1. Αποφασίστε ποιες παραγγελίες χρειάζονται αίτημα πληρωμής
Ξεκινήστε με μία σαφώς καθορισμένη χρήση, όπως παραγγελίες για παραλαβή από το κατάστημα που συμφωνούνται τηλεφωνικά. Αποφύγετε την ταυτόχρονη εισαγωγή πολλών διαφορετικών διαδικασιών. Το προσωπικό πρέπει να γνωρίζει πότε να ζητά ολόκληρο το ποσό, πότε να ζητά την έγκριση υπευθύνου και πότε ο πελάτης πρέπει να πληρώνει με άλλον συμφωνημένο τρόπο.
Ορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε μέρος της διαδικασίας. Το άτομο που λαμβάνει την παραγγελία μπορεί να προετοιμάζει το αίτημα, ενώ ένας υπεύθυνος ελέγχει το ποσό. Σε ώρες αιχμής, αυτός ο καταμερισμός λειτουργεί μόνο εάν και τα δύο άτομα χρησιμοποιούν την ίδια καταχώριση παραγγελίας. Πριν προχωρήσετε, ζητήστε από την NeroPay να επιβεβαιώσει τη διαθεσιμότητα των συνδέσμων πληρωμής, τις απαιτήσεις ρύθμισης, τις χρεώσεις και τους ισχύοντες όρους.
- Καταγράψτε τον πρώτο τύπο παραγγελίας που θα δέχεστε μέσω αυτής της διαδικασίας.
- Ορίστε το άτομο που είναι υπεύθυνο για την αποστολή αιτημάτων και το άτομο που το αντικαθιστά σε περίπτωση απουσίας.
2. Δημιουργήστε μια αξιόπιστη σύνδεση μεταξύ πληρωμής και παραγγελίας
Δώστε σε κάθε παραγγελία έναν κωδικό αναφοράς πριν προετοιμάσετε το αίτημα πληρωμής. Χρησιμοποιήστε μια μορφή που το προσωπικό μπορεί εύκολα να διαβάσει στον πελάτη και να διακρίνει από άλλες παραγγελίες της ίδιας ημέρας. Διατηρείτε αυτόν τον κωδικό αναφοράς μαζί με τα συμφωνημένα είδη, τις ποσότητες, τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη και την ώρα παραλαβής στο αρχείο παραγγελιών του εστιατορίου σας.
Ρωτήστε ποια πεδία κωδικού αναφοράς ή περιγραφής είναι διαθέσιμα στην υπηρεσία πληρωμών και τι θα βλέπουν οι πελάτες. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι ένα αίτημα ενημερώνει αυτόματα την ταμειακή σας μηχανή ή το σύστημα παραγγελιών σας. Εάν το προσωπικό πρέπει να αντιστοιχίζει τις πληρωμές χειροκίνητα, καταγράψτε αυτή τη διαδικασία παράδοσης αρμοδιοτήτων και χρησιμοποιείτε σταθερά τον ίδιο κωδικό αναφοράς. Περιορίστε τις περιγραφές πληρωμών στα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την ταυτοποίηση της παραγγελίας.
- Διαβάστε τον κωδικό αναφοράς της παραγγελίας στον πελάτη για επιβεβαίωση.
- Ελέγξτε πώς θα βρίσκει το προσωπικό την αντίστοιχη εγγραφή πληρωμής.
- Επιβεβαιώστε αν η αντιστοίχιση γίνεται χειροκίνητα ή υποστηρίζεται από κάποια διαθέσιμη λειτουργία.
3. Εξηγήστε το συνολικό ποσό πριν κοινοποιήσετε τον σύνδεσμο
Επαναλάβετε την παραγγελία στον πελάτη και αναφέρετε το ακριβές ποσό που ζητείται. Εξηγήστε αν καλύπτει ολόκληρη την παραγγελία ή μόνο ένα συμφωνημένο μέρος της και διευκρινίστε τυχόν υπόλοιπο προς εξόφληση. Αν ισχύει χρέωση παράδοσης ή άλλη χρέωση, διευκρινίστε το πριν συμφωνήσει ο πελάτης. Μην αφήνετε τους πελάτες να προσπαθούν να καταλάβουν γιατί το ποσό του αιτήματος διαφέρει από το σύνολο βάσει του μενού.
Ετοιμάστε ένα σύντομο συνοδευτικό μήνυμα με το όνομα του εστιατορίου, τον κωδικό αναφοράς της παραγγελίας, το ποσό, τον σκοπό της πληρωμής και τις συμφωνημένες λεπτομέρειες παραλαβής. Εξηγήστε πώς μπορεί ο πελάτης να επικοινωνήσει μαζί σας αν κάτι φαίνεται λανθασμένο. Επιβεβαιώστε τον προβλεπόμενο παραλήπτη και τα στοιχεία επικοινωνίας πριν από την αποστολή· ακόμη και ένα αίτημα με σωστά υπολογισμένο ποσό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση αν φτάσει σε λάθος άτομο.
- Συγκρίνετε το ζητούμενο ποσό με το τελικό συμφωνημένο σύνολο της παραγγελίας.
- Ελέγξτε τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη.
- Εξετάστε το μήνυμα από την οπτική γωνία του πελάτη.
4. Δοκιμάστε την πλήρη διαδικασία παράδοσης αρμοδιοτήτων για μια παραγγελία
Υποθετικό παράδειγμα: ένας πελάτης τηλεφωνεί για να παραγγείλει δύο γεύματα σε πακέτο, με παραλαβή στις 7 μ.μ. Το συμφωνημένο σύνολο είναι £28, χωρίς υπόλοιπο μετά την εξόφληση. Ένα μέλος του προσωπικού καταγράφει τον κωδικό αναφοράς T014, επαναλαμβάνει τα είδη και την ώρα παραλαβής στον πελάτη και στη συνέχεια ετοιμάζει ένα αίτημα πληρωμής για £28, ακολουθώντας την επιβεβαιωμένη διαδικασία της υπηρεσίας.
Το συνοδευτικό μήνυμα αναφέρει το εστιατόριο, τον κωδικό αναφοράς T014 και το συμφωνημένο σύνολο. Αφού πληρώσει ο πελάτης, το αρμόδιο μέλος του προσωπικού ελέγχει την κατάσταση πληρωμής με τη συμφωνημένη μέθοδο επιβεβαίωσης της υπηρεσίας και καταγράφει το αποτέλεσμα στην εγγραφή με κωδικό T014. Στη συνέχεια, η κουζίνα και η ομάδα παραλαβών ακολουθούν τη δηλωμένη πολιτική προετοιμασίας του εστιατορίου. Αυτές οι λεπτομέρειες είναι ενδεικτικές και δεν αποτελούν τιμές της NeroPay ούτε περιγραφή εγγυημένων λειτουργιών του προϊόντος.
- Κάντε μια δοκιμή με μια ενδεικτική παραγγελία πριν χρησιμοποιήσετε τη διαδικασία κατά την εξυπηρέτηση πελατών.
- Ελέγξτε ότι ένα άλλο μέλος του προσωπικού μπορεί να εντοπίσει την παραγγελία χωρίς να ρωτήσει το άτομο που την έλαβε αρχικά.
- Επιβεβαιώστε με την ομάδα ποια μέθοδος δοκιμής υποστηρίζεται πριν επιχειρήσετε κάποια συναλλαγή.
5. Ελέγξτε τα λάθη και τις πληρωμές που παραμένουν σε εκκρεμότητα
Η αποστολή ενός συνδέσμου δεν ισοδυναμεί με επιβεβαίωση πληρωμής. Συμφωνήστε ποια κατάσταση πληρωμής πρέπει να ελέγχει το προσωπικό και πού πρέπει να την ελέγχει. Μη βασίζεστε αποκλειστικά σε ένα στιγμιότυπο οθόνης του πελάτη ή σε ένα μήνυμα που αναφέρει ότι η πληρωμή ολοκληρώθηκε. Πριν στείλετε δεύτερο αίτημα, ελέγξτε την αρχική εγγραφή για να αποφύγετε να ζητήσετε πληρωμή δύο φορές.
Προετοιμαστείτε εκ των προτέρων για αλλαγές: ένα επιπλέον είδος, ένα λανθασμένο ποσό, μια παραγγελία που δεν παραλήφθηκε ή έναν πελάτη που δεν μπορεί να ολοκληρώσει την πληρωμή. Επιβεβαιώστε πώς διεκπεραιώνονται οι διορθώσεις, οι ακυρώσεις και οι επιστροφές χρημάτων στη διαθέσιμη υπηρεσία. Διατηρείτε ορατές τις εκκρεμείς παραγγελίες κατά την παράδοση της βάρδιας, ορίζοντας συγκεκριμένο άτομο υπεύθυνο για την παρακολούθησή τους, αντί να αφήνετε πολλά μέλη του προσωπικού να στέλνουν ξεχωριστές υπενθυμίσεις.
- Ελέγξτε το ποσό, τον κωδικό αναφοράς, τον παραλήπτη και την κατάσταση πληρωμής πριν στείλετε υπενθύμιση.
- Καταγράψτε τις αλλαγές και ενημερώστε με σαφήνεια τον πελάτη για τα επόμενα βήματα.
- Ελέγχετε τα εκκρεμή αιτήματα στο τέλος κάθε βάρδιας.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Ένας σύνδεσμος πληρωμής ενημερώνει αυτόματα το ταμειακό σύστημα του εστιατορίου μας;
Μην το θεωρείτε δεδομένο. Επιβεβαιώστε τις διαθέσιμες λειτουργίες και τυχόν υποστηριζόμενη σύνδεση με την NeroPay. Μέχρι να επιβεβαιωθεί, σχεδιάστε μια σαφή διαδικασία χειροκίνητης αντιστοίχισης χρησιμοποιώντας τον κωδικό αναφοράς της παραγγελίας σας.
Τι πρέπει να κάνουμε αν η παραγγελία αλλάξει μετά την αποστολή;
Ελέγξτε πρώτα την κατάσταση της αρχικής πληρωμής. Εξηγήστε το αναθεωρημένο σύνολο στον πελάτη και στη συνέχεια ακολουθήστε την επιβεβαιωμένη διαδικασία διόρθωσης, αντί να εκδώσετε αμέσως άλλο αίτημα.
Τι γίνεται αν ένας πελάτης λέει ότι έχει πληρώσει, αλλά δεν μπορούμε να αντιστοιχίσουμε την πληρωμή;
Ελέγξτε τον κωδικό αναφοράς της παραγγελίας, το ποσό και την καταχώριση της πληρωμής μέσω της συμφωνημένης μεθόδου επιβεβαίωσης. Ζητήστε από τον αρμόδιο επόπτη να διερευνήσει το ζήτημα προτού ζητήσετε ξανά πληρωμή ή σημειώσετε την παραγγελία ως εξοφλημένη.