1. Decidi quali ordini richiedono una richiesta di pagamento
Inizia con un utilizzo ben definito, ad esempio gli ordini da asporto concordati per telefono. Evita di introdurre più modalità diverse contemporaneamente. Il personale deve sapere quando richiedere l’intero importo, quando chiedere l’approvazione di un responsabile e quando il cliente deve pagare tramite un’altra modalità concordata.
Stabilisci chi è responsabile di ogni fase del processo. La persona che prende l’ordine potrebbe preparare la richiesta, mentre un responsabile verifica l’importo. Nei momenti di maggiore affluenza, questa suddivisione funziona solo se entrambe le persone utilizzano la stessa scheda d’ordine. Prima di procedere, chiedi a NeroPay di confermare la disponibilità dei link di pagamento, i requisiti di configurazione, i costi e le condizioni applicabili.
- Annota la prima tipologia di ordine che accetterai tramite questo processo.
- Indica la persona responsabile dell’invio delle richieste e chi la sostituirà in sua assenza.
2. Crea un collegamento affidabile tra pagamento e ordine
Assegna un riferimento a ogni ordine prima di preparare la richiesta di pagamento. Usa un formato che il personale possa rileggere facilmente e distinguere dagli altri ordini della stessa giornata. Conserva questo riferimento nella scheda d’ordine del ristorante, insieme agli articoli concordati, alle quantità, ai recapiti del cliente e all’orario di ritiro.
Chiedi quali campi per il riferimento o la descrizione sono disponibili nel servizio di pagamento e quali informazioni vedranno i clienti. Non dare per scontato che una richiesta aggiorni automaticamente il sistema di cassa o di gestione degli ordini. Se il personale deve abbinare manualmente i pagamenti agli ordini, documenta questo passaggio e usa sempre lo stesso riferimento. Limita le descrizioni dei pagamenti alle informazioni necessarie per identificare l’ordine.
- Rileggi al cliente il riferimento dell’ordine.
- Verifica come il personale troverà la registrazione del pagamento corrispondente.
- Conferma se l’abbinamento è manuale o supportato da una funzionalità disponibile.
3. Spiega il totale prima di condividere il link
Rileggi l’ordine al cliente e indica l’importo esatto richiesto. Spiega se copre l’intero ordine o solo una parte concordata e specifica l’eventuale saldo ancora da pagare. Se sono previsti costi di consegna o altri addebiti, chiariscilo prima che il cliente accetti. Non lasciare che siano i clienti a dover capire perché l’importo richiesto differisce dal totale del menu.
Prepara un breve messaggio di accompagnamento con il nome del ristorante, il riferimento dell’ordine, l’importo, la causale e le modalità di ritiro concordate. Spiega come il cliente può contattarti se qualcosa non sembra corretto. Conferma il destinatario previsto e i recapiti prima dell’invio: una richiesta calcolata correttamente può comunque creare confusione se arriva alla persona sbagliata.
- Confronta l’importo richiesto con il totale finale concordato per l’ordine.
- Controlla i recapiti del destinatario.
- Rileggi il messaggio dal punto di vista del cliente.
4. Simula un passaggio di consegne completo per un ordine
Esempio ipotetico: un cliente telefona per ordinare due pasti da asporto da ritirare alle 7 del pomeriggio. Il totale concordato è £28, senza alcun saldo residuo una volta effettuato il pagamento. Un membro del personale registra il riferimento T014, rilegge al cliente i piatti ordinati e l’orario di ritiro, quindi prepara una richiesta di pagamento di £28 seguendo la procedura confermata per il servizio.
Il messaggio di accompagnamento indica il ristorante, il riferimento T014 e il totale concordato. Dopo il pagamento del cliente, il membro del personale incaricato verifica lo stato del pagamento tramite il metodo di conferma concordato per il servizio e registra l’esito in corrispondenza del riferimento T014. La cucina e il personale addetto al ritiro seguono quindi le regole di preparazione dichiarate dal ristorante. Questi dettagli sono puramente illustrativi: non rappresentano prezzi di NeroPay né descrivono funzionalità del prodotto garantite.
- Fai una prova con un ordine di esempio prima di utilizzare la procedura durante il servizio.
- Verifica che un altro membro del personale possa risalire all’ordine senza chiedere a chi lo ha preso.
- Conferma con il team gli eventuali metodi di prova supportati prima di tentare una transazione.
5. Verifica gli errori e i pagamenti in sospeso
Inviare un link non equivale a confermare il pagamento. Concorda quale stato del pagamento il personale deve verificare e dove deve farlo. Non basarti soltanto su uno screenshot del cliente o su un messaggio che dichiara che il pagamento è stato completato. Prima di inviare una seconda richiesta, controlla la registrazione originale per evitare di richiedere il pagamento due volte.
Prevedi come gestire le modifiche prima che si verifichino: un articolo aggiuntivo, un importo errato, un mancato ritiro o un cliente che non riesce a completare il pagamento. Conferma come vengono gestiti correzioni, annullamenti e rimborsi nel servizio disponibile. Mantieni visibili gli ordini irrisolti al passaggio di consegne tra i turni, assegnando a una persona specifica la responsabilità di seguirli, invece di lasciare che più membri del personale inviino solleciti separati.
- Controlla l’importo, il riferimento, il destinatario e lo stato del pagamento prima di inviare un sollecito.
- Registra le modifiche e comunica chiaramente al cliente cosa succederà dopo.
- Esamina le richieste irrisolte alla fine di ogni turno.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Un link di pagamento aggiorna automaticamente il registratore di cassa del nostro ristorante?
Non darlo per scontato. Conferma con NeroPay le funzionalità disponibili e le eventuali integrazioni supportate. Fino ad allora, pianifica una procedura chiara di abbinamento manuale utilizzando il riferimento dell’ordine.
Cosa dobbiamo fare se l’ordine cambia dopo l’invio?
Controlla prima lo stato del pagamento originale. Spiega al cliente il totale aggiornato, quindi segui la procedura di correzione confermata anziché emettere subito un’altra richiesta.
Cosa fare se un cliente afferma di aver pagato ma non riusciamo ad abbinare il pagamento?
Verifica il riferimento dell’ordine, l’importo e la registrazione del pagamento tramite il metodo di conferma concordato. Chiedi al responsabile designato di effettuare le verifiche necessarie prima di richiedere nuovamente il pagamento o contrassegnare l’ordine come pagato.