Ermitteln Sie die Kosten anhand abgeschlossener Termine
Beginnen Sie mit einem repräsentativen Zeitraum aus Ihren eigenen Aufzeichnungen. Erfassen Sie abgeschlossene Termine, Kartenzahlungseingänge, die Anzahl der Zahlungen und ruhigere Phasen. Bei einem Unternehmen mit wenigen, höheren Zahlungen kann die Kostenverteilung anders ausfallen als bei einem Unternehmen mit vielen Terminen mit kleinen Zahlungsbeträgen.
Bitten Sie um eine schriftliche Aufschlüsselung der Terminalkosten, Zahlungsabwicklungsgebühren und aller weiteren anfallenden Gebühren. Klären Sie Vertragslaufzeit, Kündigungsbedingungen und Gebühren für Rückerstattungen. Vergleichen Sie Angebote anhand derselben Geschäftstätigkeit, statt sich allein nach einem beworbenen Gebührensatz zu entscheiden.
Legen Sie fest, wann und wo im Terminablauf bezahlt wird
Ein fester Kassenpunkt am Empfang bündelt die Zuständigkeit an einem Ort. Allerdings können Warteschlangen entstehen, wenn mehrere Termine gleichzeitig enden. Wird ein Terminal direkt zum Behandlungsstuhl oder Beratungstisch gebracht, entfällt ein zusätzlicher Gang. Dafür benötigt das Team klare Abläufe für die gemeinsame Nutzung, das Aufladen und das Zurückbringen des Geräts.
Prüfen Sie bei Terminen außerhalb Ihrer Geschäftsräume die unterstützten Verbindungsmöglichkeiten, die zu erwartende Akkulaufzeit und die Netzabdeckung an den besuchten Orten. Fragen Sie nach verfügbaren Geräten und Verbindungsoptionen. Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Terminal jede Konfiguration unterstützt. Testen Sie die Verbindung am tatsächlichen Zahlungsort, nicht nur am Empfang.
Halten Sie Terminaufzeichnungen und Zahlungen auseinander
Legen Sie fest, wer den fälligen Betrag bestätigt, wer die Zahlung entgegennimmt und wer den Termineintrag aktualisiert. Wenn Anzahlungen zu Ihrem Leistungsangebot gehören, muss das Personal den offenen Restbetrag sehen können, bevor es zur Zahlung auffordert. Eine bestätigte Buchung darf nicht als Nachweis für einen Zahlungseingang gelten.
NeroPay bietet Kartenterminals und die Buchungssoftware NeroBooking an. Bei einem dafür qualifizierten Kartenterminal von NeroPay kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Zahlungsabwicklungsgebühren, Teilnahmevoraussetzungen und geltende Bedingungen bleiben bestehen. Klären Sie unterstützte Arbeitsabläufe und Integrationen mit dem Team, statt davon auszugehen, dass Datensätze synchronisiert werden.
Praxisbeispiel: ein festes Terminal oder ein gemeinsam genutztes mobiles Gerät?
Hypothetisches Beispiel: In einem Salon in Dukinfield arbeiten zwei Fachkräfte, deren Termine häufig gleichzeitig enden. Die Inhaberin vergleicht eine ausschließliche Zahlung am Empfang mit der Zahlung direkt am Behandlungsstuhl. Am Empfang bleibt der Bezahlvorgang einheitlich, während die Zahlung am Stuhl Übergaben reduzieren könnte. Dafür müssten jedoch beide Fachkräfte den Umgang mit dem Gerät organisieren.
Die Inhaberin betrachtet eine repräsentative Woche und erfasst die Anzahl der Zahlungen, Wartezeiten beim Bezahlen und Situationen, in denen Mitarbeitende das Terminal nicht finden können. Anschließend vergleicht sie schriftliche Kostenaufstellungen für geeignete Optionen. Ein erfolgreicher Test bedeutet, dass zu jedem abgeschlossenen Termin ein passender Zahlungsnachweis vorliegt, die Mitarbeitenden wissen, wer das Gerät hat, und die Kundschaft zum Bezahlen nicht wiederholt an eine andere Stelle verwiesen wird.
Prüfen Sie, wann Einnahmen verfügbar sind
Die Genehmigung einer Zahlung und die Auszahlung sind unterschiedliche Schritte. Fragen Sie, wann das Geld voraussichtlich auf Ihrem angegebenen Konto eingeht, wie sich Wochenenden oder Feiertage auf den Zeitpunkt auswirken und ob bestimmte Bedingungen die Auszahlung verzögern können. Richten Sie Ihre Ausgabenplanung nicht nach einem nur angenommenen Eingangsdatum aus.
Klären Sie vor Ihrer Entscheidung, wie Sie Einnahmen, Gebühren und Rückerstattungen mit den eingegangenen Beträgen abgleichen können. Senden Sie als nächsten Schritt NeroPay Ihr typisches Terminmuster, Ihre Zahlungsorte und die Zahlungssummen der letzten Zeit. Fordern Sie anschließend eine Kostenaufschlüsselung sowie eine Bestätigung geeigneter Geräte, ihrer Verfügbarkeit und der geschäftlichen Konditionen an.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte ich ein Terminal allein anhand des Gebührensatzes für die Zahlungsabwicklung auswählen?
Nein. Vergleichen Sie Gerätekosten, anfallende Gebühren und Vertragsbedingungen auf Grundlage desselben Zahlungsaufkommens. Berücksichtigen Sie außerdem, ob der Bezahlablauf vermeidbare Mehrarbeit für das Personal verursacht.
Kann ein Terminal in mehreren Behandlungsräumen genutzt werden?
Das kann zu Ihrem Arbeitsablauf passen. Lassen Sie sich jedoch die Gerätefunktionen bestätigen und testen Sie die Verbindung in jedem Raum. Legen Sie fest, wo das Gerät aufbewahrt wird, wer es mitnimmt und wie das Personal mit zeitgleich anstehenden Bezahlvorgängen umgeht.
Ist bei jedem Terminal eine Buchungssoftware enthalten?
Eine pauschale Inklusivleistung gibt es nicht. Die Software von NeroBooking kann bei einem dafür qualifizierten Kartenterminal von NeroPay ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Zahlungsabwicklungsgebühren und geltende Bedingungen bleiben bestehen.