1. Utvrdite gdje završava poziv, a počinje narudžba
Počnite s postupkom koji je dostupan vašem restoranu, a ne s onim za koji se nadate da je povezan. AI Reception podržava konfigurirane informacije o poslovanju, radno vrijeme te odabir glasa i jezika. Omogućeni radni procesi NeroWeb podržavaju narudžbe. S timom NeroPay potvrdite koji je radni proces omogućen za vaš račun, što pozivatelj može dovršiti i gdje osoblje treba provjeriti nastalu narudžbu.
Nemojte pretpostavljati da dovršen razgovor stvara kuhinjski nalog, ažurira zapis u POS sustavu ili izdaje račun. Te veze i načine obrade treba potvrditi. Zapišite u kojem trenutku vaš tim smatra narudžbu prihvaćenom, tko je provjerava i kako ona ulazi u vaš postojeći kuhinjski proces. Ako se neki korak obavlja ručno, jasno ga navedite umjesto da se oslanjate na pretpostavku osoblja da ga je netko drugi već obavio.
- Pratite jednu telefonsku narudžbu od razgovora do zapisa narudžbe vidljivog osoblju.
- Utvrdite sve ručne provjere ili prijenose prije pripreme u kuhinji.
- Za svaku smjenu odredite osobu odgovornu za neriješene telefonske narudžbe.
2. Razdvojite podržane odabire od zahtjeva koji traže procjenu
Pregledajte odabire stavki dostupne putem omogućenog radnog procesa naručivanja. Vaš tim mora znati kako se količine, varijante i drugi podržani odabiri prikazuju pri provjeri narudžbe. To što kupac spomene neku želju nije dokaz da je ona zabilježena kao odabir po kojem se može postupiti. Potvrdite što je zabilježeno prije nego što narudžbu smatrate spremnom za pripremu.
Zahtjeve koji traže procjenu osoblja izdvojite iz rutinskog prihvaćanja. Neuobičajena zamjena, nejasan zahtjev za preuzimanje ili pitanje o alergiji trebaju proći postojeći postupak provjere u vašem restoranu, a ne se rješavati na temelju pretpostavke iz razgovora. AI Reception podržava zahtjeve za povratni poziv i preusmjeravanje na konfigurirani broj u Ujedinjenom Kraljevstvu ili SIP odredište. Odaberite koji postupak osoblje treba koristiti kada se zahtjev ne može sigurno ili točno riješiti unutar konfiguriranog radnog procesa.
- Usporedite artikle koje kupac želi naručiti sa zabilježenim količinama i odabirima.
- Neriješene zahtjeve proslijedite članu tima prije nego što potvrdite što će kuhinja pripremiti.
3. Provjerite plaćanje bez smatranja poveznice potvrdom
Kartična plaćanja provode se putem sigurnih poveznica za plaćanje; kupci ne smiju sustavu AI Reception naglas izgovarati potpune podatke o kartici. Jasno istaknite tu razliku u telefonskoj komunikaciji. Slanje ili primanje poveznice za plaćanje samo po sebi ne potvrđuje da je plaćanje dovršeno, a završetak poziva nije dokaz uspješnog plaćanja.
Provjerite ishod plaćanja putem svojeg ustaljenog postupka naplate i primijenite pravila restorana za slanje narudžbi na pripremu. Ako ishod nije jasan, zadužite člana osoblja da ga provjeri umjesto da kuhinja mora nagađati. I postupanje s računima zadržite unutar postojećeg procesa: nemojte pretpostavljati da su zapis poziva, zapis narudžbe i potvrda o plaćanju međusobno zamjenjivi.
- Zasebno provjerite narudžbu i ishod njezina plaćanja.
- Ako vaša pravila zahtijevaju plaćanje unaprijed, razjasnite nejasan status plaćanja prije slanja narudžbe na pripremu.
4. Hipotetski primjer: narudžba za preuzimanje sa zamjenom
Pretpostavimo da pozivatelj želi naručiti dva glavna jela za preuzimanje, uz zamjenu priloga na jednom jelu. Vaš restoran ima omogućen tijek naručivanja NeroWeb, ali tražena zamjena nije među potvrđenim opcijama. Tim ne smije usmeni zahtjev smatrati prihvaćenom uputom za kuhinju. Upotrijebite dogovoreni postupak preusmjeravanja ili povratnog poziva kako bi član osoblja mogao potvrditi je li promjena moguća.
Nakon što se zahtjev razriješi, odgovorna osoba provjerava sadrži li zapis narudžbe ispravna jela i dogovorene odabire, provjerava plaćanje prema potrebi, a zatim slijedi uobičajeni postupak restorana za slanje narudžbe u kuhinju i postupanje s računima. Ako pozivatelj ponovno nazove s pitanjem o preuzimanju, osoblje treba provjeriti postojeću narudžbu prije stvaranja nove. Time se sprječava da naknadni razgovor postane drugi zahtjev za pripremu.
5. Testirajte cijeli postupak prije nego što se oslonite na njega tijekom rada
Provedite kontrolirano testiranje koje obuhvaća jednostavnu narudžbu i iznimku koja zahtijeva pozornost osoblja. Provjerljiv pokazatelj uspjeha jest da osoblje može pronaći željenu narudžbu, utvrditi odabire za njezine stavke, provjeriti status plaćanja i pokazati kako se ona kroz dogovoreni postupak šalje na pripremu samo jednom. Provjerite i zna li tim što reći pozivatelju kada narudžbu još nije moguće potvrditi.
Neobavezne snimke i transkripti podliježu vašim postavkama i pravilima čuvanja; nemojte ih koristiti kao jedini izvor uputa za kuhinju. Potvrdite trenutačna ograničenja poziva i upotrebe te održavajte točnost konfiguriranog odredišta za preusmjeravanje i radnog vremena. Sljedeći je korak proći cijeli postupak s voditeljem smjene i zatražiti od tima NeroPay pojašnjenje svake neprovjerene veze sa sustavom prije njezine upotrebe u stvarnom radu.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Šalje li AI Reception automatski telefonske narudžbe na naš kuhinjski pisač?
Nemojte pretpostavljati da ta veza postoji. Omogućeni tijekovi rada NeroWeb podržavaju narudžbe, ali usmjeravanje narudžbi u kuhinju, podržane integracije i sve ručne postupke morate potvrditi s timom.
Što treba učiniti ako pozivatelj zatraži nedostupnu opciju?
Primijenite dogovoreni postupak provjere s osobljem umjesto da obećate promjenu. AI Reception podržava zahtjeve za povratni poziv i preusmjeravanje na konfigurirani broj u Ujedinjenom Kraljevstvu ili SIP odredište.
Mogu li kupci platiti tako da naglas pročitaju podatke o svojoj kartici?
Ne. Kupci ne smiju sustavu AI Reception naglas izgovarati potpune podatke o kartici. Kartična plaćanja provode se putem sigurnih poveznica za plaćanje, a osoblje treba zasebno provjeriti ishod plaćanja.
Treba li kuhinja raditi prema transkriptu poziva?
Koristite svoj ustaljeni postupak zaprimanja narudžbi i rada u kuhinji. Neobavezni transkripti podliježu postavkama i pravilima čuvanja, no zapis razgovora ne bi trebao zamijeniti provjere prihvaćenih stavki, neriješenih zahtjeva i statusa plaćanja.