1. Stabilisci dove finisce la chiamata e dove inizia l’ordine
Parti dal percorso disponibile per il tuo ristorante, non da quello che speri sia collegato. AI Reception supporta le informazioni aziendali configurate, gli orari di apertura e le opzioni relative a voce e lingua. I flussi di lavoro abilitati di NeroWeb supportano gli ordini. Verifica con il team di NeroPay quale flusso di lavoro è abilitato per il tuo account, quali operazioni può completare chi chiama e dove il personale deve controllare l’ordine risultante.
Non dare per scontato che una conversazione conclusa crei una comanda per la cucina, aggiorni un record nel POS o generi una ricevuta. Questi collegamenti e le relative modalità di gestione devono essere verificati. Metti per iscritto il momento in cui il tuo team considera accettato un ordine, chi lo controlla e come entra nel processo esistente della cucina. Se un passaggio è manuale, indicalo esplicitamente, anziché lasciare che il personale presuma che qualcun altro lo abbia già eseguito.
- Segui il percorso di un ordine telefonico dalla conversazione fino alla registrazione dell’ordine visibile al personale.
- Individua ogni verifica o trasferimento manuale prima della preparazione in cucina.
- Designa la persona responsabile degli ordini telefonici ancora da risolvere per ogni turno.
2. Distingui le opzioni supportate dalle richieste che richiedono una valutazione
Esamina le opzioni disponibili per gli articoli tramite il flusso di ordinazione abilitato. Il tuo team deve sapere come vengono visualizzate quantità, varianti e altre selezioni supportate quando controlla un ordine. Il fatto che un cliente esprima una preferenza non dimostra che questa sia stata registrata come scelta eseguibile. Verifica ciò che è stato registrato prima di considerare l’ordine pronto per la preparazione.
Escludi dall’accettazione ordinaria le richieste che richiedono una valutazione del personale. Una sostituzione insolita, una richiesta di ritiro poco chiara o una domanda sulle allergie devono seguire il processo di verifica esistente del ristorante, senza basarsi su supposizioni ricavate da una conversazione. AI Reception supporta le richieste di richiamata e il trasferimento a un numero del Regno Unito o a una destinazione SIP configurati. Scegli quale percorso deve utilizzare il personale quando una richiesta non può essere risolta in modo sicuro o accurato nell’ambito del flusso di lavoro configurato.
- Confronta gli articoli che il cliente intende ordinare con le quantità e le opzioni registrate.
- Inoltra le richieste non risolte a un membro del personale prima di confermare ciò che la cucina preparerà.
3. Verifica il pagamento senza considerare un link come una conferma
I pagamenti con carta avvengono tramite link di pagamento sicuri; i clienti non devono comunicare a voce i dati completi della carta ad AI Reception. Chiarisci questa distinzione nella gestione delle telefonate. L’invio o la ricezione di un link di pagamento non dimostra di per sé che il pagamento sia stato completato, e la fine di una chiamata non costituisce prova di un pagamento riuscito.
Verifica l’esito del pagamento tramite la procedura abituale e applica la politica del ristorante per l’invio degli ordini in preparazione. Se l’esito non è chiaro, incarica un membro del personale di verificarlo anziché lasciare che la cucina proceda per supposizioni. Mantieni anche la gestione delle ricevute all’interno della procedura esistente: non dare per scontato che la registrazione di una chiamata, quella di un ordine e una ricevuta di pagamento siano intercambiabili.
- Verifica separatamente l’ordine e l’esito del relativo pagamento.
- Chiarisci gli stati di pagamento incerti prima di inviare l’ordine in preparazione, se la tua politica richiede il pagamento anticipato.
4. Esempio ipotetico: un ordine da ritirare con una sostituzione
Supponiamo che un cliente chiami per ordinare due piatti principali da ritirare, chiedendo di cambiare il contorno di uno dei due. Il tuo ristorante dispone di un flusso di ordinazione NeroWeb abilitato, ma la sostituzione richiesta non rientra tra le opzioni confermate. Il personale non deve considerare la richiesta verbale come un’istruzione accettata per la cucina. Utilizza il percorso concordato per il trasferimento a un operatore o la richiamata, in modo che un membro del personale possa confermare se la modifica è possibile.
Una volta risolta la richiesta, la persona responsabile controlla che la registrazione dell’ordine contenga i piatti corretti e le opzioni concordate, verifica il pagamento secondo quanto previsto e segue poi le consuete procedure del ristorante per la cucina e la gestione delle ricevute. Se il cliente richiama per chiedere informazioni sul ritiro, il personale deve controllare l’ordine esistente prima di crearne uno nuovo. In questo modo si evita che una conversazione di aggiornamento generi una seconda richiesta di preparazione.
5. Testa l’intero percorso prima di farvi affidamento durante il servizio
Esegui un test controllato che comprenda un ordine semplice e un’eccezione che richieda l’intervento del personale. Il criterio di successo verificabile è che il personale riesca a trovare l’ordine previsto, identificarne le opzioni scelte, verificarne lo stato del pagamento e mostrare come venga inviato in preparazione una sola volta attraverso la procedura concordata. Verifica inoltre che il personale sappia cosa dire a un cliente quando un ordine non può ancora essere confermato.
Le registrazioni e le trascrizioni facoltative seguono le tue impostazioni e i tempi di conservazione previsti; non renderle l’unica fonte di istruzioni per la cucina. Conferma i limiti attuali relativi a chiamate e utilizzo e mantieni aggiornati la destinazione configurata per il trasferimento e gli orari di apertura. Il prossimo passo è verificare l’intero percorso con il responsabile di turno e chiedere al team di NeroPay di chiarire qualsiasi collegamento tra sistemi non ancora verificato prima di utilizzarlo nel servizio operativo.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
AI Reception invia automaticamente gli ordini telefonici alla stampante della nostra cucina?
Non dare per scontato che questo collegamento esista. I flussi di lavoro NeroWeb abilitati supportano gli ordini, ma l’inoltro alla cucina, le integrazioni supportate e le eventuali operazioni manuali devono essere confermati con il team.
Cosa deve succedere se un cliente richiede un’opzione non disponibile?
Utilizza il percorso concordato per la verifica da parte del personale, anziché promettere la modifica. AI Reception supporta le richieste di richiamata e il trasferimento a un numero del Regno Unito o a una destinazione SIP configurati.
I clienti possono pagare leggendo ad alta voce i dati della propria carta?
No. I clienti non devono comunicare a voce i dati completi della carta ad AI Reception. I pagamenti con carta avvengono tramite link di pagamento sicuri e il personale deve verificarne l’esito separatamente.
La cucina dovrebbe basarsi sulla trascrizione di una chiamata?
Utilizza le procedure già in uso per gli ordini e la cucina. Le trascrizioni facoltative rispettano le impostazioni e i criteri di conservazione, ma la registrazione di una conversazione non deve sostituire le verifiche sugli articoli accettati, sulle richieste irrisolte e sullo stato del pagamento.