Définissez qui prépare, contrôle et vérifie les documents
Désignez une personne pour coordonner la transmission, même si plusieurs collègues recueillent les justificatifs ou émettent les factures. Convenez des dates de début et de fin, des comptes et des activités de l’entreprise concernés, ainsi que de la date à laquelle le comptable a besoin des informations. Un bref accord écrit aide un collègue à prendre le relais lorsque la personne qui assure habituellement la coordination est absente.
Distinguez la préparation de la vérification comptable. Votre équipe peut rassembler les justificatifs, expliquer l’activité de l’entreprise et vérifier la lisibilité des documents. Cela ne signifie pas qu’une écriture a été approuvée ou que son traitement comptable a été décidé. Utilisez des libellés convenus, tels que « collecté », « en attente d’informations » et « prêt pour vérification par le comptable » ; ne supposez pas qu’il s’agit de statuts intégrés à NeroBooks.
- Désignez une personne responsable de la coordination et une personne pour la remplacer en cas d’absence.
- Demandez au comptable quels documents et formats de rapport lui sont nécessaires.
- Convenez des personnes habilitées à répondre aux questions et de celle qui confirme que la vérification est terminée.
Constituez un dossier dans lequel une autre personne pourra se repérer
Rassemblez les documents pertinents relatifs aux recettes, les factures fournisseurs, les justificatifs de dépenses, les relevés et les explications concernant les remboursements ou les corrections. Vérifiez que les relevés couvrent toute la période convenue et que les justificatifs contiennent suffisamment de détails pour identifier l’achat. Si un document manque, signalez-le plutôt que d’omettre la transaction sans le préciser.
Choisissez une méthode d’organisation que votre équipe pourra appliquer durablement. Un dossier classé par type de document est facile à parcourir, tandis qu’une liste de références permet de relier les documents aux différentes transactions. Combiner les deux peut être utile, mais évitez de créer plusieurs copies concurrentes. Convenez d’un emplacement principal et d’une règle de nommage cohérente, par exemple avec la date, le fournisseur et la référence.
NeroBooks prend en charge les documents professionnels, les revenus, les dépenses, les justificatifs et les rapports. Vérifiez les possibilités d’organisation et de partage des documents disponibles dans votre compte actuel. N’organisez pas la transmission en supposant qu’une fonction d’exportation, de pièce jointe ou d’accès existe sans l’avoir vérifié au préalable.
Gardez les questions non résolues bien visibles
Créez une liste de questions distincte indiquant, pour chacune, une référence de document, une brève explication, les justificatifs disponibles et le nom de la personne chargée du suivi. Ces questions peuvent notamment concerner un paiement non identifié, un justificatif qui n’a pas encore été reçu ou deux documents qui semblent correspondre au même achat. Décrivez ce que vous savez sans présumer de la réponse.
Distinguez les justificatifs manquants des décisions qui nécessitent l’appréciation de la personne chargée de la tenue comptable. Un membre de l’équipe peut obtenir une facture auprès d’un fournisseur, mais ne doit pas inventer un libellé ni choisir un traitement comptable dans le seul but de donner l’impression que le dossier est complet. Envoyez les documents préparés à la date convenue en signalant clairement les points en suspens, sauf demande contraire de la personne chargée de la tenue comptable.
- Attribuez à chaque question une référence correspondant aux documents qui s’y rapportent.
- Indiquez ce qui a déjà été vérifié.
- Désignez une personne responsable et convenez d’une date de suivi.
Exemple fictif : un justificatif arrive après la transmission
Une petite entreprise de réparation prépare ses documents du mois d’avril. La personne chargée de la coordination rassemble les factures clients, les documents fournisseurs et les relevés pertinents. Un achat par carte n’a pas de justificatif, et deux exemplaires d’une autre facture fournisseur figurent parmi les documents collectés. Cette personne signale le doublon potentiel et ajoute le justificatif manquant à la liste des questions, plutôt que de considérer ces deux points comme résolus.
La note de transmission indique que les documents d’avril sont prêts à être examinés et que deux questions restent en suspens. Un collègue est chargé de demander le justificatif manquant. À sa réception, la personne chargée de la coordination le dépose à l’emplacement convenu et communique sa référence et sa date de réception à la personne chargée de la tenue comptable. Elle ne remplace pas le dossier initial sans le signaler et ne présume pas que l’écriture correspondante est désormais validée.
Le critère de réussite est concret : la personne chargée de la tenue comptable peut retrouver les deux éléments, comprendre ce qui a changé et identifier ce qui reste à examiner sans devoir parcourir plusieurs fils de discussion.
Contrôlez le dossier et finalisez le suivi de la transmission
Avant l’envoi, ouvrez un échantillon de documents et vérifiez leur lisibilité, leurs dates et leurs références. Comparez le dossier à la liste de documents convenue en indiquant explicitement les éléments manquants. Donnez accès aux personnes qui en ont besoin par le moyen convenu ; n’incluez jamais de mots de passe ni de données personnelles sans rapport avec le dossier dans la note de transmission.
Demandez à la personne chargée de la tenue comptable de confirmer que le dossier est accessible et que le périmètre est bien compris. Regroupez les réponses de suivi et indiquez si chaque question est toujours ouverte, a reçu une réponse ou attend un examen. L’étape suivante consiste à convenir avec cette personne d’un modèle succinct de transmission et à le tester pour le mois suivant.
- Confirmez la période et le nombre de points en suspens dans la note de transmission.
- Vérifiez que le destinataire prévu peut accéder aux documents.
- Consignez clairement les ajouts ultérieurs afin que les modifications soient visibles.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Faut-il attendre que tous les justificatifs soient disponibles ?
Convenez-en avec la personne chargée de la tenue comptable. Un dossier transmis à temps, dont les éléments manquants sont clairement répertoriés, peut être plus utile qu’un retard inexpliqué. Pour chaque élément manquant, indiquez la personne responsable et la date prévue pour un point de suivi.
Le statut « prêt pour vérification » signifie-t-il que les écritures sont approuvées ?
Non. Cela signifie que votre équipe a préparé les documents pour leur vérification. Convenez séparément de la manière dont la personne chargée de la tenue comptable vous signalera les écritures vérifiées et les éventuels travaux supplémentaires nécessaires.
Quel rapport NeroBooks devons-nous envoyer ?
Demandez à la personne chargée de votre tenue comptable quelles informations et quelle période lui sont nécessaires, puis vérifiez le rapport concerné et les options de partage dans votre compte actuel. Ne présumez pas qu’un format particulier est disponible pour tous les comptes.