Trieu segons les conseqüències, no només segons l’import
Una revisió que comenci pels imports més elevats és fàcil d’organitzar i pot ser útil quan hi ha un moviment important sense explicació. El seu punt feble és que l’import, per si sol, diu poc sobre la feina que cal fer. Una compra d’un import elevat amb una factura que hi concordi i una justificació empresarial clara pot requerir menys atenció que petits assentaments repetits que ningú no sap identificar.
Un enfocament basat en les conseqüències planteja què queda sense aclarir si s’ajorna un punt. Afecta diversos registres? Hi ha algú que espera una resposta abans d’actuar? Cada cop és més difícil obtenir una font útil d’informació justificativa? Feu servir aquestes preguntes per proposar prioritats i deixeu que la persona responsable de la comptabilitat n’ajusti l’ordre. Tracteu un moviment inusual com una qüestió que cal investigar, no com una prova d’un error.
Compareu els moviments sense explicar amb la documentació que falta
Té sentit prioritzar els moviments sense explicar quan l’equip no sap a què corresponen els diners, si dos assentaments fan referència a la mateixa operació o per què un import difereix del que consta al document justificatiu. Recopileu la data, l’import, la referència i els registres pertinents. Eviteu modificar un assentament simplement perquè sembli que les xifres quadren.
Un enfocament que prioritzi la documentació funciona millor quan es coneix l’activitat subjacent però la documentació justificativa és incompleta. L’inconvenient és que la persona responsable de la comptabilitat pot dedicar temps a identificar documents que el vostre equip podria haver obtingut. Separeu les tasques senzilles d’obtenció de documents de les qüestions que realment cal resoldre: una compra coneguda de la qual falta el justificant requereix fer gestions per obtenir-lo; un pagament desconegut sense una finalitat clara requereix una revisió.
- En el cas d’un moviment sense explicar, indiqueu què se sap i què queda per aclarir.
- En el cas de documentació que falta, especifiqueu quin document cal i qui el demanarà.
- Si es donen totes dues situacions, manteniu-les juntes com un únic punt de revisió en lloc de crear tasques que competeixin entre si.
Doneu prioritat a les qüestions que bloquegen altres tasques
De vegades, el millor element per revisar primer no és ni el moviment més important ni el rebut pendent més antic. És una pregunta la resposta de la qual determina com s'han de tractar diversos altres elements. Per exemple, pot ser que l'equip no sàpiga si un document d'un proveïdor substitueix una versió anterior o correspon a una compra diferent.
Prioritzar les preguntes en la revisió pot evitar haver de repetir feina, però les peticions vagues en redueixen l'eficiència. Substituïu «si us plau, reviseu els pagaments a proveïdors» per una pregunta precisa, les referències pertinents i la documentació justificativa que ja s'ha comprovat. El vostre equip pot explicar les operacions comercials i recopilar documents; les decisions comptables les ha de prendre el professional autoritzat. Si un termini real afecta la prioritat, indiqueu-lo i expliqueu-ne el motiu.
Un exemple hipotètic: tres punts que competeixen per rebre atenció
Un petit estudi de disseny té un pagament de sortida de £180 que no reconeix, una compra d'equipament de £1,400 amb factura i una explicació confirmada, i sis càrrecs de missatgeria sense els rebuts corresponents. L'equip reconeix els càrrecs de missatgeria. El pagament de sortida té una referència semblant a la d'una factura de proveïdor que també apareix en una altra part dels registres.
L'estudi proposa revisar primer l'element de £180 perquè no està clar a què correspon i podria estar relacionat amb un altre assentament. No el marca com a duplicat. Mentrestant, un membre de l'equip demana els rebuts de missatgeria, de manera que la recopilació de documentació justificativa continua sense esperar la persona responsable de la comptabilitat. La compra d'equipament queda disponible per a la revisió habitual, amb tots els justificants agrupats.
El criteri d'èxit és observable: la persona responsable de la comptabilitat pot localitzar els registres pertinents, entendre el dubte i identificar la consulta següent sense demanar a l'equip que reconstrueixi els fets. Si la documentació justificativa no resol el dubte sobre l'element de £180, aquest es manté obert amb una acció següent especificada, en lloc de marcar-lo com a completat.
Convertiu les prioritats en una llista de revisió pràctica
NeroBooks ofereix eines de comptabilitat per als registres empresarials, els ingressos, les despeses, els rebuts i els informes. Feu servir aquests registres com a base per preparar les preguntes i comproveu qualsevol funció específica al vostre compte actual abans de confiar-hi. No doneu per fet que el programari identifica automàticament les discrepàncies, assigna prioritats de revisió o aporta la documentació justificativa que falta.
Manteniu la llista de revisió prou curta perquè es pugui consultar d'un cop d'ull. Cada element ha d'explicar el dubte, indicar la documentació justificativa i distingir la tasca següent de l'equip de la decisió que correspon a la persona responsable de la comptabilitat. Demaneu a aquesta persona que confirmi o modifiqui l'ordre proposat abans que l'equip dediqui temps a posar en ordre registres de prioritat més baixa.
- Anoteu una referència, una data i un import quan sigui pertinent.
- Formuleu una pregunta clara i resumiu què s'ha comprovat fins ara.
- Identifiqueu els registres justificatius i qualsevol document que falti.
- Indiqueu qui és la persona responsable de l'acció següent.
- Després de la revisió, anoteu el resultat o la pregunta que queda pendent.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Hem de posar sempre primer l'element pendent de resoldre més antic?
L'antiguitat és important quan la documentació justificativa pot esdevenir més difícil de recuperar, però no ha de determinar tot l'ordre. Expliqueu quant de temps fa que l'element està obert i si afecta altres tasques.
Hem d’esperar fins que estiguin disponibles tots els rebuts?
No necessàriament. Compartiu una llista de revisió centrada en els punts clau, amb els documents que falten clarament identificats. El vostre equip pot continuar recopilant documentació justificativa mentre la persona responsable de la comptabilitat estudia les preguntes que ja disposen de prou context.
Podem corregir un assentament abans de consultar la persona responsable de la comptabilitat?
No feu suposicions per eliminar una discrepància aparent. Conserveu la documentació justificativa, expliqueu el problema i pregunteu al professional autoritzat com s'ha de tractar.