Agħżel skont il-konsegwenzi, mhux biss skont l-ammont
Reviżjoni li tibda bl-akbar ammonti hija faċli biex torganizzaha u tista’ tgħin meta moviment sostanzjali ma jkollu ebda spjegazzjoni. Id-dgħufija tagħha hi li l-ammont waħdu ftit jgħid dwar ix-xogħol involut. Xiri kbir b’fattura li taqbel u bi spjegazzjoni kummerċjali ċara jista’ jkollu bżonn inqas attenzjoni minn entrati żgħar ripetuti li ħadd ma jista’ jidentifika.
Approċċ li jagħti prijorità lill-konsegwenzi jistaqsi x’jibqa’ inċert jekk punt jitħalla għal aktar tard. Jaffettwa diversi rekords? Hemm xi ħadd qed jistenna tweġiba qabel jieħu azzjoni? Qed isir aktar diffiċli li jinkiseb sors utli ta’ evidenza? Uża dawn il-mistoqsijiet biex tissuġġerixxi l-prijoritajiet, imbagħad ħalli lil min iżommlok il-kotba jaġġusta l-ordni. Qis moviment mhux tas-soltu bħala xi ħaġa li trid tiġi investigata, mhux bħala prova ta’ żball.
Qabbel il-movimenti mhux spjegati mad-dokumentazzjoni nieqsa
Jagħmel sens li tingħata prijorità lill-movimenti mhux spjegati meta t-tim ma jkunx jista’ jgħid ma’ xiex huma marbuta l-flus, jekk żewġ entrati jirrigwardawx l-istess avveniment, jew għaliex ammont ikun differenti minn dak fid-dokument ta’ sostenn. Iġbor id-data, l-ammont, ir-referenza u r-rekords rilevanti. Evita li tibdel entrata sempliċement biex iċ-ċifri jidhru li jaqblu.
Approċċ li jagħti prijorità lid-dokumentazzjoni jaħdem aħjar meta l-attività sottostanti tkun mifhuma iżda l-evidenza ma tkunx kompluta. L-iżvantaġġ hu li min iżommlok il-kotba jista’ jqatta’ ħin jidentifika dokumenti li t-tim tiegħek seta’ kiseb. Ifred il-kompiti sempliċi ta’ ġbir ta’ dokumenti mill-mistoqsijiet li tassew jeħtieġu eżami: xiri magħruf b’irċevuta nieqsa jeħtieġ segwitu biex tinkiseb id-dokumentazzjoni; pagament mhux familjari mingħajr skop ċar jeħtieġ reviżjoni.
- Għal moviment mhux spjegat, indika x’inhu magħruf u x’għadu inċert.
- Għad-dokumentazzjoni nieqsa, speċifika d-dokument meħtieġ u min se jitlobu.
- Jekk japplikaw it-tnejn, żommhom flimkien bħala punt wieħed għar-reviżjoni minflok toħloq kompiti li jikkompetu ma’ xulxin.
Agħti prijorità lill-mistoqsijiet li qed ixekklu x-xogħol
Xi drabi, l-aħjar element biex tibda bih la jkun l-akbar moviment u lanqas l-eqdem irċevuta nieqsa. Ikun mistoqsija li t-tweġiba tagħha tiddetermina kif għandhom jiġu ttrattati diversi elementi oħra. Pereżempju, it-tim jista’ ma jkunx jaf jekk dokument mingħand fornitur jissostitwixxix verżjoni preċedenti jew jirrigwardax xirja separata.
Reviżjoni li tibda bil-mistoqsijiet tista’ tevita xogħol ripetut, iżda talbiet vagi jagħmluha ineffiċjenti. Minflok “jekk jogħġbok iċċekkja l-ħlasijiet lill-fornituri”, agħti mistoqsija preċiża, ir-referenzi rilevanti u l-evidenza li diġà ġiet iċċekkjata. It-tim tiegħek jista’ jispjega t-tranżazzjonijiet kummerċjali u jiġbor id-dokumenti; il-professjonist awtorizzat għandu jieħu d-deċiżjonijiet kontabilistiċi. Jekk skadenza ġenwina taffettwa l-prijorità, semmiha u spjega għaliex.
Eżempju ipotetiku: tliet punti li qed jikkompetu għall-attenzjoni
Studjo żgħir tad-disinn għandu ħlas ħiereġ ta’ £180 li ma jagħrafx, xirja ta’ tagħmir ta’ £1,400 b’fattura u spjegazzjoni kkonfermata, u sitt addebiti għal servizzi ta’ kurrier b’irċevuti neqsin. It-tim jagħraf l-addebiti tal-kurrier. Il-ħlas ħiereġ għandu referenza li tixbah lil dik ta’ fattura ta’ fornitur li tidher ukoll xi mkien ieħor fir-rekords.
L-istudjo jipproponi li l-element ta’ £180 jiġi rivedut l-ewwel għax l-identità tiegħu mhijiex ċara u jista’ jkun relatat ma’ entrata oħra. Ma jikklassifikahx bħala duplikat. Sadanittant, membru tat-tim jitlob l-irċevuti tal-kurrier, sabiex il-ġbir tal-evidenza jkompli mingħajr ma jistenna lil min iżomm il-kotba. Ix-xirja tat-tagħmir tibqa’ disponibbli għal reviżjoni ta’ rutina, bid-dokumenti ta’ sostenn tagħha miġbura flimkien.
Il-kriterju tas-suċċess jista’ jiġi osservat: min iżomm il-kotba jkun jista’ jsib ir-rekords rilevanti, jifhem l-inċertezza u jidentifika l-mistoqsija li jmiss mingħajr ma jitlob lit-tim jerġa’ jirrikostruwixxi l-istorja. Jekk l-evidenza ma ssolvix il-kwistjoni tal-element ta’ £180, dan jibqa’ miftuħ b’azzjoni li jmiss speċifikata, minflok jiġi mmarkat bħala komplut.
Ibdel il-prijoritajiet f’lista prattika għar-reviżjoni
NeroBooks jipprovdi għodod għaż-żamma tal-kotba għal rekords tan-negozju, dħul, spejjeż, irċevuti u rapporti. Uża dawk ir-rekords bħala bażi biex tħejji l-mistoqsijiet tiegħek, u vverifika kwalunkwe funzjoni speċifika fil-kont attwali tiegħek qabel ma toqgħod fuqha. Tassumix li s-softwer jidentifika awtomatikament id-diskrepanzi, jassenja prijoritajiet għar-reviżjoni jew jipprovdi evidenza nieqsa.
Żomm il-lista tar-reviżjoni qasira biżżejjed biex tkun tista’ tinqara malajr. Kull element għandu jispjega l-inċertezza, jindika l-evidenza u jiddistingwi l-kompitu li jmiss tat-tim mid-deċiżjoni ta’ min iżomm il-kotba. Itlob lil min iżommlek il-kotba jikkonferma jew jibdel l-ordni proposta qabel ma t-tim iqatta’ l-ħin jirranġa rekords bi prijorità aktar baxxa.
- Irreġistra referenza, data u ammont fejn rilevanti.
- Ikteb mistoqsija waħda ċara u agħti sommarju ta’ dak li diġà ġie ċċekkjat.
- Identifika r-rekords ta’ sostenn u kwalunkwe dokument nieqes.
- Semmi l-persuna responsabbli għall-azzjoni li jmiss.
- Wara r-reviżjoni, irreġistra r-riżultat jew il-mistoqsija li tkun għadha miftuħa.
HUMOR BĦAL XUHUD
Mistoqsijiet komuni
Għandna dejjem inpoġġu l-eqdem element mhux solvut l-ewwel?
Kemm ilu miftuħ element huwa importanti meta l-evidenza tista’ ssir aktar diffiċli biex tinkiseb, iżda dan m’għandux jiddetermina l-ordni kollha. Spjega kemm ilu miftuħ l-element u jekk jaffettwax xogħol ieħor.
Għandna nistennew sakemm tkun disponibbli kull irċevuta?
Mhux bilfors. Aqsam lista ta’ reviżjoni ffukata li tidentifika b’mod ċar id-dokumenti neqsin. It-tim tiegħek jista’ jkompli jiġbor l-evidenza waqt li min iżomm il-kotba jikkunsidra mistoqsijiet li diġà għandhom kuntest biżżejjed.
Nistgħu nikkoreġu entrata qabel ma nistaqsu lil min iżomm il-kotba?
Taqtax minn żniedek biex tneħħi diskrepanza apparenti. Żomm l-evidenza ta’ sostenn, spjega l-kwistjoni u staqsi lill-professjonist awtorizzat kif għandha tiġi ttrattata.