non dare per scontato che la produzione di un documento di consegna generi anche la fattura corretta o aggiorni un estratto conto. Verifica il comportamento effettivo del flusso di lavoro attivo, soprattutto quando l'ordine viene evaso con più visite.
Il criterio di verifica del buon esito è semplice: un altro membro del team deve poter partire dall'ordine originale e ricostruire ogni quantità senza chiedere all'autista. Per W1042, ciò significa trovare la prima consegna di nove casse di succo, la consegna successiva di tre casse e nessun residuo inspiegato. Il prossimo passo è testare un esempio di consegna frazionata nel tuo flusso di lavoro prima di applicarlo agli ordini effettivi.
- Associa i riferimenti delle consegne all'ordine originale e alle relative registrazioni delle fatture.
- Verifica che le quantità evase non siano state conteggiate due volte.
- Chiudi il residuo solo quando una consegna o una modifica concordata ne giustifica l'azzeramento.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Dobbiamo modificare l'ordine originale per farlo coincidere con una consegna parziale?
Non semplicemente perché è arrivata meno merce. Mantieni la richiesta originale e registra separatamente la consegna effettiva. Tratta una modifica concordata con il cliente come una variazione distinta.
NeroTrade riporta automaticamente le quantità ancora da evadere?
Verifica con il team in base alla configurazione abilitata. Il supporto per documenti di trasporto e fatture non conferma, di per sé, la gestione automatica degli ordini ancora da evadere.
Cosa fare se viene rilevato un ammanco dopo l'emissione dei documenti?
Segui la procedura di rettifica concordata, conserva il riferimento originale e registra la discrepanza. Informa chi gestisce le quantità ancora da evadere e chiedi all'ufficio contabilità di verificare gli eventuali documenti interessati.