1. Pripremite podatke na kojima se temelje vaše evidencije
Vodite pregledni list s nazivom svojeg poduzeća, eventualnim trgovačkim nazivom, podacima za kontakt i osobom odgovornom za knjigovodstvene upite. Dosljedno upotrebljavajte iste podatke pri označavanju svojih evidencija. Ako se na starijim dokumentima nalazi drugi naziv ili adresa, zabilježite to umjesto da mijenjate izvornike.
Zatim sastavite popis onoga što već imate: evidencije prodaje, račune dobavljača, račune za troškove, izvode o plaćanjima i postojeće knjigovodstvene proračunske tablice. Zabilježite gdje je svaka skupina pohranjena i koje razdoblje obuhvaća. To vašem knjigovođi pomaže prepoznati nedostatke bez pretraživanja više pretinaca e-pošte.
- Izradite jedan pregledni list s podacima o poslovanju i lokacijama evidencija.
- Dokumente koji nedostaju navedite zasebno kako se ne bi previdjeli tijekom početnog postavljanja.
2. Dogovorite od kojeg razdoblja počinju vaše početne evidencije
Prije unosa velike količine zaostalih zapisa dogovorite jasan početni datum s knjigovođom. Početak s novijim razdobljem može olakšati početni posao, dok uključivanje starijih evidencija može pružiti širi kontekst. Međutim, to zahtijeva dodatne provjere i povećava mogućnost preklapanja s poslom koji je već obavljen drugdje.
Nemojte pretpostavljati da svaki redak proračunske tablice ili svaka stavka izvoda mora postati novi zapis. Pitajte knjigovođu što treba prenijeti i kako postupati s otvorenim stavkama ili postojećim ukupnim iznosima. Stariju izvornu dokumentaciju držite dostupnom čak i ako ne pripada dogovorenom početnom razdoblju.
- Zapišite dogovoreni datum početka i opseg posla.
- Utvrdite koji su podaci već uneseni u drugi sustav.
- Neriješena početna pitanja vodite na zajedničkom popisu upita.
3. Organizirajte prihode, rashode i prateću dokumentaciju
Razvrstajte izvornu dokumentaciju tako da se u njoj može snaći i osoba koja nije upoznata s poslovanjem. Za svaku stavku prihoda ili rashoda nastojte utvrditi datum, iznos, kupca ili dobavljača, svrhu i pripadajući dokument, ako je dostupan. Sačuvajte izvorne datoteke neizmijenjenima i dosljedno imenujte datoteke u mapama s dokumentacijom.
Evidencija prodaje, uplata kupca i priljev novca na račun mogu predstavljati različite faze iste transakcije. Ako svaku od njih tretirate kao zaseban prihod, može doći do dvostrukog evidentiranja. Isto tako, račun i pripadajuće plaćanje nisu automatski dva rashoda. Pitajte svojeg knjigovođu kako ih treba evidentirati i provjerite odgovarajuće mogućnosti na svojem trenutačnom računu za NeroBooks.
- Odvojite dokumente za koje je potrebno pojašnjenje od onih spremnih za unos.
- Označite moguće duplikate umjesto da brišete dokaznu dokumentaciju.
- Zabilježite što nedostaje kada ne možete pronaći potvrdu o kupnji ili račun.
4. Odredite tko unosi podatke, provjerava ih i rješava upite
Dogovorite odgovornosti prije prve provjere. Možete prikupljati dokumente i objašnjavati kupnje, dok vaš knjigovođa provjerava kako su podaci organizirani. Druga je mogućnost da knjigovođa obavlja unos na temelju dokumentacije koju mu dostavite. Ako više toga obavite sami, možete smanjiti posao pri predaji dokumentacije, ali samo ako je pristup dosljedan i dogovoren.
Dogovorite učestalost provjera koja odgovara opsegu poslovanja i odaberite mjesto za vođenje neodgovorenih upita. Za svaki upit navedite oznaku dokumenta, što treba pojasniti i tko će odgovoriti. Provjerite koje su mogućnosti pristupa ili dijeljenja dostupne na vašem trenutačnom računu umjesto da pretpostavljate da vaš knjigovođa može vidjeti sve.
- Odredite odgovornu osobu za prikupljanje dokumentacije, unos i provjeru.
- Dogovorite kada će se upiti pregledavati i tko će na njih odgovarati.
- Potvrdite kako će se dijeliti evidencije i izvještaji.
5. Isprobajte postupak na jednoj maloj skupini zapisa prije nastavka
Hipotetski primjer: novo poduzeće za vrtlarske usluge ima šest izlaznih računa, četiri potvrde o kupnji i izvod plaćanja za svoj prvi tjedan poslovanja. Vlasnik prikuplja tu dokumentaciju, ali primjećuje da se jedna uplata kupca pojavljuje i u proračunskoj tablici i na izvodu. Označava preklapanje i pita svojeg knjigovođu kako ga evidentirati, umjesto da oboje unese kao novi prihod.
Isprobajte vlastiti tijek rada na sličnoj, lako obradivoj skupini dokumenata. Mjerljivi pokazatelj uspjeha jest sljedivost: možete li odabrati evidentiranu stavku, pronaći pripadajući dokument i objasniti njezin iznos bez pretraživanja na više mjesta? Pregledajte dostupan izvještaj sa svojim knjigovođom i istražite neobjašnjene razlike prije obrade ostatka dokumentacije.
- Odaberite malu skupinu dokumenata koja obuhvaća i prihode i rashode.
- Provjerite svaku stavku prema pripadajućoj dokaznoj dokumentaciji.
- Razjasnite nejasne unose i zabilježite dogovoreni pristup za buduće skupine dokumenata.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Trebam li prikupiti sve stare račune prije nego što počnem?
Ne nužno. Dogovorite početno razdoblje sa svojim knjigovođom, prikupite dostupnu dokumentaciju i jasno navedite što nedostaje. Nemojte izmišljati pojedinosti kako biste popunili praznine.
Trebam li samostalno organizirati evidencije ili to prepustiti knjigovođi?
Zajedno dogovorite podjelu posla. Prikupljanje dokumenata i objašnjavanje transakcija korisna su priprema, čak i ako vaš knjigovođa obavlja unos i provjeru. Izbjegavajte da obje osobe neovisno unose istu skupinu dokumenata.
Mogu li pretpostaviti da se NeroBooks povezuje s mojom bankom ili podnosi porezne prijave?
Ne. Provjerite konkretne mogućnosti na svojem trenutačnom računu. Pripremu planirajte na temelju evidencija kojima možete pristupiti, umjesto da pretpostavljate da su dostupni povezivanje s bankom ili funkcija podnošenja prijava.
Što trebam učiniti nakon probne serije?
Zamolite svojeg knjigovođu da razmotri otvorena pitanja, potvrdi način rada i dogovori sljedeću seriju. U nastavku zadržite isti način imenovanja i provjere dokumenata.