Scegli i punti di pagamento in base al servizio
Parti da una semplice mappa del ristorante: accoglienza, sala, eventuali posti a sedere all'aperto e punto di ritiro degli ordini. Con il pagamento al banco, il dispositivo rimane in un unico punto, ma i clienti della sala potrebbero fare la fila insieme a chi ritira il cibo. Incassare al tavolo evita questo spostamento, ma il personale deve avere una procedura chiara per condividere e riporre i dispositivi.
Per i pagamenti fuori dal locale, verifica che il terminale proposto supporti l'uso e la connessione previsti. Non dare per scontato che un dispositivo adatto alla sala lo sia anche per le consegne o gli eventi. Prima di scegliere, chiedi a NeroPay di confermare quali dispositivi sono disponibili e le loro funzionalità.
- Elenca ogni punto di pagamento e il membro del personale responsabile.
- Decidi dove riporre e ricaricare i dispositivi condivisi.
Verifica le connessioni dove siedono effettivamente i clienti
Chiedi quali opzioni di connessione supporta il terminale proposto, senza dare per scontato che siano incluse la connettività Wi-Fi o quella mobile. Una connessione funzionante accanto al router non garantisce che funzioni altrettanto bene al tavolo più lontano, all'ingresso o nell'area esterna.
Prova la configurazione concordata in ogni punto di pagamento previsto. Se un pagamento sembra bloccarsi, il personale deve verificarne l'esito prima di chiedere al cliente di riprovare. Concorda con il fornitore una procedura alternativa, che includa come verificare le transazioni dall'esito incerto e dove indirizzare i clienti se un punto di pagamento non è disponibile.
- Verifica la connettività al banco e presso alcuni tavoli rappresentativi.
- Conferma le modalità di ricarica e il contatto per l'assistenza.
Simula il passaggio di consegne per conti e pagamenti
Scrivi una breve procedura per il personale: individuare il conto corretto, confermare l'importo con il cliente, incassare il pagamento, verificarne l'esito e aggiornare la registrazione del conto. Se utilizzi una cassa e un terminale separati, chiedi se gli importi debbano essere inseriti manualmente. Qualsiasi collegamento tra i sistemi deve essere confermato, non dato per scontato.
Esempio ipotetico: un ristorante di Swinton serve i clienti ai tavoli e gestisce gli ordini da asporto alla reception. Un cameriere incassa un pagamento di €64 al tavolo mentre l'addetto alla reception gestisce un ritiro da €23. Ciascuno verifica il riferimento corretto del conto e l'esito confermato del pagamento prima di contrassegnare il conto come pagato. Se i clienti desiderano dividere il conto, il personale verifica prima la procedura supportata e registra l'importo rimanente.
- Esercitati a gestire contemporaneamente un pagamento al tavolo e uno per un ordine da asporto.
- Simula un pagamento interrotto senza avviarne immediatamente un altro.
Distingui l'approvazione del pagamento dall'accredito
La conferma di un pagamento con carta e l'accredito del denaro sul conto aziendale sono due fasi distinte. Prima di iniziare a operare, chiedi informazioni sui tempi di accredito, sugli orari limite, sui fine settimana, sulle trattenute e sui report disponibili. Verifica tutti i costi di elaborazione dei pagamenti e del terminale rispetto alle condizioni commerciali offerte alla tua attività.
Incarica una persona di confrontare i conti chiusi con le registrazioni dei pagamenti, per poi riconciliare queste ultime con le informazioni sugli accrediti. Chiedi come vengono riportati nei report i rimborsi e le transazioni contestate. In questo modo, il personale addetto alla chiusura avrà una procedura di verifica definita, anziché presumere che l'accredito bancario coincida con gli incassi con carta della giornata.
Conferma il pacchetto, poi esegui una simulazione finale
NeroPay offre terminali per carte e servizi di pagamento. Con un terminale per carte NeroPay idoneo, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza un costo aggiuntivo di abbonamento software. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le relative condizioni. Conferma con il team la disponibilità dei dispositivi, le eventuali integrazioni e i dettagli commerciali.
Il criterio concreto per verificare il buon esito è semplice: il personale deve poter completare il percorso di pagamento concordato, identificarne l'esito e associarlo al conto corretto senza ambiguità. Il passo successivo è inviare a NeroPay la mappa dei punti di pagamento e i requisiti del servizio, quindi concordare le apparecchiature e le modalità di test prima del primo servizio operativo.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Un solo terminale può servire sia il banco sia i tavoli?
È possibile, a seconda delle sue funzionalità e dell'organizzazione del servizio. Valuta se condividerlo potrebbe ritardare i pagamenti degli ordini da asporto o costringere il personale di sala a cercare il dispositivo.
Il terminale si collegherà alla nostra cassa attuale?
Non dare per scontata la compatibilità. Comunica al team il fornitore della cassa, la versione del software e il flusso di lavoro richiesto, in modo da poter confermare l'eventuale collegamento supportato.
Cosa deve fare il personale quando l'esito di un pagamento non è chiaro?
Segui la procedura concordata per la verifica delle transazioni prima di riprovare. Inoltra i casi irrisolti tramite il canale di assistenza confermato, anziché considerare una schermata bloccata come prova del mancato pagamento.