Cobrament a recepció o a la cadira?
Un terminal a recepció ofereix al personal un únic lloc on comprovar l'import final del servei, afegir productes de venda al públic i concertar la propera cita. L'inconvenient és l'aglomeració: els clients que marxen poden compartir espai amb els que arriben, sobretot quan diversos tractaments de temporada més llargs s'acaben gairebé alhora.
Un terminal portàtil podria permetre que el client pagués al lloc de pentinat o a la llitera de tractament, si el dispositiu i la connexió triats admeten aquesta manera de treballar. Ara bé, cobrar fora de recepció requereix un traspàs clar de la informació perquè no es passi per alt cap compra de productes ni cap canvi de tractament. Pregunteu quines opcions de terminal s'adapten al vostre local, en lloc de donar per fet que tots els dispositius es poden utilitzar en moviment.
Comproveu la connexió allà on pagaran els clients
Comproveu la connexió proposada als punts reals de cobrament, no només al costat de l'encaminador. Una sala de tractaments al fons, una altra planta o un lloc de treball darrere d'una mampara poden tenir una connectivitat diferent de la de recepció. Confirmeu si el terminal proposat utilitza Wi-Fi, connectivitat mòbil o un altre tipus de connexió, i quins recursos complementaris necessita.
Abans del pic d'activitat de temporada, acordeu què ha de fer el personal si un pagament queda pendent o es perd la connexió. Comproveu l'estat de la transacció abans d'intentar un altre cobrament, seguint les indicacions del proveïdor. Tingueu a mà les dades de contacte del servei d'assistència i pregunteu quina informació necessitarà, sense registrar dades sensibles de les targetes.
- Feu una llista dels llocs on el personal preveu cobrar.
- Confirmeu amb l'equip les opcions de connectivitat compatibles i les necessitats de càrrega del terminal.
- Acordeu un procediment per derivar les incidències de transaccions amb un resultat no resolt.
Pla de cobrament de temporada d'un saló hipotètic
Exemple hipotètic: un saló de Hazel Grove programa dues cites de coloració i una manicura perquè acabin amb deu minuts de diferència una tarda de desembre de molta activitat. A recepció també cal donar la benvinguda als clients següents. La persona propietària es planteja mantenir tots els cobraments a recepció o bé sol·licitar un terminal portàtil compatible per disposar d’un punt de cobrament de reforç.
El saló tria recepció com a punt de cobrament habitual i designa un membre de l’equip de perruqueria per gestionar els cobraments de reforç quan calgui. Abans de cobrar, aquesta persona confirma amb recepció els tractaments realitzats i els productes de venda al públic. Després del pagament, comunica el resultat perquè quedi registrat a la fitxa de la cita. És un procediment del personal, no una integració de programari que es doni per feta.
- Assageu les sortides que coincideixen abans del període de més activitat.
- Comproveu que cada pagament completat correspon a una sola cita i a l’import total acordat.
- Reviseu el traspàs d’informació si el personal no pot saber si un client ja ha pagat.
Distingiu entre la confirmació del pagament i la liquidació
Un pagament amb targeta completat correctament i l’arribada dels diners al compte de l’empresa són etapes diferents. Pregunteu pels calendaris de liquidació, les hores límit, els caps de setmana i els festius bancaris, així com per les comissions de processament i qualsevol deducció que aparegui als informes. No planifiqueu els pagaments de temporada als proveïdors basant-vos en una data de liquidació suposada.
Decidiu qui compararà les transaccions completades amb els registres de liquidació i investigarà les diferències. Si el saló cobra bestretes, ven productes al públic o ofereix reemborsaments, pregunteu com apareixen aquestes transaccions als informes disponibles. Confirmeu el procediment admès per a cada cas en lloc de donar per fet que el terminal gestiona tot el saldo de la reserva.
Demaneu una configuració que s'adapti al vostre saló
Feu arribar a l’equip de NeroPay un breu resum de com s’organitzen les cites en els moments de més activitat, dels punts de cobrament i de les necessitats de traspàs d’informació entre el personal. Demaneu que us confirmin els dispositius adequats, la connectivitat, les modalitats d’assistència, els preus i les condicions de liquidació abans de comprometre-us.
Si també esteu revisant el programari de recepció, NeroPay ofereix NeroPOS/ePOS i NeroBooking. Amb un terminal de targetes de NeroPay que compleixi els requisits, es pot incloure el programari de NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking sense cap càrrec addicional de subscripció al programari. Continuen sent aplicables els costos del terminal, les comissions de processament de pagaments, els requisits d’accés i les condicions corresponents. Confirmeu per separat la disponibilitat dels productes i qualsevol integració necessària.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Un saló petit necessita més d’un terminal?
No necessàriament. Primer comproveu si les sortides simultànies provoquen retards. Un traspàs d’informació més clar entre el personal pot resoldre el problema; pregunteu per equips addicionals només quan el flux de treball ho justifiqui.
Podem cobrar fora de recepció?
Pot ser possible, segons el terminal admès i la connectivitat. Descriviu a l’equip els llocs on teniu previst cobrar i confirmeu-ne la idoneïtat abans de triar un dispositiu.
Com sabrem si el flux de treball està a punt?
Feu un assaig amb cites que acabin alhora. El resultat és satisfactori si el personal pot identificar l’import total correcte, confirmar el resultat del pagament i associar-lo a la cita sense intents duplicats ni traspassos d’informació poc clars.