1. Prepareu les dades que donen context als registres
Manteniu una fitxa de referència amb el nom de l'empresa, qualsevol nom comercial, les dades de contacte i la persona responsable de les consultes comptables. Feu servir sempre les mateixes dades per identificar els registres. Si els documents antics fan servir un nom o una adreça diferents, deixeu-ne constància en lloc de modificar els originals.
A continuació, feu un inventari del que ja teniu: registres de vendes, factures de proveïdors, justificants de despeses, extractes de pagaments i qualsevol full de càlcul comptable existent. Anoteu on es desa cada conjunt i quines dates cobreix. Això ajuda la persona responsable de la comptabilitat a detectar mancances sense haver de buscar en diverses safates d'entrada.
- Creeu una única fitxa de referència amb les dades de l'empresa i la ubicació dels registres.
- Feu una llista separada dels documents que falten perquè no quedin oblidats durant la configuració.
2. Acordeu el punt de partida dels registres inicials
Trieu una data d'inici clara amb la persona responsable de la comptabilitat abans d'introduir un gran volum de registres pendents. Començar amb un període recent pot facilitar la gestió de la tasca inicial, mentre que incorporar registres més antics pot aportar més context. La contrapartida és que caldrà fer més comprovacions i hi haurà més risc de solapament amb la feina ja completada en altres llocs.
No doneu per fet que cada fila d'un full de càlcul o cada apunt d'un extracte hagi de convertir-se en un registre nou. Pregunteu a la persona responsable de la comptabilitat què s'ha de traslladar i com s'han de gestionar les partides pendents o els totals existents. Manteniu accessibles els documents originals antics, encara que quedin fora del període inicial acordat.
- Anoteu la data d'inici i l'abast acordats.
- Identifiqueu els registres que ja s'han introduït en un altre sistema.
- Manteniu les qüestions inicials pendents de resoldre en una llista de consultes compartida.
3. Organitzeu els ingressos, les despeses i els documents justificatius
Agrupeu els documents d'origen de manera que una persona que no els conegui els pugui seguir. Per a cada ingrés o despesa, procureu determinar la data, l'import, el client o proveïdor, el concepte i el document justificatiu, si està disponible. Manteniu intactes els fitxers originals i feu servir noms de fitxer coherents a les carpetes de documents.
Un registre de venda, un pagament d'un client i l'arribada de diners a un compte poden correspondre a etapes diferents d'una mateixa transacció. Tractar-los cadascun com un ingrés independent podria generar duplicitats. De la mateixa manera, un rebut i el pagament corresponent no són automàticament dues despeses. Consulteu amb la persona que us porta la comptabilitat com s'han de reflectir i comproveu les opcions pertinents al vostre compte actual de NeroBooks.
- Separeu els documents pendents d'aclariment dels que ja estan preparats per registrar-los.
- Marqueu els possibles duplicats en lloc d'eliminar-ne els justificants.
- Deixeu constància del que falta quan no es pugui trobar un rebut o una factura.
4. Decidiu qui introdueix les dades, les comprova i resol les consultes
Acordeu les responsabilitats abans de la primera revisió. Podeu recopilar els documents i explicar les compres mentre la persona que us porta la comptabilitat comprova com s'han organitzat els registres. També pot ser que aquesta persona s'encarregui del registre a partir dels documents que li faciliteu. Assumir més tasques pot reduir la feina de traspàs, però només si el procediment és coherent i està acordat.
Establiu una periodicitat de revisió adequada al volum d'activitat i trieu un lloc on conservar les preguntes pendents de resposta. Per a cada consulta, incloeu la referència del document, què cal aclarir i qui hi respondrà. Confirmeu les opcions d'accés o de compartició disponibles al vostre compte actual en lloc de donar per fet que la persona que us porta la comptabilitat ho pot veure tot.
- Designeu una persona responsable de la recopilació, el registre i la comprovació dels documents.
- Acordeu quan es revisaran les consultes i qui les respondrà.
- Confirmeu com es compartiran els registres i els informes.
5. Feu una prova amb un petit lot abans de continuar
Exemple hipotètic: una empresa de jardineria nova té sis factures de clients, quatre rebuts de compres i un extracte de pagaments de la primera setmana. La persona propietària recopila aquests documents, però detecta que un pagament d'un client apareix tant en un full de càlcul com a l'extracte. Marca la coincidència i pregunta a la persona que li porta la comptabilitat com s'ha de reflectir, en lloc de registrar tots dos com a ingressos nous.
Feu servir un lot igualment manejable per provar el vostre propi flux de treball. El criteri observable d'èxit és la traçabilitat: podeu seleccionar un apunt registrat, trobar-ne el document justificatiu i explicar-ne l'import sense haver de buscar en diversos llocs? Reviseu un informe disponible amb la persona que us porta la comptabilitat i investigueu les diferències sense explicació abans de processar la resta.
- Trieu un lot petit que contingui tant ingressos com despeses.
- Contrasteu cada apunt amb la documentació justificativa corresponent.
- Aclariu els apunts dubtosos i deixeu constància del procediment acordat per als lots futurs.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Necessito tots els rebuts antics abans de començar?
No necessàriament. Acordeu el període inicial amb la persona que us porta la comptabilitat, recopileu el que tingueu disponible i enumereu clarament els justificants que falten. No inventeu dades per omplir els buits.
He d'organitzar els registres pel meu compte o deixar-ho a la persona que em porta la comptabilitat?
Acordeu conjuntament el repartiment de tasques. Recopilar documents i explicar les transaccions és una preparació útil, encara que la persona que us porta la comptabilitat s'encarregui del registre i la revisió. Eviteu que totes dues persones registrin el mateix lot de manera independent.
Puc donar per fet que NeroBooks es connecta al meu banc o presenta declaracions?
No. Confirmeu les funcionalitats concretes del vostre compte actual. Planifiqueu la preparació a partir dels registres als quals podeu accedir, en lloc de donar per fet que disposeu d'una connexió bancària o d'una funció de presentació de declaracions.
Què he de fer després del lot de prova?
Demaneu al vostre comptable que revisi qualsevol dubte, confirmi el mètode de treball i acordi el lot següent. Manteniu el mateix sistema de nomenclatura i comprovació dels documents a mesura que avanceu.