Προσαρμόστε το τερματικό στη διαδικασία του ραντεβού
Ο πάγκος υποδοχής προσφέρει στο προσωπικό ένα σταθερό σημείο για να επιβεβαιώνει την υπηρεσία, να εισπράττει την πληρωμή και να προσφέρει απόδειξη. Μπορεί όμως να δημιουργηθεί ουρά όταν πολλά ραντεβού ολοκληρώνονται ταυτόχρονα. Η μεταφορά του τερματικού στον πελάτη μπορεί να εξυπηρετεί υπηρεσίες που παρέχονται σε καθιστούς πελάτες ή σε ξεχωριστά δωμάτια, αλλά το προσωπικό εξακολουθεί να χρειάζεται έναν αξιόπιστο τρόπο σύνδεσης της πληρωμής με το σωστό ραντεβού.
Για επισκέψεις εκτός των εγκαταστάσεών σας, ρωτήστε ποιες φορητές συσκευές και επιλογές σύνδεσης είναι διαθέσιμες. Συγκρίνετε τις ανάγκες σε αυτονομία μπαταρίας, τους τρόπους μεταφοράς και τη δυνατότητα πρόσβασης στα αρχεία πληρωμών μετά την επίσκεψη. Η NeroPay προσφέρει τερματικά καρτών και υπηρεσίες πληρωμών· επιβεβαιώστε με την ομάδα τις υποστηριζόμενες συσκευές, τη διαθεσιμότητα και τους εμπορικούς όρους πριν επιλέξετε.
Δοκιμάστε τη συνδεσιμότητα εκεί όπου πραγματοποιούνται οι πληρωμές
Μην αξιολογείτε τη συνδεσιμότητα μόνο από τον χώρο υποδοχής. Ένα δωμάτιο θεραπειών στο πίσω μέρος, ένα στούντιο στον επάνω όροφο ή ο χώρος του πελάτη μπορεί να παρουσιάζουν διαφορετικές συνθήκες. Ρωτήστε αν το προτεινόμενο τερματικό χρησιμοποιεί Wi-Fi, δίκτυο κινητής τηλεφωνίας ή άλλη υποστηριζόμενη σύνδεση και τι συμβαίνει αν διακοπεί αυτή η σύνδεση.
Ζητήστε επίδειξη των διαθέσιμων ελέγχων κατάστασης συναλλαγής στην προτεινόμενη συσκευή. Το προσωπικό πρέπει να γνωρίζει πώς να εξακριβώνει αν ολοκληρώθηκε μια πληρωμή πριν ζητήσει από τον πελάτη να δοκιμάσει ξανά. Μη θεωρείτε δεδομένο ότι υποστηρίζεται η αποδοχή πληρωμών εκτός σύνδεσης ή η αυτόματη εναλλαγή μεταξύ συνδέσεων.
- Καταγράψτε όλα τα σημεία όπου σκοπεύετε να δέχεστε πληρωμές.
- Ελέγξτε την προτεινόμενη σύνδεση σε αυτά τα σημεία, όπου είναι πρακτικά εφικτό.
- Συμφωνήστε με ποιον πρέπει να επικοινωνεί το προσωπικό όταν η έκβαση μιας πληρωμής παραμένει ασαφής.
Κλείστε την ημέρα με βάση τα ραντεβού, όχι τη μνήμη σας
Ένα ραντεβού που έχει σημειωθεί ως ολοκληρωμένο δεν έχει απαραίτητα εξοφληθεί, ενώ το σύνολο του τερματικού από μόνο του δεν αρκεί για να εξηγήσει κάθε καταχώριση ραντεβού. Πριν από το κλείσιμο, συγκρίνετε τα ολοκληρωμένα ραντεβού με την καταγεγραμμένη έκβαση των πληρωμών τους. Διατηρείτε διακριτές τις καταγραφές για μετρητά, πληρωμές με κάρτα, προκαταβολές και ανεξόφλητα υπόλοιπα, εφόσον αυτά αφορούν την επιχείρησή σας.
Χρησιμοποιείτε ένα σταθερό αναγνωριστικό στα δικά σας αρχεία, ώστε ένας άλλος εξουσιοδοτημένος συνάδελφος να μπορεί να παρακολουθήσει την πορεία της συναλλαγής. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι τα αρχεία κρατήσεων και τερματικού συγχρονίζονται αυτόματα: ρωτήστε ποιες διασυνδέσεις υποστηρίζονται. Καταγράφετε τις εκκρεμότητες αντί να αλλάζετε ποσά απλώς για να συμφωνούν τα σύνολα.
- Ελέγξτε τα ολοκληρωμένα ραντεβού και τα αναμενόμενα υπόλοιπά τους.
- Συγκρίνετε τις καταγεγραμμένες πληρωμές με κάρτα με το διαθέσιμο αρχείο συναλλαγών του τερματικού.
- Ελέγξτε χωριστά τις επιστροφές χρημάτων, τις αποτυχημένες προσπάθειες και τις συναλλαγές με αβέβαιο αποτέλεσμα.
- Σημειώστε κάθε ανεξήγητη διαφορά, τον υπεύθυνο για τη διερεύνησή της και τον επόμενο έλεγχο.
Πρακτικό παράδειγμα: μια πληρωμή που λείπει από την καταχώριση του ραντεβού
Υποθετικό παράδειγμα: ένα κέντρο αισθητικής στο Prestwich ολοκληρώνει οκτώ ραντεβού. Ένας πελάτης οφείλει €45 μετά από προηγούμενη προκαταβολή €15 για μια υπηρεσία αξίας €60. Το αρχείο του τερματικού εμφανίζει μια επιτυχημένη πληρωμή €45, αλλά στο αρχείο του ραντεβού εξακολουθεί να εμφανίζεται ανεξόφλητο ποσό €45, επειδή το άτομο στην υποδοχή διέκοψε την καταχώριση για να ασχοληθεί με κάτι άλλο.
Κατά το κλείσιμο, ο υπεύθυνος ελέγχει το αναγνωριστικό του ραντεβού, το ποσό, την ώρα και τα διαθέσιμα στοιχεία της συναλλαγής πριν διορθώσει την εσωτερική καταχώριση. Δεν ζητά από τον πελάτη να πληρώσει ξανά απλώς επειδή η κράτηση εξακολουθεί να εμφανίζεται ως ανεξόφλητη. Η επιτυχία του ελέγχου είναι ορατή: για κάθε ολοκληρωμένο ραντεβού υπάρχει τεκμηριωμένη εικόνα πληρωμής και για κάθε διαφορά που παραμένει έχει καταγραφεί η επόμενη ενέργεια.
Ρωτήστε για την εκκαθάριση πριν συγκρίνετε προσφορές
Οι ημερήσιες εισπράξεις με κάρτα και το ποσό που κατατίθεται στον τραπεζικό σας λογαριασμό χρειάζονται χωριστή συμφωνία. Ρωτήστε για τον χρόνο διακανονισμού, τις καταληκτικές ώρες, τα Σαββατοκύριακα, τον τρόπο εμφάνισης των χρεώσεων και το πώς οι επιστροφές χρημάτων επηρεάζουν τα παρεχόμενα αρχεία. Επιβεβαιώστε ποιες αναφορές είναι διαθέσιμες αντί να θεωρείτε δεδομένο ότι το σημερινό σύνολο του τερματικού θα αντιστοιχεί στην αυριανή τραπεζική εγγραφή.
Αν χρειάζεστε επίσης λογισμικό κρατήσεων ή ταμείου, ρωτήστε για τις προϋποθέσεις ένταξης. Με ένα τερματικό καρτών NeroPay που πληροί τις προϋποθέσεις, το λογισμικό NeroPOS, NeroWeb και NeroBooking μπορεί να συμπεριληφθεί χωρίς πρόσθετη χρέωση συνδρομής λογισμικού. Εξακολουθούν να ισχύουν το κόστος του τερματικού, οι χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών, οι προϋποθέσεις ένταξης και οι σχετικοί όροι. Επιβεβαιώστε με την ομάδα την καταλληλότητα και τυχόν απαιτούμενες διασυνδέσεις.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ένα τερματικό να εξυπηρετεί την υποδοχή και τους χώρους θεραπειών;
Ενδεχομένως, ανάλογα με τη συσκευή, τη συνδεσιμότητα και την πρόσβαση του προσωπικού. Ελέγξτε αν η μετακίνησή του προκαλεί καθυστερήσεις όταν ολοκληρώνονται ταυτόχρονα ραντεβού και επιβεβαιώστε τις δυνατότητες της προτεινόμενης συσκευής.
Πρέπει να επαναλάβουμε μια πληρωμή αν το μήνυμα στην οθόνη δεν είναι σαφές;
Ελέγξτε πρώτα την κατάσταση της συναλλαγής ακολουθώντας τη διαδικασία που υποστηρίζει ο πάροχος. Αν το αποτέλεσμα παραμένει αβέβαιο, ακολουθήστε τη συμφωνημένη διαδικασία υποστήριξης αντί να θεωρήσετε ότι η πληρωμή απέτυχε.
Το κλείσιμο του τερματικού σημαίνει ότι έχει γίνει ο διακανονισμός των χρημάτων;
Μην το θεωρείτε δεδομένο. Επιβεβαιώστε τις διαδικασίες κλεισίματος και διακανονισμού του παρόχου και, στη συνέχεια, κάντε χωριστά τη συμφωνία των αρχείων συναλλαγών και των τραπεζικών πιστώσεων.