Pirms atlikuma apspriešanas nosakiet periodu
Sāciet ar pareizo klienta norēķinu kontu un skaidri norādītu datumu diapazonu. Paskaidrojiet, vai pārskatā ir redzami darījumi šajā periodā vai visas nenokārtotās pozīcijas datumā, līdz kuram iekļauti dati. Šie skatījumi atbild uz dažādiem jautājumiem: perioda pārskats palīdz pārbaudīt nesenos darījumus, savukārt nenokārtoto pozīciju pārskats palīdz noteikt, kas vēl nav nokārtots.
Pārbaudiet, kā sākuma atlikums ir saistīts ar iepriekšējiem uzskaites datiem. Ja klientam ir vairākas filiāles vai iepirkumu konti, skaidri norādiet, uz kuru kontu attiecas pārskats, nevis pieņemiet, ka klienta grāmatvedība to atpazīs. Pārskatā, kas sagatavots līdz 30 aprīlim, ne vienmēr būs atspoguļots maksājums, kas reģistrēts 1 maijā; paskaidrojiet šo laika atšķirību, nevis uzskatiet to par domstarpību.
- Pārbaudiet konta nosaukumu un konta atsauces numuru.
- Norādiet periodu, datumu, līdz kuram iekļauti dati, un pārskata veidu.
- Salīdziniet sākuma atlikumu ar iepriekšējiem uzskaites datiem.
Izmantojiet atsauces, kas palīdz klientam atrast apliecinošos dokumentus
Katram rēķinam konsekventi izmantojiet tā reģistrēto numuru un datumu. Ja tas ir būtiski un informācija ir pieejama, iekļaujiet klienta pirkuma pasūtījuma atsauci vai saistītās pavadzīmes atsauci. Neaizstājiet vienu dokumentu ar citu: pavadzīme palīdz izsekot piegādei, savukārt rēķinā ir norādīta maksa. Lai noskaidrotu jautājumu, klientam var būt vajadzīgi abi dokumenti.
Pārbaudiet reģistrētos maksājumus, salīdzinot tos ar jums pieejamo informāciju. Ja klients apgalvo, ka ir samaksājis, bet jūs vēl nevarat identificēt attiecīgo maksājumu, lūdziet norādīt maksājuma datumu, summu un atsauci, izmantojot ierasto saziņas kanālu ar uzņēmumu. Norādiet, ka maksājums vēl jāsaskaņo, nevis ka ir veikta apstiprināta korekcija. Neprasiet nevajadzīgu bankas informāciju.
Nodaliet konta pārskatu no jautājumiem
Nodrošiniet, lai pārskats precīzi atspoguļotu konta uzskaites datus. Neatrisinātos jautājumus iekļaujiet atsevišķā jautājumu sarakstā vai pavadvēstulē, izmantojot tās pašas atsauces. Piemēram, nošķiriet rēķinu, ko klients apstrīd, no korekcijas, kas jau ir iegrāmatota. Pretējā gadījumā šķietami noderīgu pārskatītu kopsummu var kļūdaini uzskatīt par saskaņotu konta atlikumu.
Šāda nošķiršana arī padara saziņu lietderīgāku. Tā vietā, lai lūgtu klientam izskaidrot visu atlikumu, par katru pozīciju uzdodiet vienu konkrētu, atbildamu jautājumu: kura piegāde tiek apstrīdēta, kāda maksājuma atsauce tika izmantota vai kura dokumenta trūkst? Katram jautājumam norīkojiet atbildīgo darbinieku un vienojieties, kad klients var sagaidīt jaunāko informāciju, nesolot rezultātu, pirms pārbaudes ir pabeigtas.
- Norādiet atsauci un tai blakus — jautājumu.
- Norādiet, kas ir apstiprināts un kas vēl jāpārbauda.
- Fiksējiet, kurš veiks pārbaudi un kad paredzēta nākamā saziņa.
Hipotētisks piemērs: aizstājiet neskaidru kopsummu ar skaidru apspriešanas pamatu
Pirms: piegādātājs nosūta klientam e-pastu: “Jūsu aprīļa atlikums ir £1,240. Lūdzu, veiciet maksājumu.” Klients atbild, ka jau ir samaksājis £400 un ka vienā piegādē trūka preču. Nevienā no ziņojumiem nav norādīts attiecīgais rēķins, maksājuma datums vai pavadzīme, tāpēc saruna iestrēgst.
Pēc: piegādātājs nosūta konta T104 pārskatu par periodu no 1. līdz 30. aprīlim un raksta: “Uzskaitē fiksētais beigu atlikums 30. aprīlī ir £1,240. Jūs mūs informējāt par maksājumu £400 apmērā, kas veikts 1. maijā; lūdzu, apstipriniet tā atsauci, lai varam to sasaistīt ar attiecīgo ierakstu. Jūsu jautājums par daudzumu attiecas uz rēķinu INV-218 un pavadzīmi DN-206. Mēs to pārbaudām atsevišķi; korekcija vēl nav iegrāmatota.”
Pēc tam pavadvēstulē tiek norādīta piegādātāja kontaktpersona un piedāvāts datums jaunākās informācijas sniegšanai. Tajā £840 netiek pasniegts kā saskaņots atlikums tikai tāpēc, ka klients ir ziņojis par maksājumu. Rezultāts ir redzams: klients var identificēt konkrētos dokumentus, iesniegt trūkstošo atsauci un saprast, kurš jautājums vēl tiek izskatīts.
Pārbaudiet nododamo informāciju un pēc tam nosūtiet konkrētu norādi par nākamo darbību
Pirms nosūtīšanas palūdziet kolēģim izsekot vienam rēķinam no pārskata līdz tā pamatojošajiem dokumentiem. Vai kolēģis var identificēt kontu, saprast pārskata beigu datumu un atrast saistīto jautājumu, nelūdzot jums paskaidrojumus? Ja ne, precizējiet atsauces vai pavadvēstuli. Nosūtiet pārskatu attiecīgajai klienta kontaktpersonai, izmantojot ierasto, saskaņoto saziņas kanālu.
NeroTrade atbalsta vairumtirdzniecības darbplūsmas, tostarp pavadzīmes, tirdzniecības kontus, rēķinus, pārskatus, maršrutus un maksājumu iekasēšanu. Pirms izlemjat, kā sagatavot vai izgūt uzskaites datus, noskaidrojiet, kuras funkcijas ir iespējotas jūsu tirgotāja kontā. Neatkarīgi no izmantotās darbplūsmas nākamais solis ir viens un tas pats: pārskatiet viena klienta pārskatu, precizējiet neskaidrās atsauces un lūdziet tikai to informāciju, kas nepieciešama, lai virzītu uz priekšu katra neatrisinātā jautājuma izskatīšanu.
LABI ZINĀT
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai apstrīdētam rēķinam būtu jāpazūd no pārskata?
Neizņemiet to tikai tāpēc, lai atvieglotu sarunu. Nodrošiniet, lai pārskats atbilstu iegrāmatotajiem ierakstiem, un strīdu izskaidrojiet atsevišķi. Jebkuru korekciju atspoguļojiet pēc tam, kad tā ir pārbaudīta un iegrāmatota.
Ko darīt, ja maksājums saņemts pēc pārskata beigu datuma?
Paskaidrojiet, ka pārskats atspoguļo uzskaites datus tā beigu datumā. Kad vēlāk saņemtais maksājums ir apstiprināts un sasaistīts ar attiecīgo ierakstu, vajadzības gadījumā sniedziet atjauninātu informāciju par konta stāvokli, skaidri nošķirot to no sākotnējā pārskata.
Vai man jāpievieno katra pavadzīme?
Ne obligāti. Sāciet ar skaidrām atsaucēm un sniedziet pamatojošos dokumentus, ja tie palīdz atbildēt uz konkrētu jautājumu. Pirms nosūtīšanas pārbaudiet, vai pielikumi attiecas uz pareizo klienta kontu.