Nuspręskite, ką skambinantieji turėtų išgirsti pirmiausia
Pradėkite nuo klausimų, kuriuos žmonės greičiausiai užduos paskambinę. Salonas galėtų pirmiausia paminėti registraciją ir darbo laiką, o maisto išsinešti vieta – užsakymus ir atsiėmimo laiką. Pasisveikinime nebūtina išvardyti visų klausimų, į kuriuos asistentas gali atsakyti. Jo paskirtis – užtikrinti skambinantįjį, kad jis susisiekė su reikiama vieta, ir padėti jam pradėti pokalbį.
Aiškiai pasakykite, kas atsiliepia. Frazė, pavyzdžiui, „Kalbate su mūsų AI registratūra“, skamba tiesiai ir ne pernelyg techniškai. Tada pakvieskite skambinantįjį pasakyti, kuo jam reikia padėti. Jei teikiate kelias paslaugas, pasisveikinime pasirinkite aktualiausias, o kitą informaciją apie įmonę įtraukite į sukonfigūruotą žinių bazę.
Pritaikykite žinutę prie teikiamų paslaugų
Pasisveikinime apibūdinkite tai, ką asistentas iš tikrųjų gali atlikti, o ne tai, ką tikitės pasiūlyti ateityje. AI Reception gali naudotis sukonfigūruota informacija apie įmonę ir darbo laiką, priimti prašymus perskambinti ir peradresuoti skambučius į sukonfigūruotą JK telefono numerį arba SIP paskirties vietą. Užsakymams ir rezervacijoms reikia, kad būtų įjungta atitinkama NeroWeb arba NeroBooking eiga. Prieš siūlydami šias galimybes, patikrinkite, ar jos parengtos.
Atsargiai formuluokite pažadus dėl darbuotojų pasiekiamumo. „Paprašykite sujungti su darbuotoju“ gali klaidinti, jei nėra sukonfigūruoto skambučių peradresavimo numerio arba tuo metu niekas negali atsiliepti. Taip pat prašymas perskambinti nėra pažadas, kad atsakymas bus pateiktas nedelsiant. Jei ne darbo valandomis galioja kitokia tvarka, formuluotė turi atitikti sukonfigūruotą paslaugą ir aiškiai pasakyti skambinantiesiems, ko tikėtis.
- Patikrinkite konfigūracijoje nurodytą darbo laiką ir informaciją apie įmonę.
- Patvirtinkite, kurios rezervavimo ar užsakymo eigos yra įjungtos.
- Viduje susitarkite, kas ir kada tvarko prašymus perskambinti.
- Prieš nukreipdami į kitą vietą, patikrinkite, ar ten galima perduoti užklausą.
Prieš ir po: hipotetinis salono pasisveikinimas
Įsivaizduokite vietinį saloną, kuriame įjungta NeroBooking darbo eiga ir priimami prašymai perskambinti. Pradinis pasisveikinimas skamba taip: „Sveiki, galime padėti visais klausimais. Visada kas nors atsilieps ir iš karto užregistruos jūsų vizitą.“ Tai skamba svetingai, tačiau nepasakoma, kad skambinantysis kalbasi su dirbtiniu intelektu, be to, žadama, kad darbuotojas visada bus pasiekiamas ir vizitas bus užregistruotas nedelsiant, nors nereikėtų manyti, kad tai įmanoma.
Aiškesnė versija: „Sveiki, paskambinote į „Willow Street Salon“. Esu dirbtinio intelekto padedama registratorė. Galiu padėti užregistruoti vizitą, atsakyti į klausimus apie mūsų darbo laiką arba priimti prašymą perskambinti. Kaip galiu padėti?“ Skambinantiesiems pasiūloma pasirinkti iš kelių aiškių variantų, nežadant, kad konkretus vizito laikas bus laisvas ar kad darbuotojas atsakys iš karto. Salonas turėtų naudoti šią versiją tik tuo atveju, jei jo galimybės ir įmonės informacija yra sukonfigūruotos.
Pasirinkite lengvai girdimą ir suprantamą tekstą
Rašykite taip, kad tekstą būtų patogu klausytis, o ne skaityti. Rinkitės trumpus sakinius, įprastus žodžius ir natūraliai užbaikite klausimu. Perskaitykite tekstą garsiai: jei pritrūksta oro arba reikia pakartoti frazę, kad ją suprastumėte, sutrumpinkite. Pasirinkite skambinantiesiems tinkantį palaikomą balsą ir kalbą, tada išklausykite sukonfigūruotą versiją, o ne vertinkite vien tekstą.
Nepradėkite pokalbio nurodymais, skirtais kiekvienai įmanomai situacijai. Pavyzdžiui, skambinantiesiems nereikia aiškinti apie mokėjimą, kol jie dar nepasakė, dėl ko skambina. Jei reikia sumokėti kortele, pateikite saugią atsiskaitymo nuorodą; klientai neturėtų žodžiu sakyti dirbtinio intelekto sistemai visų savo kortelės duomenų. Mokėjimo informaciją pateikite tiksliai taip, kaip numatyta įjungtoje darbo eigoje.
- Pokalbio pradžioje pasakykite įmonės pavadinimą ir nurodykite, kad skambinantysis kalbasi su dirbtiniu intelektu.
- Neaiškius teiginius, pavyzdžiui, „visais klausimais“, pakeiskite konkrečiais pasirinkimais.
- Pašalinkite pažadus dėl pasiekiamumo ar rezultatų, kurių negalite užtikrinti.
Išbandykite pasisveikinimą ir tolesnius veiksmus
Paskambinkite bandomuoju skambučiu taip, lyg būtumėte naujas klientas. Patikrinkite, ar išgirstate įmonės pavadinimą, informaciją, kad kalbatės su dirbtiniu intelektu, ir pasiūlytus pasirinkimus. Tada išbandykite įprastą užklausą, pavyzdžiui, pasiteiraukite darbo laiko arba paprašykite perskambinti. Jei kalbate apie registraciją, išbandykite ir šią eigą. Geras rezultatas – kai skambinantysis vieną kartą išgirsta pasirinkimus, gali pasirinkti tinkamą ir pereiti prie sukonfigūruoto kito veiksmo, nesukuriant lūkesčio, kad bus suteikta neprieinama paslauga.
Jei pasisveikinimas arba kitas veiksmas neaiškus, pakeiskite formuluotę arba peržiūrėkite atitinkamus nustatymus ir bandykite dar kartą. Pasirenkamų įrašų ir transkripcijų tvarkymas priklauso nuo jūsų nustatymų ir saugojimo tvarkos, todėl prieš remdamiesi jais peržiūrai patikrinkite šiuos nustatymus. Kitas žingsnis – parengti pasisveikinimo tekstą, paprašyti kolegos jo pasiklausyti ir atlikti bandomąjį skambutį prieš pradedant jį naudoti su klientais. Peržiūrėkite jį dar kartą, kai pasikeičia darbo laikas, paslaugos ar užklausų perdavimo tvarka.
GERAI ŽINOTI
Dažniausiai užduodami klausimai
Kokio ilgio turėtų būti pirmasis pranešimas?
Nėra vieno visoms įmonėms tinkamo ilgio. Siekite trumpo prisistatymo, kurį skambinantysis suprastų iš pirmo karto: įmonės pavadinimas, informacija, kad skambinantysis kalbasi su dirbtiniu intelektu, keli aktualūs pasirinkimai ir kvietimas atsakyti.
Ar pasisveikinime reikėtų pasakyti, kad perskambins darbuotojas?
Galite pasiūlyti pateikti prašymą perskambinti, jei ši funkcija sukonfigūruota, tačiau nežadėkite, kad perskambinsite iš karto arba per konkretų laiką, nebent jūsų komanda gali tai užtikrinti. Pasirūpinkite, kad būtų aišku, kas atsakingas už tolesnius veiksmus.
Ar pasisveikinime galiu paminėti registraciją arba užsakymus?
Taip, jei atitinkama NeroBooking arba NeroWeb darbo eiga yra įjungta ir paruošta naudoti. Pirmiausia išbandykite visą procesą ir nesudarykite įspūdžio, kad kiekvienas pageidaujamas susitikimas ar užsakymas bus automatiškai prieinamas.
O jei skambinantieji norėtų pasikalbėti su žmogumi?
„AI Reception“ palaiko skambučio perdavimą sukonfigūruotam JK numeriui arba SIP adresatui. Prieš pasiūlydami perduoti skambutį pasisveikinimo metu, įsitikinkite, kad adresatas ir jūsų komandos galimybės atsiliepti yra tinkami.