Valitse ajanjakso, joka vastaa todelliseen kysymykseen
Aloita kysymyksellä, johon voit vastata tietojen perusteella: mille tunneille osallistuminen vahvistettiin viime kuussa tai mitkä jäsenyystiedot vaativat selvennystä? Kirjaa alkamis- ja päättymispäivä. Jos kuluva viikko on vielä kesken, merkitse se keskeneräiseksi jaksoksi sen sijaan, että vertaisit sitä suoraan kokonaiseen viikkoon.
Käytä kysymykseen sopivia päivämääriä. Jakson aikana luotu jäsenyys on eri asia kuin jakson aikana voimassa ollut jäsenyys. Vastaavasti huhtikuussa tehtyä varausta toukokuun tunnille ei pidä laskea huhtikuun osallistumiseksi. Kirjaa, milloin tarkastelit tietoja, sillä myöhemmät korjaukset voivat muuttaa tilannekuvaa.
- Kirjaa yksi tarkastelukysymys ja sen kattaman ajanjakson tarkat päivämäärät.
- Selvitä, tarvitsetko jäsenyyksien, tuntien vai varausten päivämääriä.
- Merkitse muistiin sulkuajat tai aikataulumuutokset, jotka voivat vaikuttaa vertailuun.
Pidä tiedustelut, jäsenyydet ja osallistumiset erillään
Käsittele tiedusteluja kiinnostuksen ilmauksina, älä todisteina jäsenyydestä tai käynnistä. Selvitä käytettävissä olevien jäsenyystietojen perusteella, ketkä kuuluvat jäsenyystarkasteluun. Jos henkilön tilanne on epäselvä, siirrä kyseinen tietue tarkistettavaksi sen sijaan, että laskisit jäsenyyden aktiiviseksi ilman selvitystä.
Erota tuntivaraukset vahvistetuista osallistumisista. Sisäänkirjautuminen voi tukea käynnin todentamista, mutta se ei välttämättä osoita osallistumista tietylle ohjatulle tunnille. Tarkista, miten tiimisi kirjaa kunkin toiminnan. Palvelun NeroGym käytettävissä olevat toiminnot riippuvat määrityksistä, joten varmista, mitä tietoja ja raportteja kuntosalisi käyttää, ennen kuin luotat kokonaismäärään.
Tarkista puutteet ennen kuin tulkitset ne kehityssuunnaksi
Hiljaiselta vaikuttava harjoituskerta voi johtua vähäisestä osallistumisesta, puutteellisista kirjauksista tai muuttuneesta aikataulusta. Tarkista taustalla olevat merkinnät ennen kuin päätät, mikä selitys sopii tilanteeseen. Etsi saman henkilön päällekkäisiä tietoja, epäyhtenäisiä harjoituskertojen nimiä ja varauksia, joiden toteutumisesta ei ole kirjausta. Pidä puuttuvat tiedot erillään vahvistetuista poissaoloista.
Nopeuden ja yksityiskohtaisuuden välillä on käytännössä tehtävä kompromissi. Yhteenvetoraportti voi auttaa havaitsemaan selvittämisen arvoisen asian, kun taas yksittäiset kirjaukset auttavat selittämään sitä. Tarkista ensin poikkeamat sen sijaan, että kävisit jokaisen merkinnän uudelleen läpi. Jos et pysty selvittämään ristiriitaa, säilytä tieto epävarmuudesta ja kysy toiminnan kirjaamisesta vastaavalta henkilöltä.
- Tarkista, järjestettiinkö harjoituskerta aikataulun mukaisesti.
- Vertaa varaus-, sisäänkirjautumis- ja osallistumistietoja, jos niitä on saatavilla.
- Kysy vastaanotosta tai valmentajalta selvittämättömistä eroista olettamatta niiden syytä.
Kuvitteellinen esimerkki: iltatunnin tarkastelu
Oletetaan, että kuntosali tarkastelee neljän päättyneen viikon tiistai-iltojen valmennuksia. Kirjausten mukaan varauksia on 24, vahvistettuja osallistumisia 18 ja vahvistettuja poissaoloja neljä. Kahden varauksen toteutumisesta ei siis ole kirjausta. Lisäksi kuntosali sai kuusi iltavalmennusta koskevaa tiedustelua. Nämä tiedustelut kuuluvat erilliselle jatkotoimien listalle, eikä niitä pidä lisätä osallistumisten kokonaismäärään.
Omistaja pyytää valmentajaa tarkistamaan kaksi selvittämätöntä varausta harjoituskertojen muistiinpanoista. Kunnes tarkistus on valmis, katsauksessa kerrotaan täsmällisesti, mitä tiedetään ja mikä on vielä epävarmaa. Hyödyllinen päätös on korjata ensin kirjauspuute, ei muuttaa aikataulua heti tai päätellä, että jäsenet ovat menettäneet kiinnostuksensa.
Muuta havainnot pieneksi, testattavaksi toimenpiteeksi
Valitse toimi, joka vastaa havaintoja. Toistuvasti puuttuvat toteutumistiedot viittaavat tarpeeseen selkeyttää kirjauskäytäntöä. Vahvistettu vähäinen osallistuminen keskenään vertailukelpoisilla harjoituskerroilla voi antaa aihetta kysyä jäseniltä ajankohdan sopivuudesta. Tiedustelut, joille ei ole kirjattu seuraavaa toimenpidettä, edellyttävät jatkotoimia eivätkä viittaa osallistumisongelmaan. Pidä asiakaskeskustelut neutraaleina: kysy, mitä tapahtui, sen sijaan että kertoisit, mitä kirjaukset muka todistavat.
Nimeä toimelle yksi vastuuhenkilö ja sovi tarkistuspäivä. Konkreettinen onnistumisen mittari voisi olla se, että seuraavan tarkastelujakson jokaiselta toteutuneelta harjoituskerralta on joko kirjattu toteutumistieto tai selvästi avoimeksi merkitty kirjaus, jolla on vastuuhenkilö. Näin testataan, selkeytyvätkö kirjaukset; se ei lupaa suurempaa osallistumista.
- Kirjaa havainto, sitä tukevat tiedot ja mahdolliset epävarmuudet.
- Valitse yksi jatkotoimi ja nimeä sille vastuuhenkilö.
- Toista sama tarkistus seuraavalla vertailukelpoisella jaksolla.
HYVÄ TIETÄÄ
Usein kysytyt kysymykset
Voinko käyttää varausten määrää osallistumisten kokonaismääränä?
Et. Varaukset kertovat aiotusta osallistumisesta. Käytä vahvistettuja osallistumistietoja, jos niitä on saatavilla, ja raportoi selvittämättömät toteutumistiedot erikseen sen sijaan, että laskisit jokaisen varauksen käynniksi.
Entä jos sisäänkirjautumis- ja harjoituskertatiedot ovat ristiriidassa?
Tarkista, mitä kukin kirjaus kuvaa. Kuntosalikäynti ei välttämättä tarkoita osallistumista tiettyyn harjoituskertaan. Pyydä asianomaista työntekijää selvittämään ero ennen kuin muutat kumpaakaan kirjausta.
Kannattaako minun verrata tätä kuukautta viime kuukauteen?
Vain taustatekijät huomioiden. Harjoituspäivien eri määrät, sulkuajat ja aikataulumuutokset voivat vaikuttaa kokonaismääriin. Vertaa mahdollisuuksien mukaan vastaavia harjoituskertoja ja merkitse mahdolliset rajoitukset.
Mitä tietoja palvelusta NeroGym on saatavilla tarkastelua varten?
NeroGym tukee jäsenyyksiä, harjoituskertoja, sisäänkirjautumisia, asiakasportaaleja ja raportteja. Saatavuus riippuu käyttöönottokokoonpanosta. Varmista tiimiltä, mitkä toiminnot ovat käytettävissä omassa toiminnassasi ja miten henkilöstön tulee kirjata toimintaa.