1. Un article sembla incorrecte: confirmeu-ne primer la identitat
Comenceu per l’article del prestatge, no només pel seu nom. Descripcions semblants poden amagar diferències de mida, color o quantitat per paquet, o registres de producte antics. Compareu l’identificador del producte o de l’embalatge amb el registre utilitzat a caixa. Si feu servir codis de barres, comproveu quin article selecciona realment el codi escanejat.
NeroPOS ofereix gestió de productes i comandes, variants, controls relacionats amb l’estoc i circuits de recepció de mercaderia. Cal comprovar en la vostra instal·lació com s’apliquen aquests controls a un article o una variant concrets. No pressuposeu que dues variants comparteixen un saldo d’estoc, ni que cadascuna en té un de separat, sense confirmar-ne la configuració.
- Anoteu l’identificador, la descripció i la variant de l’article, així com la unitat que es recompta.
- Comproveu si hi ha registres de producte semblants o duplicats.
- Confirmeu si les quantitats es refereixen a articles individuals, paquets o una altra unitat.
2. El recompte no para de canviar: establiu un moment de tall clar
Un recompte fet mentre els clients compren i el personal desembala mercaderia rebuda pot ser exacte i, tot i així, no coincidir amb un registre de caixa posterior. Anoteu l’hora del recompte i identifiqueu qualsevol moviment entre aquell moment i el de la xifra registrada. Separar temporalment l’estoc recomptat pot ajudar, sempre que no dificulti l’accés segur ni l’atenció habitual als clients.
Torneu a comptar l’article de manera independent, incloent-hi els prestatges pertinents, les zones d’emmagatzematge i les existències reservades per a comandes. Manteniu les existències aptes per a la venda separades dels productes danyats i de les devolucions de clients pendents d’inspecció. La ubicació física indica on és un article; el seu estat indica si s’ha d’incloure en la quantitat que esteu comparant.
- Anoteu l’hora del recompte i l’hora a què correspon la xifra de la caixa.
- Torneu a comptar totes les ubicacions pertinents sense basar-vos en el primer resultat.
- Feu una llista de les vendes, els lliuraments i altres moviments entre les dues hores.
3. La diferència persisteix: reconstruïu l’historial de quantitats
Feu servir l’últim recompte fiable com a punt de partida. Sumeu les entrades d’existències confirmades, resteu les existències venudes o retirades per altres motius i reviseu les devolucions i els ajustos segons el que hagi passat físicament. Baseu-vos en els registres disponibles i no en la memòria. Que un lliurament arribi a la botiga no demostra que se n’hagi introduït correctament la quantitat, i un reemborsament no demostra que l’article hagi tornat a les existències aptes per a la venda.
Comproveu les transaccions pertinents una per una: identificador de l’article, quantitat, hora i estat. Quan hi hagi registres disponibles, cerqueu comandes cancel·lades, canvis, entrades duplicades i correccions. Les comandes de NeroWeb poden utilitzar el flux de preparació i lliurament existent, però això no implica que les existències s’actualitzin automàticament a tots els canals. Confirmeu quin esdeveniment de la comanda afecta les existències en la vostra configuració i eviteu comptar la mateixa comanda dues vegades.
- Compareu la documentació del lliurament amb la quantitat realment rebuda i registrada.
- Feu el seguiment de les vendes i les devolucions de l’article afectat durant el període investigat.
- Reviseu els ajustos manuals i els seus motius amb els registres disponibles.
4. Un dèficit de sis unitats: un exemple hipotètic
Exemple hipotètic: un comerciant compta 18 llibretes, mentre que el registre de caixa en mostra 24. L’identificador i la unitat de recompte coincideixen. El recompte verificat anterior era de 30, i el comerciant troba sis vendes posteriors. Això explica el saldo registrat de 24, però no el recompte físic de 18.
A continuació, el comerciant troba una nota que indica que es van retirar del prestatge sis llibretes danyades per l’aigua. Encara són en una caixa separada, pendents de ser eliminades, i no es va registrar l’ajust d’existències corresponent. Ara la diferència té una explicació: el registre de caixa i el recompte tractaven aquells sis articles de manera diferent.
Abans de canviar res, el comerciant comprova com s’han de registrar les existències danyades en la seva configuració. Un cop feta la correcció autoritzada, la comprovació observable que confirma que s’ha resolt és que tant el recompte d’existències aptes per a la venda com el registre corresponent mostren 18 en el mateix moment de tall, amb el motiu documentat. Un ajust de menys sis sense explicació hauria quadrat les xifres sense resoldre el problema del flux de treball.
5. Corregiu una causa coneguda o deriveu una diferència sense explicació al responsable corresponent
Si les proves identifiquen una entrada no registrada, una quantitat incorrecta o una retirada no registrada, demaneu a la persona responsable que revisi la correcció. Conserveu junts el recompte original, les referències que el justifiquen i el motiu. Eviteu eliminar o sobreescriure proves només per fer quadrar els totals. Després, torneu a revisar l’article afectat després del següent moviment habitual d’existències.
Si la causa continua sense quedar clara, deixeu de fer ajustos especulatius i demaneu a l’administrador del sistema o al vostre contacte de suport que ho investigui. Faciliteu l’identificador afectat, les quantitats esperades i observades, l’hora del recompte, les referències de comandes o d’entrades pertinents i les comprovacions ja fetes. En el cas de NeroPOS, demaneu a l’equip que confirmi els controls reals d’existències, el comportament de les comandes i les connexions admeses a la vostra instal·lació.
- Assigneu una persona perquè aprovi i documenti la correcció.
- Per escalar el cas, descriviu un exemple reproduïble en lloc d’una queixa general.
- Comproveu que el moviment d'estoc següent produeix el canvi de quantitat esperat.
BO A SABER
Preguntes freqüents
He d'ajustar la xifra d'estoc immediatament?
Conserveu les xifres originals i investigueu primer. Si cal una correcció urgent per poder continuar venent, registreu l'hora del recompte, el motiu i l'autorització perquè es pugui revisar igualment la diferència de fons.
Un reemborsament a un client sempre augmenta l'estoc?
No ho doneu per fet. Comproveu si l'article s'ha retornat físicament, si es pot vendre i com gestiona aquesta transacció la vostra instal·lació. Un reemborsament del pagament i una devolució a l'estoc són esdeveniments diferents.
Les comandes en línia actualitzaran automàticament tots els registres d'estoc?
Això depèn de la configuració real. Les comandes de NeroWeb poden utilitzar el flux de preparació i lliurament existent, però heu de confirmar on es manté l'estoc i quins esdeveniments el modifiquen abans de confiar en les quantitats entre canals.
Què he d'enviar al servei d'assistència?
Envieu l'identificador de l'article, les opcions, les quantitats, les marques de temps i les referències de les transaccions pertinents pel canal d'assistència acordat. Incloeu-hi les comprovacions que heu fet i eviteu compartir informació innecessària dels clients.