Izvēlieties pēc sekām, ne tikai pēc summas
Pārbaudi, sākot ar lielākajām summām, ir viegli organizēt, un tā var palīdzēt, ja vienai būtiskai naudas līdzekļu kustībai nav skaidrojuma. Šīs pieejas trūkums ir tas, ka summa pati par sevi maz ko pasaka par nepieciešamā darba apjomu. Liels pirkums ar atbilstošu rēķinu un skaidru saimniecisko pamatojumu var prasīt mazāk uzmanības nekā atkārtoti nelieli ieraksti, kurus neviens nevar identificēt.
Pieeja, kurā prioritāti nosaka pēc sekām, liek jautāt, kas paliks neskaidrs, ja jautājuma izskatīšanu atliks. Vai tas ietekmē vairākus ierakstus? Vai kāds gaida atbildi, lai varētu rīkoties? Vai noderīgu pamatojošās informācijas avotu kļūst grūtāk iegūt? Izmantojiet šos jautājumus, lai ierosinātu prioritātes, un pēc tam ļaujiet grāmatvedim pielāgot secību. Uztveriet neparastu naudas līdzekļu kustību kā izpētāmu jautājumu, nevis kļūdas pierādījumu.
Salīdziniet neizskaidrotas naudas līdzekļu kustības ar trūkstošiem dokumentiem
Ir lietderīgi dot priekšroku neizskaidrotu naudas līdzekļu kustību pārbaudei, ja komanda nevar pateikt, uz ko nauda attiecas, vai divi ieraksti attiecas uz vienu un to pašu notikumu vai kāpēc summa atšķiras no pamatojošajā dokumentā norādītās. Apkopojiet datumu, summu, atsauci un attiecīgos ierakstus. Nemainiet ierakstu tikai tāpēc, lai skaitļi šķietami sakristu.
Pieeja, kurā vispirms sakārto dokumentus, ir piemērotāka, ja pati darbība ir saprotama, bet pamatojošie dokumenti ir nepilnīgi. Šīs pieejas trūkums ir tas, ka grāmatvedis var tērēt laiku, noskaidrojot, kādi dokumenti vajadzīgi, lai gan jūsu komanda tos varētu būt jau sagādājusi. Nošķiriet vienkāršus dokumentu iegūšanas uzdevumus no jautājumiem, kas patiešām jāizvērtē: zināmam pirkumam ar trūkstošu čeku ir jāsagādā dokuments; nepazīstams maksājums bez skaidra mērķa ir jāpārbauda.
- Neizskaidrotai naudas līdzekļu kustībai norādiet, kas ir zināms un kas joprojām nav skaidrs.
- Ja trūkst dokumentu, norādiet, kurš dokuments ir vajadzīgs un kurš to pieprasīs.
- Ja pastāv abas problēmas, apvienojiet tās vienā pārbaudes jautājumā, nevis veidojiet savstarpēji konkurējošus uzdevumus.
Vispirms risiniet jautājumus, kas kavē darbu
Dažkārt vispirms ir vērts izskatīt nevis lielāko darījumu vai senāko trūkstošo čeku, bet gan jautājumu, kura atbilde nosaka, kā rīkoties ar vairākiem citiem ierakstiem. Piemēram, komandai var nebūt skaidrs, vai piegādātāja dokuments aizstāj iepriekšējo versiju vai attiecas uz atsevišķu pirkumu.
Pārskatīšana, sākot ar jautājumiem, var novērst atkārtotu darbu, taču neskaidri pieprasījumi mazina tās efektivitāti. Tā vietā, lai rakstītu “lūdzu, pārbaudiet maksājumus piegādātājiem”, formulējiet precīzu jautājumu, norādiet attiecīgās atsauces un jau pārbaudītos apliecinošos materiālus. Jūsu komanda var izskaidrot saimnieciskos darījumus un savākt dokumentus; lēmumi par grāmatvedības uzskaiti jāpieņem pilnvarotajam speciālistam. Ja prioritāti ietekmē reāls termiņš, norādiet to un paskaidrojiet, kāpēc tas ir svarīgs.
Hipotētisks piemērs: trīs jautājumi, kuriem jāpievērš uzmanība
Nelielai dizaina studijai ir neatpazīts izejošais maksājums £180, aprīkojuma pirkums £1,400 ar rēķinu un apstiprinātu skaidrojumu, kā arī sešas kurjerpakalpojumu izmaksas, kurām trūkst čeku. Komanda atpazīst kurjerpakalpojumu izmaksas. Izejošā maksājuma atsauce līdzinās piegādātāja rēķina atsaucei, kas atrodama arī citviet uzskaitē.
Studija ierosina vispirms pārskatīt ierakstu £180, jo nav skaidrs, kas tas ir, un tas var būt saistīts ar citu ierakstu. Studija to neatzīmē kā dublikātu. Tikmēr komandas dalībnieks pieprasa kurjerpakalpojumu čekus, tāpēc apliecinošo dokumentu vākšana turpinās, negaidot grāmatvedi. Aprīkojuma pirkums joprojām ir pieejams parastajai pārskatīšanai, un tā apliecinošie dokumenti ir apkopoti vienuviet.
Panākumus var novērot: grāmatvedis var atrast attiecīgos ierakstus, saprast neskaidrību un noteikt nākamo noskaidrojamo jautājumu, nelūdzot komandai no jauna izklāstīt notikumu gaitu. Ja apliecinošie materiāli neatrisina neskaidrību par ierakstu £180, tas paliek atvērts ar konkrēti norādītu nākamo darbību, nevis tiek atzīmēts kā pabeigts.
Pārvērtiet prioritātes praktiski izmantojamā pārbaudes sarakstā
NeroBooks nodrošina grāmatvedības rīkus uzņēmuma uzskaitei, ieņēmumiem, izdevumiem, čekiem un pārskatiem. Izmantojiet šos ierakstus par pamatu jautājumu sagatavošanai un pirms paļaušanās uz konkrētu funkciju pārbaudiet tās pieejamību savā pašreizējā kontā. Nepieņemiet, ka programmatūra automātiski atklāj neatbilstības, nosaka pārskatīšanas prioritātes vai nodrošina trūkstošos apliecinošos materiālus.
Veidojiet pārskatīšanas sarakstu pietiekami īsu, lai to varētu ātri pārlūkot. Katram punktam jāizskaidro neskaidrība, jānorāda apliecinošie materiāli un jānošķir komandas nākamais uzdevums no grāmatveža lēmuma. Lūdziet grāmatvedi apstiprināt vai mainīt ierosināto secību, pirms komanda velta laiku zemākas prioritātes ierakstu sakārtošanai.
- Ja nepieciešams, norādiet atsauci, datumu un summu.
- Uzrakstiet vienu skaidru jautājumu un īsi apkopojiet jau pārbaudīto.
- Norādiet apliecinošos ierakstus un trūkstošos dokumentus.
- Norādiet par nākamo darbību atbildīgo personu.
- Pēc pārskatīšanas fiksējiet rezultātu vai vēl neatrisināto jautājumu.
LABI ZINĀT
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai vienmēr vispirms jāizskata senākais neatrisinātais jautājums?
Jautājuma senumam ir nozīme, ja apliecinošos materiālus vēlāk var būt grūtāk iegūt, taču tam nevajadzētu noteikt visu secību. Paskaidrojiet, cik ilgi jautājums nav atrisināts un vai tas ietekmē citus darbus.
Vai jāgaida, līdz ir pieejami visi čeki?
Ne vienmēr. Kopīgojiet mērķtiecīgu pārskatīšanas sarakstu, kurā skaidri norādīti trūkstošie dokumenti. Jūsu komanda var turpināt vākt apliecinošos materiālus, kamēr grāmatvedis izskata jautājumus, kuriem jau ir pietiekams konteksts.
Vai drīkstam labot ierakstu pirms konsultēšanās ar grāmatvedi?
Neveiciet labojumus uz minējumu pamata, lai novērstu šķietamu neatbilstību. Saglabājiet apliecinošos materiālus, izskaidrojiet problēmu un jautājiet pilnvarotajam speciālistam, kā rīkoties.