1. Prepara i dati di riferimento per i tuoi documenti contabili
Conserva una scheda di riferimento con la denominazione della tua attività, l'eventuale nome commerciale, i recapiti e il referente per le domande sulla contabilità. Usa sempre gli stessi dati per identificare i tuoi documenti contabili. Se i documenti più vecchi riportano un nome o un indirizzo diverso, annotalo senza modificare gli originali.
Poi fai un inventario di ciò che hai già: documenti di vendita, fatture dei fornitori, ricevute di spesa, rendiconti dei pagamenti ed eventuali fogli di calcolo contabili esistenti. Annota dove è conservato ciascun gruppo di documenti e quale periodo copre. Questo aiuta chi si occupa della contabilità a individuare le lacune senza dover cercare in più caselle di posta.
- Crea un'unica scheda di riferimento per i dati aziendali e la posizione dei documenti contabili.
- Elenca separatamente i documenti mancanti, in modo da non perderli di vista durante la configurazione.
2. Concorda da quale periodo iniziare
Scegli una data di inizio precisa con chi si occupa della contabilità prima di inserire una grande quantità di documenti arretrati. Partire da un periodo recente può rendere il lavoro iniziale più gestibile, mentre includere documenti più vecchi può fornire un contesto più ampio. Questo comporta però controlli aggiuntivi e un rischio maggiore di sovrapposizione con il lavoro già completato altrove.
Non dare per scontato che ogni riga di un foglio di calcolo o ogni voce di un estratto conto debba diventare una nuova registrazione. Chiedi a chi si occupa della contabilità quali dati trasferire e come gestire le voci in sospeso o i totali esistenti. Mantieni accessibili i documenti originali più vecchi, anche se non rientrano nel periodo iniziale concordato.
- Annota la data di inizio e l'ambito di lavoro concordati.
- Individua le registrazioni già inserite in un altro sistema.
- Mantieni le questioni iniziali irrisolte in un elenco condiviso di punti da chiarire.
3. Organizza entrate, spese e giustificativi
Raggruppa i documenti di origine in modo che anche una persona che non li conosce possa comprenderli. Per ogni voce di entrata o di spesa, cerca di identificare la data, l'importo, il cliente o fornitore, la causale e il documento giustificativo, se disponibile. Mantieni intatti i file originali e usa nomi coerenti per i file nelle cartelle dei documenti.
Una registrazione di vendita, un pagamento di un cliente e un accredito su un conto possono rappresentare fasi diverse della stessa operazione. Trattarli come entrate distinte potrebbe creare duplicazioni. Analogamente, una ricevuta e il pagamento corrispondente non costituiscono automaticamente due spese. Chiedi a chi si occupa della tua contabilità come registrarli e verifica le opzioni pertinenti nel tuo attuale account NeroBooks.
- Separa i documenti in attesa di chiarimenti da quelli pronti per la registrazione.
- Segnala i potenziali duplicati anziché eliminare la documentazione.
- Annota cosa manca quando non riesci a trovare una ricevuta o una fattura.
4. Decidi chi inserisce, controlla e risolve i dubbi
Concorda le responsabilità prima della prima verifica. Potresti raccogliere i documenti e spiegare gli acquisti, mentre chi si occupa della tua contabilità controlla come sono state organizzate le registrazioni. In alternativa, questa persona potrebbe occuparsi dell'inserimento a partire dai documenti che fornisci. Fare di più in autonomia può ridurre il lavoro di passaggio delle informazioni, ma solo se il metodo è coerente e concordato.
Stabilisci una frequenza di verifica adeguata al volume di attività e scegli dove raccogliere le domande ancora senza risposta. Per ogni domanda, includi il riferimento al documento, ciò che va chiarito e chi risponderà. Verifica le opzioni di accesso o condivisione disponibili nel tuo attuale account, anziché presumere che chi si occupa della tua contabilità possa vedere tutto.
- Assegna un responsabile per la raccolta, l'inserimento e il controllo dei documenti.
- Concorda quando verranno esaminati i punti da chiarire e chi risponderà.
- Conferma come verranno condivisi registrazioni e report.
5. Fai una prova con un piccolo gruppo di documenti prima di continuare
Esempio ipotetico: una nuova attività di giardinaggio ha sei fatture clienti, quattro ricevute di acquisto e un prospetto dei pagamenti relativi alla prima settimana. Il titolare raccoglie questi documenti, ma nota che un pagamento di un cliente compare sia in un foglio di calcolo sia nel prospetto. Segnala la sovrapposizione e chiede a chi si occupa della contabilità come registrarla, anziché inserire entrambi come nuove entrate.
Usa un gruppo di documenti altrettanto gestibile per mettere alla prova il tuo flusso di lavoro. Il criterio concreto per verificarne la riuscita è la tracciabilità: riesci a selezionare una voce registrata, trovare il relativo documento giustificativo e spiegarne l'importo senza cercare in più posti? Esamina un report disponibile con chi si occupa della tua contabilità e approfondisci le differenze non spiegate prima di elaborare il resto.
- Scegli un piccolo gruppo di documenti che comprenda sia entrate sia spese.
- Verifica ogni voce confrontandola con la relativa documentazione giustificativa.
- Chiarisci le registrazioni dubbie e annota il metodo concordato per i successivi gruppi di documenti.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Devo avere tutte le vecchie ricevute prima di iniziare?
Non necessariamente. Concorda il periodo iniziale con chi si occupa della tua contabilità, raccogli ciò che è disponibile ed elenca chiaramente la documentazione mancante. Non inventare dettagli per colmare le lacune.
Devo organizzare personalmente le registrazioni o lasciare che se ne occupi chi gestisce la mia contabilità?
Concordate insieme la suddivisione dei compiti. Raccogliere i documenti e spiegare le operazioni è una preparazione utile, anche se chi si occupa della tua contabilità gestisce l'inserimento e la verifica. Evitate di inserire entrambi lo stesso gruppo di documenti in modo indipendente.
Posso dare per scontato che NeroBooks si colleghi alla mia banca o invii dichiarazioni fiscali?
No. Verifica le funzionalità specifiche nel tuo attuale account. Pianifica la preparazione in base alle registrazioni a cui puoi accedere, anziché presumere che siano disponibili un collegamento bancario o una funzione di invio delle dichiarazioni.
Cosa devo fare dopo il lotto di prova?
Chiedi a chi si occupa della tua contabilità di esaminare eventuali dubbi, confermare il metodo di lavoro e concordare il lotto successivo. Continua a seguire la stessa procedura di denominazione e verifica dei documenti.