1. Εντοπίστε ποια απόδειξη φαίνεται λάθος
Ρωτήστε τον πελάτη ή τον συνάδελφο τι φαίνεται λάθος: μια άγνωστη ονομασία είδους, μια επιλογή που λείπει, μια μη αναμενόμενη ποσότητα, το ποσό ή η ίδια η εκτύπωση. Κρατήστε διαθέσιμη την αρχική απόδειξη. Μην τροποποιείτε μια κατά τα άλλα σωστή παραγγελία μόνο και μόνο για να μοιάζει η διατύπωσή της με εκείνη ενός άλλου εγγράφου.
Η απόδειξη παραγγελίας και το αποδεικτικό πληρωμής με κάρτα εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Η μία περιγράφει την αγορά, ενώ το άλλο καταγράφει πληροφορίες πληρωμής. Οι κωδικοί αναφοράς τους μπορεί να διαφέρουν, επομένως μην περιμένετε να ταιριάζουν όλα τα αναγνωριστικά. Χρησιμοποιήστε συνδυαστικά τα διαθέσιμα στοιχεία παραγγελίας, την ώρα, το ποσό και τις πληροφορίες συναλλαγής για να διαπιστώσετε αν αφορούν την ίδια αγορά.
- Βρείτε την αρχική παραγγελία χρησιμοποιώντας τα στοιχεία που είναι διαθέσιμα στο σύστημά σας.
- Επιβεβαιώστε με τον πελάτη την ημερομηνία, την κατά προσέγγιση ώρα και το ποσό.
- Καταγράψτε την ακριβή απόκλιση αντί να χαρακτηρίζετε ολόκληρη την απόδειξη ως λανθασμένη.
2. Συγκρίνετε ονομασίες ειδών, ποσότητες και επιλογές
Διαβάστε κάθε γραμμή της παραγγελίας παράλληλα με την απόδειξη. Ελέγξτε αν μια ονομασία είναι συντομευμένη, αν τα ίδια είδη έχουν ομαδοποιηθεί σε μία ποσότητα και αν κάποια επιλογή εμφανίζεται ξεχωριστά. Ένας πελάτης μπορεί να αναγνωρίζει την ετικέτα στο ράφι αλλά όχι τη διατύπωση που χρησιμοποιείται στην καταχώριση του προϊόντος. Αυτό είναι ζήτημα σαφήνειας και δεν αποτελεί αυτομάτως ένδειξη λανθασμένης πώλησης.
Το NeroPOS παρέχει διαχείριση προϊόντων και παραγγελιών, επιλογές, ελέγχους σχετικούς με το απόθεμα και ροές εργασίας για αποδείξεις. Ελέγξτε τις σχετικές καταχωρίσεις προϊόντων και επιλογών πριν αποφασίσετε τι θα αλλάξετε. Η εμφάνιση των αποδείξεων και οι υποστηριζόμενες μορφές εξόδου εξαρτώνται από την εγκατάσταση· μην θεωρείτε δεδομένο ότι είναι διαθέσιμο ένα συγκεκριμένο πεδίο ή μια ρύθμιση διάταξης.
- Συγκρίνετε κάθε είδος και ποσότητα, συμπεριλαμβανομένων των προϊόντων που εμφανίζονται περισσότερες από μία φορές.
- Ελέγξτε κάθε επιλεγμένη επιλογή σε σχέση με την καταχωρισμένη παραγγελία.
- Συγκρίνετε τα ποσά ανά γραμμή και το τελικό σύνολο, σημειώνοντας κάθε ανεξήγητη διαφορά.
3. Ξεχωρίστε τις πληροφορίες που λείπουν από ένα πρόβλημα εκτύπωσης
Μια καθαρά εκτυπωμένη απόδειξη με μη αναμενόμενη διατύπωση απαιτεί διαφορετική διερεύνηση από ένα αχνό κείμενο, μια κομμένη γραμμή ή μια μερικώς εκτυπωμένη σελίδα. Αν υπάρχει άλλη προβολή ή μορφή της απόδειξης, συγκρίνετέ τη με το έντυπο αντίγραφο. Αν λείπουν οι ίδιες πληροφορίες και από τα δύο, ξεκινήστε από τη ροή εργασίας της παραγγελίας και της απόδειξης, αντί να υποθέσετε ότι πρόκειται για βλάβη του εκτυπωτή.
Για αλλοιωμένες ή ελλιπείς εκτυπώσεις, ακολουθήστε τους ελέγχους που προβλέπει ο κατασκευαστής της συσκευής και την εγκεκριμένη διαδικασία του καταστήματός σας. Οι υποστηριζόμενες λειτουργίες εκτύπωσης, οι οθόνες κουζίνας και οι διασυνδέσεις εξαρτώνται από τη διαμόρφωση. Αποφεύγετε να αλλάζετε πολλές ρυθμίσεις ταυτόχρονα: μία ελεγχόμενη αλλαγή διευκολύνει τον εντοπισμό του τι βοήθησε και την αναίρεση μιας ανεπιτυχούς ρύθμισης.
- Σημειώστε αν το πρόβλημα αφορά τη διατύπωση, τη διάταξη ή την ποιότητα εκτύπωσης.
- Ελέγξτε το χαρτί στα προσβάσιμα σημεία και την κατάσταση της συσκευής, σύμφωνα με τις οδηγίες της.
- Αν υποστηρίζεται η επανεκτύπωση, κρατήστε το πρωτότυπο και επισημάνετε το νέο αντίγραφο ως αντίγραφο κατά την παράδοσή του.
4. Ελέγξτε τα στοιχεία πληρωμής χωρίς να εισπράξετε ξανά την πληρωμή
Μια απόδειξη με ασυνήθιστη εμφάνιση δεν αποτελεί, από μόνη της, ένδειξη ότι η πληρωμή απέτυχε. Αν η ανησυχία αφορά το ποσό που καταβλήθηκε ή το αν ολοκληρώθηκε η πληρωμή, ελέγξτε τη διαθέσιμη καταγραφή πληρωμής μέσω της εγκεκριμένης διαδικασίας σας. Μη ζητάτε από τον πελάτη να πληρώσει ξανά μόνο και μόνο επειδή μια περιγραφή είδους είναι άγνωστη ή μια απόδειξη είναι ελλιπής.
Υποθετικό παράδειγμα: ένας πελάτης αγοράζει δύο σάντουιτς, το ένα με ένα επιπλέον υλικό. Η παραγγελία καταγράφει και τα δύο σάντουιτς και το επιλεγμένο επιπλέον υλικό, αλλά η έντυπη απόδειξη χρησιμοποιεί μια συντομευμένη ονομασία προϊόντος και ο πελάτης δεν μπορεί να αναγνωρίσει την επιλογή του. Πρώτα συγκρίνετε την παραγγελία, τις ποσότητες και το σύνολο. Αν συμφωνούν και τα στοιχεία πληρωμής, διερευνήστε τη σαφήνεια της απόδειξης αντί να εισπράξετε άλλη πληρωμή. Αν το επιπλέον υλικό λείπει από την ίδια την παραγγελία, διερευνήστε την καταχώριση της παραγγελίας.
- Συγκρίνετε το ποσό της παραγγελίας με τα σχετικά στοιχεία πληρωμής.
- Όταν οι καταγραφές δεν συμφωνούν ή η κατάσταση είναι ασαφής, απευθυνθείτε στον αρμόδιο συνάδελφο ή στην ομάδα υποστήριξης πριν κάνετε κάποια αλλαγή που σχετίζεται με την πληρωμή.
5. Παραπέμψτε το ζήτημα με τεκμηρίωση και επαληθεύστε το αποτέλεσμα
Αν η αιτία παραμένει ασαφής, στείλτε στην υποστήριξη μια σύντομη περιγραφή του αναμενόμενου αποτελέσματος και του αποτελέσματος που εμφανίστηκε. Συμπεριλάβετε το αναγνωριστικό της παραγγελίας, την ώρα, τα είδη που επηρεάζονται και ένα δείγμα της απόδειξης μέσω εγκεκριμένου καναλιού. Δώστε στοιχεία της συσκευής αν το ζήτημα αφορά την εκτύπωση και αφαιρέστε τυχόν περιττά στοιχεία πελάτη ή πληρωμής.
Για μια παραγγελία NeroWeb, συμπεριλάβετε την πηγή της και εξηγήστε σε ποιο σημείο εμφανίζεται για πρώτη φορά η απόκλιση. Οι παραγγελίες NeroWeb μπορούν να χρησιμοποιούν την υπάρχουσα ροή διεκπεραίωσης, αλλά πρέπει να επιβεβαιωθούν η πραγματική διαδρομή και οι υποστηριζόμενες συσκευές. Μετά από μια συμφωνημένη διόρθωση, χρησιμοποιήστε μια εγκεκριμένη δοκιμή ή την επόμενη κατάλληλη παραγγελία για να συγκρίνετε την καταγραφή με την απόδειξη. Επιτυχία σημαίνει ότι τα είδη, οι ποσότητες, οι επιλογές και το σύνολο είναι σαφή και συνεπή και ότι έχει διευκρινιστεί οποιαδήποτε διαφορά στο αναγνωριστικό πληρωμής.
- Αναφέρετε αν επηρεάζεται μία παραγγελία ή περισσότερες.
- Καταγράψτε κάθε αλλαγή που έγινε και το αποτέλεσμα του επανελέγχου.
- Ενημερώστε με σαφήνεια την επόμενη βάρδια αν το ζήτημα παραμένει άλυτο.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Μια απόδειξη που φαίνεται λανθασμένη σημαίνει ότι ο πελάτης χρεώθηκε λάθος;
Όχι απαραίτητα. Ελέγξτε ξεχωριστά το ποσό της παραγγελίας και τα στοιχεία πληρωμής. Τα προβλήματα διατύπωσης ή εκτύπωσης από μόνα τους δεν αποδεικνύουν ότι η χρέωση ήταν λανθασμένη.
Πρέπει να αλλάξω αμέσως την ονομασία του προϊόντος;
Πρώτα επιβεβαιώστε από ποια καταγραφή προέρχεται η διατύπωση και αν η αλλαγή της θα μπορούσε να επηρεάσει άλλες ροές εργασίας. Ακολουθήστε την εγκεκριμένη διαδικασία σας και ελέγξτε μια επόμενη απόδειξη.
Τι πρέπει να πω στον πελάτη όσο κάνω τον έλεγχο;
Εξηγήστε το συγκεκριμένο ζήτημα: για παράδειγμα, ότι ελέγχετε μια συντομευμένη περιγραφή είδους σε αντιπαραβολή με την παραγγελία του. Αποφύγετε να δηλώσετε ότι μια πληρωμή απέτυχε, έως ότου τα στοιχεία τεκμηριώνουν αυτό το συμπέρασμα.