1. Nustatykite, kuris kvitas atrodo neteisingas
Paklauskite kliento ar kolegos, kas atrodo neteisinga: nepažįstamas prekės pavadinimas, nenurodytas variantas, netikėtas kiekis, suma ar pats spaudinys. Turėkite pradinį kvitą po ranka. Nekeiskite užsakymo, kuris kitais atžvilgiais yra teisingas, vien tam, kad jo formuluotės būtų panašios į kito dokumento.
Užsakymo kvitas ir mokėjimo kortele įrašas turi skirtingą paskirtį. Viename aprašomas pirkinys, kitame pateikiama mokėjimo informacija. Jų nuorodos gali skirtis, todėl nesitikėkite, kad visi identifikatoriai sutaps. Remkitės visais turimais užsakymo duomenimis, laiku, suma ir operacijos informacija, kad nustatytumėte, ar jie susiję su tuo pačiu pirkiniu.
- Raskite pradinį užsakymą pagal jūsų sistemoje prieinamus duomenis.
- Su klientu patikslinkite datą, apytikslį laiką ir sumą.
- Užfiksuokite konkretų neatitikimą, užuot visą kvitą apibūdinę kaip neteisingą.
2. Palyginkite prekių pavadinimus, kiekius ir pasirinktus variantus
Kiekvieną užsakymo eilutę palyginkite su kvitu. Patikrinkite, ar pavadinimas nesutrumpintas, ar pasikartojančios prekės nesujungtos į vieną eilutę nurodant kiekį ir ar pasirinktas variantas nepateiktas atskirai. Klientas gali atpažinti lentynos etiketę, bet neatpažinti prekės įraše vartojamos formuluotės. Tai yra aiškumo problema, o ne savaiminis neteisingai įforminto pardavimo įrodymas.
NeroPOS suteikia prekių ir užsakymų valdymo, variantų pasirinkimo, atsargų kontrolės ir darbo su kvitais galimybes. Prieš nuspręsdami, ką keisti, patikrinkite atitinkamus prekių ir variantų įrašus. Kvito pateikimas ir palaikomi išvesties būdai priklauso nuo įdiegtos sistemos; nemanykite, kad konkretus laukas ar maketo valdiklis būtinai yra prieinamas.
- Palyginkite visas prekes ir jų kiekius, įskaitant pasikartojančias prekes.
- Patikrinkite kiekvieną pasirinktą parinktį pagal užregistruotą užsakymą.
- Palyginkite eilučių sumas ir galutinę sumą, atkreipdami dėmesį į visus nepaaiškinamus skirtumus.
3. Atskirkite informacijos trūkumą nuo spausdinimo problemos
Aiškiai atspausdintam kvitui su netikėtu tekstu reikia kitokio tyrimo nei blankiam tekstui, nukirstai eilutei ar iš dalies atspausdintam puslapiui. Jei yra kita kvito peržiūros galimybė ar kitas jo išvesties variantas, palyginkite jį su popierine kopija. Jei abiejuose trūksta tos pačios informacijos, pirmiausia tikrinkite užsakymo ir kvito tvarkymo procesą, užuot iš karto įtarę fizinį spausdintuvo gedimą.
Jei spaudinys pažeistas ar neišsamus, atlikite įrenginio gamintojo nurodytas patikras ir laikykitės parduotuvėje patvirtintos tvarkos. Palaikomos spausdinimo funkcijos, virtuvės ekranai ir integracijos priklauso nuo konfigūracijos. Nekeiskite kelių nustatymų vienu metu: atlikus vieną kontroliuojamą pakeitimą lengviau nustatyti, kas padėjo, ir atšaukti nepavykusį pakeitimą.
- Pažymėkite, ar problema susijusi su tekstu, išdėstymu, ar spausdinimo kokybe.
- Pagal įrenginio instrukcijas patikrinkite popierių ir įrenginio būseną tiek, kiek tai prieinama.
- Jei pakartotinis spausdinimas palaikomas, išsaugokite originalą, o perduodami naują kopiją nurodykite, kad tai dublikatas.
4. Patikrinkite mokėjimą patvirtinančius duomenis nepriimdami mokėjimo dar kartą
Neįprastai atrodantis kvitas savaime nėra įrodymas, kad mokėjimas nepavyko. Jei abejojama sumokėta suma arba tuo, ar mokėjimas užbaigtas, patikrinkite turimą mokėjimo įrašą pagal jums leistiną procedūrą. Neprašykite kliento mokėti dar kartą vien dėl to, kad prekės aprašymas neįprastas arba kvitas neišsamus.
Hipotetinis pavyzdys: klientas perka du sumuštinius, vieną iš jų – su papildomu įdaru. Užsakyme užregistruoti abu sumuštiniai ir pasirinktas priedas, tačiau popieriniame kvite naudojamas sutrumpintas prekės pavadinimas, todėl klientas negali atpažinti savo pasirinkimo. Pirmiausia palyginkite užsakymą, kiekius ir bendrą sumą. Jei mokėjimo duomenys taip pat sutampa, aiškinkitės kvito aiškumo problemą, o ne imkite mokėjimą dar kartą. Jei priedo nėra pačiame užsakyme, tikrinkite užsakymo įvedimą.
- Palyginkite užsakymo sumą su atitinkamais mokėjimą patvirtinančiais duomenimis.
- Jei įrašai prieštarauja vieni kitiems arba būsena neaiški, prieš atlikdami su mokėjimu susijusį pakeitimą kreipkitės į atsakingą kolegą arba pagalbos komandą.
5. Perduokite klausimą atsakingiems specialistams su patvirtinančiais duomenimis ir patikrinkite rezultatą
Jei priežastis lieka neaiški, pagalbos komandai nusiųskite trumpą aprašymą, ko tikėjotės ir kas buvo pateikta vietoj to. Patvirtintu kanalu pateikite užsakymo nuorodą, laiką, paveiktas prekes ir kvito pavyzdį. Jei problema susijusi su spausdinimu, pateikite įrenginio duomenis ir pašalinkite nereikalingą kliento ar mokėjimo informaciją.
Jei tai NeroWeb užsakymas, nurodykite jo šaltinį ir paaiškinkite, kur pirmiausia atsiranda neatitikimas. Užsakymams iš NeroWeb galima taikyti esamą vykdymo procesą, tačiau būtina patvirtinti faktinį apdorojimo kelią ir palaikomus įrenginius. Atlikę suderintą pataisymą, naudokite patvirtintą testą arba kitą tinkamą užsakymą įrašui ir kvitui palyginti. Sėkmingas rezultatas reiškia, kad prekės, kiekiai, pasirinkimai ir bendra suma yra aiškūs ir suderinti, o bet koks mokėjimo nuorodos skirtumas yra suprastas.
- Nurodykite, ar problema susijusi su vienu, ar su keliais užsakymais.
- Užregistruokite visus atliktus pakeitimus ir pakartotinės patikros rezultatą.
- Jei problema lieka neišspręsta, aiškiai perduokite informaciją kitai pamainai.
GERAI ŽINOTI
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar netinkamai atrodantis kvitas reiškia, kad iš kliento buvo nuskaičiuota neteisinga suma?
Nebūtinai. Atskirai patikrinkite užsakymo sumą ir mokėjimą patvirtinančius duomenis. Vien teksto ar spausdinimo problemos neįrodo, kad buvo nuskaičiuota neteisinga suma.
Ar turėčiau iš karto pakeisti prekės pavadinimą?
Pirmiausia nustatykite, iš kurio įrašo paimamas tekstas ir ar jo pakeitimas galėtų paveikti kitus procesus. Laikykitės patvirtintos tvarkos ir patikrinkite vėlesnį kvitą.
Ką turėčiau pasakyti klientui, kol tikrinu?
Paaiškinkite konkrečią problemą: pavyzdžiui, kad lyginate sutrumpintą prekės aprašymą su kliento užsakymu. Neteikite, kad mokėjimas nepavyko, kol to nepatvirtina turimi duomenys.