1. Varmista alkuperäisen tilauksen tiedot ennen toimituksen kirjaamista
Aloita asiakkaan kanssa sovitusta tilauksesta, älä keräilylistasta tai kuljettajan muistikuvasta. Tarkista asiakastili, tilausviite, tuotekuvaukset, määrät ja yksiköt. Kymmenen laatikkoa ja kymmenen yksittäistä tuotetta tarkoittavat eri asioita, vaikka tuotekuvaus näyttäisi samalta.
Säilytä alkuperäiset määrät vertailukohtana. Jos asiakas muuttaa tilausta, erota muutos toimitusvajeesta: yhteisellä sopimuksella peruutettu tuote ei ole sama asia kuin vielä toimittamatta oleva tuote. Jos käytössä oleva kirjaus ei osoita tätä eroa selvästi, säilytä täydentävä kirjaus tiiminne sopiman käytännön mukaisesti.
- Etsi sovittu tilaus ja tarkista asiakkaan siihen myöhemmin tekemät muutokset.
- Varmista kunkin kyseessä olevan rivin mittayksikkö.
- Määritä, kuka ylläpitää tietoja toimittamatta olevista määristä toimituksen jälkeen.
2. Varmista, miten käytössä oleva asiakirjaprosessi toimii
NeroTrade tukee tukkukaupan työnkulkuja, kuten lähetyslistoja, yritysasiakastilejä, laskuja, tiliotteita, reittejä ja maksujen keräämistä. Varmista ennen prosessin valintaa, mitkä toiminnot ovat yrityksesi käytössä. Pelkästään näiden ominaisuuksien perusteella ei voi päätellä, säilyttääkö käytössä oleva kokoonpano tilauksen jäljellä olevan määrän, yhdistääkö se useita lähetyslistoja samaan tilaukseen tai siirtääkö se toimittamatta olevat määrät eteenpäin.
Käy todellinen prosessi läpi järjestelmäasetuksistanne vastaavan henkilön kanssa. Jos asiakirjoja voi linkittää toisiinsa, selvitä, miten viitteet pysyvät näkyvissä. Jos linkitys ei ole mahdollista, sovi hallitusta tavasta kirjata toimittamatta olevat tuotteet niin, että kirjauksessa mainitaan alkuperäinen tilaus ja kunkin toimituksen viite. Tavoitteena on jäljitettävyys, ei toinen tilaus, joka saatettaisiin vahingossa toimittaa uudelleen.
- Tarkista, miten alkuperäinen tilaus säilytetään ensimmäisen toimitusasiakirjan laatimisen jälkeen.
- Varmista, mihin jäljellä olevat määrät kirjataan ja missä niitä tarkastellaan.
- Määritä, miten korjaukset käsitellään niin, että tapahtumien kulku pysyy selkeänä.
3. Kirjaa perille saapuneet määrät, älä vain varastosta lähteneitä
Keräily, lähetys ja toimitus ovat erillisiä tapahtumia. Ajoneuvoon lastattu määrä ei välttämättä vastaa asiakkaan hyväksymää määrää. Kirjaa toteutunut lopputulos, mukaan lukien puuttuvat, hylätyt tai vaurioituneet tuotteet, sovitun menettelyn mukaisesti. Merkitse toimituspäivä ja asiakirjaviite selkeästi, jotta myöhemmät tiedustelut voidaan yhdistää oikeaan toimituskäyntiin.
Kuvitteellinen esimerkki: kahvila tilaa 12 laatikkoa mehua ja kahdeksan laatikkoa vettä tilauksella W1042. Ensimmäisessä toimituksessa hyväksytään yhdeksän laatikkoa mehua ja kaikki kahdeksan laatikkoa vettä. Alkuperäisen tilauksen määrät pysyvät ennallaan: 12 ja kahdeksan. Toimituskirjauksessa määrät ovat yhdeksän ja kahdeksan, ja avoimeksi jää kolme laatikkoa mehua. Älä pienennä alkuperäistä mehutilausta yhdeksään laatikkoon äläkä luo jäljellä oleville kolmelle laatikolle uutta, alkuperäiseen liittymätöntä tilausta.
- Vertaa hyväksyttyjä määriä lähetyskirjaukseen.
- Kirjaa mahdolliset poikkeamat ja niiden syyt, jos ne ovat tiedossa.
- Tarkista, että jokaisen tilausrivin tilattu määrä on kirjattu toimitetuksi, avoimeksi tai nimenomaisesti muutetuksi.
4. Määritä jäljellä oleville tuotteille selkeä seuraava toimenpide
Avoin määrä tarvitsee vastuuhenkilön ja päätöksen jatkotoimista. Kysy, haluaako asiakas jäljellä oleville tuotteille myöhemmän toimituksen, noudon vai peruutuksen. Uusi toimitus voi sopia asiakkaalle, mutta se on sovitettava yhteen reittitiimin kanssa. Nouto edellyttää selkeää luovutuskäytäntöä, ja peruutus on kirjattava nimenomaisena muutoksena sen sijaan, että avointa määrää muutetaan ilman selitystä.
Kuvitteellisessa esimerkissä kahvila suostuu vastaanottamaan jäljellä olevat kolme mehulaatikkoa myöhemmässä toimituksessa. Kirjaa sopimus ja määritä, kuka järjestää toimituksen. Myöhemmässä toimitusasiakirjassa on säilytettävä alkuperäisen tilauksen viite käytettävissä olevan työnkulun tai sovitun ristiviittauksen avulla. Kerro asiakkaalle, mitä on vielä toimittamatta ja mitä tapahtuu seuraavaksi, mutta älä lupaa vahvistamatonta toimituspäivää.
- Varmista asiakkaan toive kunkin avoimen tilausrivin osalta.
- Nimeä vastuuhenkilö seuraavan toimituksen tai noudon järjestämiseen.
- Tarkista avoimet määrät ennen jatkotoimituksen valmistelua.
5. Täsmäytä asiakirjat ennen jäljellä olevan määrän sulkemista
Pyydä taloushallintoa ennen laskun lähettämistä vahvistamaan, mitkä määrät ja viitteet laskun tulee kattaa sovittujen kaupallisten käytäntöjen mukaisesti. Älä oleta, että lähetyslistan laatiminen myös luo oikean laskun tai päivittää tiliotteen. Tarkista, miten käytössä oleva työnkulku todellisuudessa toimii, etenkin jos tilaus toimitetaan usealla käynnillä.
Onnistumisen voi todeta yksinkertaisella tarkistuksella: toisen tiimin jäsenen pitäisi pystyä selvittämään jokaisen määrän tilanne alkuperäisen tilauksen perusteella kysymättä kuljettajalta. Tilauksen W1042 kohdalla tämä tarkoittaa, että ensimmäinen yhdeksän mehulaatikon toimitus ja myöhempi kolmen laatikon toimitus löytyvät eikä jäljelle jää selittämätöntä avointa määrää. Testaa seuraavaksi yksi osatoimitusesimerkki omassa työnkulussasi ennen kuin sovellat sitä todellisiin tilauksiin.
- Yhdistä toimitusviitteet alkuperäiseen tilaukseen ja asianomaisiin laskukirjauksiin.
- Tarkista, ettei toimitettuja määriä ole laskettu kahteen kertaan.
- Sulje avoin määrä vasta, kun se on katettu toimituksella tai sovitulla muutoksella.
HYVÄ TIETÄÄ
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö alkuperäistä tilausta muuttaa vastaamaan osatoimitusta?
Ei pelkästään siksi, että tuotteita saapui vähemmän. Säilytä alkuperäinen tilattu määrä ja kirjaa toteutunut toimitus erikseen. Käsittele asiakkaan kanssa sovittu muutos erillisenä muutoksena.
Siirtääkö NeroTrade avoimet määrät automaattisesti eteenpäin?
Varmista tiimiltä, että tämä koskee käytössäsi olevaa kokoonpanoa. Lähetteiden ja laskujen tuki ei yksinään tarkoita, että avoimia tilauksia käsitellään automaattisesti.
Entä jos puute havaitaan asiakirjojen laatimisen jälkeen?
Noudata sovittua korjausmenettelyä, säilytä alkuperäinen viite ja kirjaa poikkeama. Ilmoita asiasta avoimen toimitusmäärän ylläpidosta vastaavalle henkilölle ja pyydä taloushallintoa tarkistamaan asiaan liittyvät asiakirjat.