1. Συμφωνήστε τι συνιστά επιβεβαίωση πληρωμής
Μια παραγγελία καταγράφει τι θέλει να αγοράσει ένας πελάτης. Ένα αποτέλεσμα πληρωμής καταγράφει τι συνέβη σε μια προσπάθεια πληρωμής. Μια οθόνη ολοκλήρωσης αγοράς, ένας αριθμός παραγγελίας ή η αναφορά ενός πελάτη ότι πλήρωσε δεν θα πρέπει, από μόνα τους, να μεταφέρουν την παραγγελία σε κατάσταση επιβεβαιωμένης πληρωμής.
Πριν από την υλοποίηση, συμφωνήστε ποια εγγραφή πληρωμής και ποιο αποτέλεσμα θα χρησιμοποιεί η ομάδα σας ως αποδεικτικά στοιχεία. Επιβεβαιώστε τη σημασία των διαθέσιμων καταστάσεων με την ομάδα της υπηρεσίας πληρωμών, αντί να τη συμπεραίνετε από τις ονομασίες τους. Διαχωρίστε την επιβεβαίωση πληρωμής από τον διακανονισμό ή τη λογιστική συμφωνία: η απόδειξη ότι μια προσπάθεια ολοκληρώθηκε επιτυχώς δεν αποτελεί απαραίτητα απόδειξη ότι τα χρήματα έχουν φτάσει στον λογαριασμό του εμπόρου.
- Καταγράψτε τα αποδεικτικά στοιχεία που απαιτούνται για να επισημανθεί μια παραγγελία ως πληρωμένη.
- Ορίστε ξεχωριστές λειτουργικές καταστάσεις για την αναμονή αποτελέσματος, την επιβεβαιωμένη επιτυχία, την επιβεβαιωμένη αποτυχία και τις εκκρεμείς εξαιρέσεις.
- Συμφωνήστε αν η εκτέλεση της παραγγελίας αναστέλλεται όσο το αποτέλεσμα παραμένει ασαφές.
2. Δημιουργήστε ένα ιστορικό αναγνωριστικών αναφοράς για κάθε έμπορο
Ξεκινήστε από τον λογαριασμό εμπόρου, το αναγνωριστικό αναφοράς της παραγγελίας στην πλατφόρμα και το αναγνωριστικό αναφοράς της προσπάθειας πληρωμής. Μια παραγγελία μπορεί να έχει περισσότερες από μία προσπάθειες, επομένως μην αντικαθιστάτε την αρχική προσπάθεια όταν ένας πελάτης δοκιμάζει ξανά. Διατηρείτε επαρκές ιστορικό ώστε να εξηγείται ποιο αποτέλεσμα προκάλεσε μια αλλαγή στην κατάσταση της παραγγελίας.
Το NeroConnect εξυπηρετεί πλατφόρμες λογισμικού και POS και τους συνδεδεμένους λογαριασμούς εμπόρων τους. Ο σχεδιασμός της διασύνδεσης περιλαμβάνει την ένταξη, τον καθορισμό αρμοδιοτήτων, τα αναγνωριστικά αναφοράς πληρωμών, τα συμβάντα και τη συμφωνία. Επιβεβαιώστε ποιες πληροφορίες είναι διαθέσιμες μέσω της συμφωνημένης υλοποίησης· μη θεωρείτε δεδομένο τον αυτόματο συγχρονισμό. Ένα ποσό και μια κατά προσέγγιση ώρα μπορούν να βοηθήσουν στη διερεύνηση, αλλά δεν αποτελούν αξιόπιστη βάση για μοναδική αντιστοίχιση.
- Καταγράφετε τα στοιχεία του εμπόρου μαζί με κάθε σύνδεση παραγγελίας και πληρωμής.
- Διατηρείτε κάθε προσπάθεια ξεχωριστά αναγνωρίσιμη.
- Ελέγχετε τα αναγνωριστικά αναφοράς, το ποσό και το νόμισμα πριν αποδεχτείτε μια αντιστοίχιση.
3. Επεξεργαστείτε τα αποτελέσματα χωρίς να χάνετε την παρακολούθηση εκκρεμών παραγγελιών
Αποφασίστε πώς η πλατφόρμα σας θα λαμβάνει ή θα ελέγχει τα αποτελέσματα πληρωμών, χρησιμοποιώντας τις υποστηριζόμενες διαδικασίες που επιβεβαιώθηκαν κατά τον σχεδιασμό. Καθορίστε τι συμβαίνει όταν ένα αποτέλεσμα φτάνει αφού ο πελάτης έχει αποχωρήσει από τη διαδικασία ολοκλήρωσης αγοράς, φτάνει περισσότερες από μία φορές ή δεν μπορεί να συνδεθεί με βεβαιότητα. Αυτές είναι απαιτήσεις ροής εργασίας που πρέπει να συμφωνηθούν, όχι παραδοχές για ενσωματωμένες δυνατότητες.
Διατηρείτε μια λίστα εξαιρέσεων με υπεύθυνο, αιτία και χρόνο επόμενου ελέγχου. Ένα αποτέλεσμα που λείπει πρέπει να παραμένει σε εκκρεμότητα μέχρι να ελεγχθεί· ο αυτόματος χαρακτηρισμός του ως αποτυχίας θα μπορούσε να οδηγήσει σε περιττή δεύτερη πληρωμή. Αντίστοιχα, η αντιμετώπισή του ως επιτυχούς θα μπορούσε να οδηγήσει σε παράδοση αγαθών χωρίς επιβεβαίωση. Επιλέξτε ένα διάστημα επανελέγχου που ταιριάζει στη διαδικασία εκτέλεσης παραγγελιών του εμπόρου και διατυπώστε με σαφήνεια το μήνυμα αναμονής.
- Αντιστοιχίστε το αποτέλεσμα με τον έμπορο, την παραγγελία και την προσπάθεια πληρωμής που αφορά.
- Εφαρμόστε τον συμφωνημένο κανόνα κατάστασης, χωρίς να επαναλαμβάνετε την εκτέλεση της παραγγελίας όταν λαμβάνεται ξανά το ίδιο αποτέλεσμα.
- Παραπέμψτε για διερεύνηση τις εγγραφές που δεν αντιστοιχίζονται ή παρουσιάζουν ασυμφωνίες.
4. Εξετάστε βήμα προς βήμα ένα καθυστερημένο αποτέλεσμα πριν επιτρέψετε νέα προσπάθεια
Υποθετικό παράδειγμα: μια πλατφόρμα παραγγελιών φαγητού σε πακέτο δημιουργεί την παραγγελία T184 για £28. Ο πελάτης φτάνει στο τέλος της διαδικασίας ολοκλήρωσης αγοράς, αλλά η πλατφόρμα δεν διαθέτει επαληθευμένο αποτέλεσμα πληρωμής. Η παραγγελία παραμένει σε αναμονή επιβεβαίωσης και ο έμπορος βλέπει ότι η προετοιμασία έχει τεθεί σε αναμονή. Πρόκειται για παράδειγμα ροής εργασίας, όχι για περιγραφή μιας αυτόματης λειτουργίας του NeroConnect.
Ένας συνεργάτης της ομάδας λειτουργιών ελέγχει τη συμφωνημένη εγγραφή πληρωμής χρησιμοποιώντας τα αναγνωριστικά αναφοράς του εμπόρου και της προσπάθειας. Αν επαληθευτεί η επιτυχία, καταγράφει τα αποδεικτικά στοιχεία και επιτρέπει την εκτέλεση της παραγγελίας σύμφωνα με τους κανόνες του εμπόρου. Αν επαληθευτεί η αποτυχία, ακολουθεί τη συμφωνημένη διαδικασία επανάληψης. Αν το αποτέλεσμα παραμένει ασαφές, παραπέμπει το θέμα στους αρμόδιους αντί να ζητήσει από τον πελάτη να πληρώσει ξανά αμέσως. Κάθε επανάληψη αποκτά το δικό της αναγνωριστικό αναφοράς προσπάθειας.
- Ενημερώστε τον πελάτη: Η παραγγελία σας έχει καταγραφεί, αλλά η επιβεβαίωση της πληρωμής εξακολουθεί να ελέγχεται.
- Καταγράψτε ποιος έλεγξε το αποτέλεσμα και πότε.
- Αν εντοπιστούν πολλαπλές επιτυχείς προσπάθειες, ακολουθήστε τη συμφωνημένη διαδικασία του εμπόρου για τον έλεγχο διπλών πληρωμών.
5. Κλείστε τις εξαιρέσεις και επαληθεύστε ότι η ροή εργασίας λειτουργεί
Συμφωνήστε ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη σε κάθε μεταβίβαση: ο έμπορος χειρίζεται τις αποφάσεις εκτέλεσης παραγγελιών, η ομάδα λειτουργιών της πλατφόρμας διερευνά τις συνδέσεις με παραγγελίες και ο κατάλληλος υπεύθυνος επικοινωνίας της υπηρεσίας πληρωμών βοηθά στην επίλυση ζητημάτων σχετικά με τις εγγραφές πληρωμών. Επιβεβαιώστε τις αρμοδιότητες με όλους τους εμπλεκομένους. Οι συνεργάτες μπορούν να διαμορφώνουν τις υποστηριζόμενες ρυθμίσεις ορατότητας για τους εμπόρους· ελέγξτε ποιες ρυθμίσεις είναι διαθέσιμες και βεβαιωθείτε ότι το εμφανιζόμενο κείμενο αντιστοιχεί στην πραγματική λειτουργική κατάσταση.
Ο έλεγχος επιτυχίας βάσει παρατηρήσιμων στοιχείων είναι απλός: κάθε παραγγελία που έχει ελεγχθεί διαθέτει είτε ένα ανιχνεύσιμο αποτέλεσμα πληρωμής είτε έναν ονομαστικά καθορισμένο υπεύθυνο διαχείρισης της εξαίρεσης με ορισμένη επόμενη ενέργεια. Δοκιμάστε μια επιτυχή πληρωμή, μια αποτυχημένη προσπάθεια, ένα καθυστερημένο αποτέλεσμα και μια επανάληψη πριν βασιστείτε στη ροή εργασίας. Η επόμενη ενέργειά σας είναι να περάσετε μία παραγγελία σε εκκρεμότητα από αυτούς τους ελέγχους μαζί με τους υπεύθυνους επικοινωνίας σας για την πλατφόρμα και τις πληρωμές και, στη συνέχεια, να καταγράψετε τυχόν κενά.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί η επιβεβαίωση παραγγελίας να θεωρηθεί επιβεβαίωση πληρωμής;
Όχι από μόνη της. Επιβεβαιώνει ότι υπάρχει μια παραγγελία. Επισημάνετε την πληρωμή ως επιβεβαιωμένη μόνο όταν τα συμφωνημένα αποδεικτικά στοιχεία πληρωμής τεκμηριώνουν αυτό το αποτέλεσμα.
Τι πρέπει να γίνει αν ο πελάτης αναφέρει ότι έχει χρεωθεί;
Αναγνωρίστε την ανησυχία του και διερευνήστε την αρχική προσπάθεια. Μην απορρίπτετε την αναφορά του και μη ζητάτε νέα πληρωμή μόνο και μόνο επειδή η πλατφόρμα σας δεν διαθέτει αποτέλεσμα.
Πρέπει να ακυρώνεται κάθε παραγγελία που παραμένει σε εκκρεμότητα;
Όχι. Συμφωνήστε μια πολιτική αναμονής και επανελέγχου κατάλληλη για τη διαδικασία εκτέλεσης παραγγελιών. Δεν πρέπει να θεωρείται δεδομένο ότι η ακύρωση μιας παραγγελίας ακυρώνει ή αντιλογίζει και την πληρωμή.
Τι πρέπει να επιβεβαιώσουμε πριν από την υλοποίηση με το NeroConnect;
Επιβεβαιώστε με την ομάδα ποιες πληροφορίες πληρωμών υποστηρίζονται, τον χειρισμό συμβάντων, την αντιστοίχιση αναφορών, τις ρυθμίσεις ορατότητας για τους εμπόρους και τις αρμοδιότητες κλιμάκωσης. Η διαθεσιμότητα και οι λεπτομέρειες υλοποίησης πρέπει να ελεγχθούν.