Καθορίστε την περίοδο πριν συζητήσετε το υπόλοιπο
Ξεκινήστε με τον σωστό επαγγελματικό λογαριασμό του πελάτη και ένα σαφώς καθορισμένο εύρος ημερομηνιών. Εξηγήστε αν η κατάσταση εμφανίζει την κίνηση κατά τη συγκεκριμένη περίοδο ή όλες τις ανοιχτές εγγραφές κατά την ημερομηνία αποκοπής. Αυτές οι προβολές απαντούν σε διαφορετικά ερωτήματα: η προβολή περιόδου βοηθά στον έλεγχο της πρόσφατης κίνησης, ενώ η προβολή ανοιχτών εγγραφών βοηθά στον εντοπισμό όσων παραμένουν σε εκκρεμότητα.
Ελέγξτε πώς συνδέεται τυχόν αρχικό υπόλοιπο με προηγούμενες εγγραφές. Αν ένας πελάτης διαθέτει πολλά υποκαταστήματα ή λογαριασμούς αγορών, διευκρινίστε ποιον λογαριασμό καλύπτει η κατάσταση, αντί να θεωρείτε δεδομένο ότι το λογιστήριό του θα τον αναγνωρίσει. Μια κατάσταση που έχει συνταχθεί έως τις 30 Απριλίου δεν θα αποτυπώνει απαραίτητα μια πληρωμή που καταχωρίστηκε στις 1 Μαΐου· εξηγήστε αυτή τη χρονική διαφορά αντί να την αντιμετωπίζετε ως διαφωνία.
- Επιβεβαιώστε την ονομασία και τον κωδικό αναφοράς του λογαριασμού.
- Αναφέρετε την περίοδο, την ημερομηνία αποκοπής και τον τύπο της κατάστασης.
- Ελέγξτε το αρχικό υπόλοιπο σε αντιπαραβολή με τις προηγούμενες εγγραφές.
Χρησιμοποιήστε στοιχεία αναφοράς που βοηθούν τον πελάτη να βρει τα σχετικά αποδεικτικά
Για κάθε τιμολόγιο, χρησιμοποιείτε με συνέπεια τον καταχωρισμένο αριθμό και την ημερομηνία του. Όπου είναι σχετικό και διαθέσιμο, συμπεριλάβετε τον αριθμό αναφοράς της εντολής αγοράς του πελάτη ή του σχετικού δελτίου αποστολής. Μην υποκαθιστάτε το ένα έγγραφο με το άλλο: το δελτίο αποστολής βοηθά στον εντοπισμό μιας παράδοσης, ενώ το τιμολόγιο καταγράφει τη χρέωση. Ο πελάτης ενδέχεται να χρειαστεί και τα δύο για να διερευνήσει ένα ερώτημα.
Ελέγξτε τις καταχωρισμένες πληρωμές με βάση τις πληροφορίες που έχετε στη διάθεσή σας. Αν ένας πελάτης δηλώνει ότι έχει πληρώσει αλλά δεν μπορείτε ακόμη να αντιστοιχίσετε την πληρωμή, ζητήστε την ημερομηνία πληρωμής, το ποσό και τον κωδικό αναφοράς μέσω του συνήθους διαύλου επαγγελματικής επικοινωνίας σας. Περιγράψτε την ως πληρωμή που αναμένει αντιστοίχιση και όχι ως επιβεβαιωμένη προσαρμογή. Αποφύγετε να ζητάτε περιττές τραπεζικές πληροφορίες.
Διαχωρίστε την κατάσταση λογαριασμού από τα ερωτήματα
Διατηρήστε την κατάσταση λογαριασμού πιστή στα υποκείμενα στοιχεία του λογαριασμού. Καταγράψτε τα εκκρεμή ζητήματα σε ξεχωριστή λίστα ερωτημάτων ή σε συνοδευτικό μήνυμα, χρησιμοποιώντας τις ίδιες αναφορές. Για παράδειγμα, διαχωρίστε ένα τιμολόγιο που αμφισβητεί ο πελάτης από μια προσαρμογή που έχει πράγματι καταχωριστεί. Διαφορετικά, ένα αναθεωρημένο σύνολο που φαίνεται χρήσιμο μπορεί να εκληφθεί ως συμφωνημένο υπόλοιπο λογαριασμού.
Αυτός ο διαχωρισμός κάνει επίσης τη συζήτηση πιο χρήσιμη. Αντί να ζητάτε από τον πελάτη να εξηγήσει ολόκληρο το υπόλοιπο, θέστε μία συγκεκριμένη ερώτηση για κάθε θέμα: ποια παράδοση αμφισβητείται, ποιος κωδικός αναφοράς πληρωμής χρησιμοποιήθηκε ή ποιο έγγραφο λείπει; Ορίστε έναν υπεύθυνο εντός της επιχείρησης για κάθε ερώτημα και συμφωνήστε πότε θα ενημερωθεί ο πελάτης, χωρίς να υπόσχεστε κάποιο αποτέλεσμα πριν ολοκληρωθούν οι έλεγχοι.
- Καταγράψτε την αναφορά και την αντίστοιχη ερώτηση δίπλα της.
- Διευκρινίστε τι έχει επιβεβαιωθεί και τι χρειάζεται ακόμη έλεγχο.
- Καταγράψτε ποιος θα διερευνήσει το θέμα και την ημερομηνία της επόμενης επικοινωνίας.
Υποθετικό παράδειγμα: αντικαταστήστε ένα ασαφές σύνολο με μια σαφή συζήτηση
Πριν: ένας προμηθευτής στέλνει email σε έναν πελάτη: «Το υπόλοιπό σας για τον Απρίλιο είναι £1,240. Παρακαλούμε μεριμνήστε για την εξόφλησή του.» Ο πελάτης απαντά ότι έχει ήδη πληρώσει £400 και ότι σε μία παράδοση υπήρχε έλλειμμα. Κανένα μήνυμα δεν προσδιορίζει το σχετικό τιμολόγιο, την ημερομηνία πληρωμής ή το δελτίο αποστολής, οπότε η συζήτηση δεν προχωρά.
Μετά: ο προμηθευτής στέλνει την κατάσταση για τον λογαριασμό T104, η οποία καλύπτει το διάστημα 1–30 Απριλίου, και γράφει: «Το καταχωρισμένο τελικό υπόλοιπο στις 30 Απριλίου είναι £1,240. Μας έχετε ενημερώσει για μια πληρωμή £400 που έγινε στις 1 Μαΐου· παρακαλούμε επιβεβαιώστε τον κωδικό αναφοράς της, ώστε να μπορέσουμε να την αντιστοιχίσουμε. Το ερώτημά σας για την ποσότητα αφορά το τιμολόγιο INV-218 και το δελτίο αποστολής DN-206. Το ελέγχουμε ξεχωριστά· δεν έχει καταχωριστεί ακόμη καμία προσαρμογή.»
Στη συνέχεια, το συνοδευτικό μήνυμα κατονομάζει τον υπεύθυνο επικοινωνίας του προμηθευτή και προτείνει ημερομηνία ενημέρωσης. Δεν παρουσιάζει το ποσό £840 ως συμφωνημένο υπόλοιπο απλώς και μόνο επειδή ο πελάτης ανέφερε μια πληρωμή. Η επιτυχία είναι εμφανής: ο πελάτης μπορεί να εντοπίσει τα ακριβή έγγραφα, να δώσει τον κωδικό αναφοράς που λείπει και να κατανοήσει ποιο ζήτημα παραμένει υπό εξέταση.
Ελέγξτε την παράδοση των στοιχείων και, στη συνέχεια, στείλτε μια στοχευμένη επόμενη ενέργεια
Πριν από την αποστολή, ζητήστε από έναν συνάδελφο να ακολουθήσει τη διαδρομή ενός τιμολογίου από την κατάσταση λογαριασμού έως τα δικαιολογητικά του. Μπορεί να αναγνωρίσει τον λογαριασμό, να κατανοήσει την ημερομηνία αποκοπής και να βρει το σχετικό ερώτημα χωρίς να χρειαστεί να του το εξηγήσετε; Αν όχι, βελτιώστε τις αναφορές ή το συνοδευτικό μήνυμα. Στείλτε την κατάσταση στον κατάλληλο υπεύθυνο επικοινωνίας του πελάτη, μέσω του συνήθους συμφωνημένου καναλιού σας.
Το NeroTrade υποστηρίζει ροές εργασίας χονδρικής, όπως δελτία αποστολής, εμπορικούς λογαριασμούς, τιμολόγια, καταστάσεις λογαριασμού, δρομολόγια και εισπράξεις. Επιβεβαιώστε ποιες λειτουργίες είναι ενεργοποιημένες για τον λογαριασμό εμπόρου σας πριν αποφασίσετε πώς θα προετοιμάσετε ή θα ανακτήσετε τα αρχεία. Όποια ροή εργασίας κι αν χρησιμοποιείτε, το επόμενο βήμα σας είναι το ίδιο: ελέγξτε μία κατάσταση λογαριασμού πελάτη, διευκρινίστε τις ασαφείς αναφορές και ζητήστε μόνο τις πληροφορίες που χρειάζονται για να προχωρήσει κάθε εκκρεμές ερώτημα.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει ένα αμφισβητούμενο τιμολόγιο να αφαιρείται από την κατάσταση λογαριασμού;
Μην το αφαιρείτε απλώς για να διευκολύνετε τη συζήτηση. Διατηρήστε την κατάσταση λογαριασμού συνεπή με τις καταχωρισμένες εγγραφές και εξηγήστε την αμφισβήτηση ξεχωριστά. Αποτυπώστε οποιαδήποτε προσαρμογή αφού ελεγχθεί και καταχωριστεί.
Τι γίνεται αν μια πληρωμή λήφθηκε μετά την ημερομηνία αποκοπής;
Εξηγήστε ότι η κατάσταση λογαριασμού αποτυπώνει τις εγγραφές κατά την ημερομηνία αποκοπής της. Μόλις η μεταγενέστερη πληρωμή επιβεβαιωθεί και αντιστοιχιστεί, παρέχετε ενημερωμένη εικόνα όπου χρειάζεται, διαχωρίζοντάς την σαφώς από την αρχική κατάσταση.
Πρέπει να επισυνάπτω κάθε δελτίο αποστολής;
Όχι απαραίτητα. Ξεκινήστε με σαφείς αναφορές και παρέχετε δικαιολογητικά όταν βοηθούν να απαντηθεί ένα συγκεκριμένο ερώτημα. Πριν από την αποστολή, ελέγξτε ότι τα συνημμένα αφορούν τον σωστό λογαριασμό πελάτη.