Ξεκινήστε από τους περιορισμούς των πελατών, όχι από τον χάρτη
Ρωτήστε τους πελάτες πότε θα είναι διαθέσιμο το αρμόδιο άτομο, αντί να βασίζεστε στο γενικό ωράριο λειτουργίας. Ένα κατάστημα μπορεί να ανοίγει νωρίς, ενώ ο υπεύθυνος λογαριασμού να φτάνει αργότερα. Μια παραλαβή εμπορευμάτων μπορεί να απαιτεί τη συνδρομή υπαλλήλου της αποθήκης, προσβάσιμο χώρο φόρτωσης και είδη έτοιμα για μεταφορά. Επιβεβαιώστε αν το αναφερόμενο χρονικό περιθώριο αφορά την άφιξη ή την ολοκλήρωση της εργασίας.
Ορίστε σαφή σκοπό και αναφορά για κάθε στάση. Διαχωρίστε την παραλαβή επιστρεφόμενων αποθεμάτων από τη συζήτηση για ένα τιμολόγιο ή την είσπραξη μιας συμφωνημένης πληρωμής: απαιτούν διαφορετική προετοιμασία και ενδέχεται να χρειάζονται διαφορετικό χρόνο. Αποφύγετε την καταχώριση περιττών στοιχείων λογαριασμού στο φύλλο δρομολογίου του οδηγού· συμπεριλάβετε μόνο όσα χρειάζεται το άτομο που θα εκτελέσει την εργασία στη στάση.
- Καταγράψτε το συμφωνημένο χρονικό περιθώριο, το όνομα του υπευθύνου επικοινωνίας και τον αριθμό τηλεφώνου του.
- Επιβεβαιώστε την είσοδο, τους περιορισμούς φόρτωσης και αν τα εμπορεύματα είναι έτοιμα για παραλαβή.
- Εκτιμήστε τον χρόνο παραμονής στον χώρο, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων και της συμπλήρωσης εγγράφων.
Αναθέστε διακριτές αρμοδιότητες στον υπεύθυνο σχεδιασμού, στον οδηγό και στο γραφείο
Ο υπεύθυνος σχεδιασμού της διαδρομής θα πρέπει να έχει την ευθύνη για τη σειρά των στάσεων και να επιβεβαιώνει ότι οι δεσμεύσεις μπορούν να τηρηθούν εντός της διαθέσιμης βάρδιας. Ο υπεύθυνος αποθήκης θα πρέπει να ελέγχει τις ανάγκες χώρου και χειρισμού όταν πρόκειται για εμπορεύματα. Ο οδηγός θα πρέπει να εξετάζει τα πρακτικά ζητήματα πρόσβασης πριν από την αναχώρηση, αντί να τα ανακαλύπτει στην πρώτη είσοδο με περιορισμούς.
Αναθέστε σε έναν συνάδελφο στο γραφείο την ευθύνη για την ενημέρωση των πελατών και τη λήψη αποφάσεων κατά τη διάρκεια του δρομολογίου. Συμφωνήστε ποιος μπορεί να εγκρίνει την αλλαγή χρονικού περιθωρίου, την παράλειψη μιας στάσης ή μια επαναληπτική επίσκεψη. Ακόμη και αν ένα άτομο καλύπτει πολλούς ρόλους, ορίστε ρητά τις αρμοδιότητες. Οι πελάτες θα πρέπει να γνωρίζουν με ποιον να επικοινωνήσουν αν αλλάξει η διαθεσιμότητά τους.
- Ορίστε το άτομο που εγκρίνει τη διαδρομή πριν από την αναχώρηση.
- Συμφωνήστε πώς θα αναφέρει ο οδηγός τις καθυστερήσεις, αφού σταθμεύσει με ασφάλεια.
- Ορίστε ποιος επιβεβαιώνει με τους πελάτες τις αναθεωρημένες διευθετήσεις.
Ισορροπήστε τον χρόνο μετακίνησης με τον χρόνο εξυπηρέτησης και τη διαθέσιμη χωρητικότητα
Προγραμματίστε πρώτα τα ραντεβού με αυστηρά καθορισμένη ώρα και έπειτα εντάξτε γύρω τους τις στάσεις με ευέλικτο ωράριο. Μια συντομότερη διαδρομή μπορεί να αποτύχει αν ο οδηγός φτάσει σε κάποιον πελάτη όταν εκείνος δεν είναι διαθέσιμος. Αντίστοιχα, η τήρηση όλων των προτιμώμενων χρονικών διαστημάτων μπορεί να απαιτεί δεύτερο δρομολόγιο. Εξηγήστε αυτόν τον συμβιβασμό πριν υποσχεθείτε μια ώρα που η ομάδα σας δεν μπορεί να τηρήσει με αξιοπιστία.
Υπολογίστε χρόνο για στάθμευση, φόρτωση, έλεγχο ποσοτήτων και επίλυση αποκλίσεων, όχι μόνο για οδήγηση. Αν το όχημα πραγματοποιεί και παραδόσεις, εξετάστε πώς οι παραλαβές αλλάζουν το φορτίο και την πρόσβαση στις υπόλοιπες παραγγελίες. Αφήστε λίγο μη προγραμματισμένο χρόνο, αντί να θεωρείτε ότι κάθε λεπτό είναι διαθέσιμο για άλλη μία στάση.
- Διαχωρίστε τα αυστηρά καθορισμένα χρονικά διαστήματα από τις προτιμήσεις που μπορούν να προσαρμόσουν οι πελάτες.
- Ελέγχετε το φορτίο μετά από κάθε παραλαβή εμπορευμάτων, όχι μόνο κατά την αναχώρηση.
- Μεταφέρετε μια στάση σε άλλο δρομολόγιο αν δεν αφήνει ρεαλιστικό περιθώριο για καθυστερήσεις.
Δοκιμάστε το σχέδιο με ένα σενάριο καθυστέρησης σε στάση
Υποθετικό παράδειγμα: ένας χονδρέμπορος προγραμματίζει τρεις στάσεις. Μια καφετέρια χρειάζεται παραλαβή επιστρεφόμενων κιβωτίων μεταξύ 9 και 10 π.μ. Ο υπεύθυνος λογαριασμού ενός καταστήματος λιανικής είναι διαθέσιμος μετά τις 10.30 π.μ. για προγραμματισμένη είσπραξη οφειλής. Μια επιχείρηση τροφοδοσίας μπορεί να διαθέσει τα επιστρεφόμενα εμπορεύματα από τις 11 π.μ. έως το μεσημέρι. Ο υπεύθυνος προγραμματισμού ελέγχει τον χώρο για τα κιβώτια, επιβεβαιώνει κάθε εργασία και αφήνει χρονικά περιθώρια μεταξύ των ραντεβού.
Τώρα δοκιμάστε ένα σενάριο καθυστέρησης: τα κιβώτια της καφετέριας δεν είναι έτοιμα, προσθέτοντας 25 λεπτά. Ο οδηγός το αναφέρει με ασφάλεια· το γραφείο ελέγχει αν το κατάστημα λιανικής μπορεί να δεχτεί επίσκεψη αργότερα, χωρίς να τεθεί σε κίνδυνο το χρονικό περιθώριο της επιχείρησης τροφοδοσίας. Αν αυτό δεν είναι εφικτό, το γραφείο συμφωνεί ξεχωριστή επίσκεψη στο κατάστημα λιανικής, αντί να ζητήσει από τον οδηγό να βιαστεί ή να φτάσει απροειδοποίητα.
- Υπολογίστε εκ νέου τις υπόλοιπες στάσεις λαμβάνοντας υπόψη την καθυστέρηση.
- Εντοπίστε την πρώτη δέσμευση προς πελάτη που δεν θα μπορούσε πλέον να τηρηθεί.
- Πριν από την αναχώρηση, επιβεβαιώστε ποιος είναι υπεύθυνος για το εναλλακτικό σχέδιο και ποιος θα επικοινωνήσει με τον πελάτη.
Ολοκληρώστε το δρομολόγιο με καταγραφές που επιτρέπουν στο γραφείο να συμφωνήσει τα στοιχεία
Το NeroTrade υποστηρίζει ροές εργασίας χονδρικής, όπως δελτία αποστολής, λογαριασμούς εμπορικών πελατών, τιμολόγια, καταστάσεις λογαριασμών, δρομολόγια και παραλαβές ή εισπράξεις. Επιβεβαιώστε ποιες λειτουργίες είναι ενεργοποιημένες για την επιχείρησή σας και πώς πρέπει να τις χρησιμοποιεί η ομάδα σας. Διαμορφώστε τη διαδικασία εργασίας με βάση αυτές τις επιβεβαιωμένες δυνατότητες· μην θεωρείτε δεδομένη την αυτόματη βελτιστοποίηση διαδρομών ή τη σύνδεση με άλλα συστήματα.
Μετά το δρομολόγιο, συγκρίνετε τις προγραμματισμένες με τις πραγματικές ώρες άφιξης, καταγράψτε τις εργασίες που ολοκληρώθηκαν και όσες δεν έγιναν και διευθετήστε τις αποκλίσεις βάσει του σχετικού κωδικού αναφοράς του πελάτη. Ένα επαληθεύσιμο κριτήριο επιτυχίας είναι κάθε στάση να έχει σαφές αποτέλεσμα, κάθε εκκρεμής ενέργεια να έχει υπεύθυνο και το γραφείο να μπορεί να καταλάβει τι συνέβη χωρίς να ζητήσει από τον οδηγό να ανασυνθέσει την ημέρα.
- Καταγράψτε γιατί μια στάση διήρκεσε περισσότερο ή δεν μπόρεσε να ολοκληρωθεί.
- Καταγράφετε χωριστά τα αποτελέσματα των παραλαβών εμπορευμάτων και τα αποτελέσματα των εισπράξεων οφειλών.
- Αξιοποιήστε τις επαναλαμβανόμενες καθυστερήσεις για να αναθεωρήσετε τα χρονικά περιθώρια του επόμενου δρομολογίου.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να επιλέγουμε πάντα τη συντομότερη διαδρομή;
Όχι. Η διαθεσιμότητα των πελατών, η πρόσβαση για φόρτωση και ο χρόνος παραμονής σε κάθε σημείο μπορεί να κάνουν μια ελαφρώς μεγαλύτερη διαδρομή πιο πρακτική. Συγκρίνετε τον συνολικό χρόνο εργασίας, όχι μόνο τα χιλιόμετρα.
Τι γίνεται αν ένας πελάτης δεν μπορεί να επιβεβαιώσει χρονικό διάστημα παραλαβής;
Θεωρήστε τη στάση προσωρινή. Συμφωνήστε μια προθεσμία επιβεβαίωσης και εξηγήστε ότι, χωρίς επιβεβαίωση, ενδέχεται να χρειαστεί να μεταφερθεί σε άλλο δρομολόγιο.
Μπορούμε να συνδυάζουμε παραδόσεις και παραλαβές;
Ναι, εφόσον το επιτρέπουν τα ωράρια, ο διαθέσιμος χώρος στο όχημα και οι συνθήκες διαχείρισης των εμπορευμάτων. Ελέγχετε πώς τα εμπορεύματα που παραλαμβάνονται επηρεάζουν το υπόλοιπο φορτίο και καταγράφετε με σαφήνεια κάθε εργασία.
Το NeroTrade βελτιστοποιεί αυτόματα τη διαδρομή;
Μην θεωρείτε δεδομένη την αυτόματη βελτιστοποίηση. Το NeroTrade υποστηρίζει διαδρομές και παραλαβές, αλλά θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ποιες λειτουργίες είναι ενεργοποιημένες για την επιχείρησή σας και να διατηρείτε σαφή την ευθύνη του προγραμματισμού.