1. Συμφωνήστε τη διαδικασία εξυπηρέτησης πριν ρυθμίσετε το ταμείο
Ξεκινήστε από τον τρόπο εξυπηρέτησης που εφαρμόζετε στην πράξη. Ένα εστιατόριο με εξυπηρέτηση στον πάγκο μπορεί να εισπράττει την πληρωμή αμέσως μετά την καταχώριση της παραγγελίας, ενώ ένα εστιατόριο με εξυπηρέτηση σε τραπέζια μπορεί να χρειάζεται να παρακολουθεί αρκετές παραγγελίες πριν παρουσιάσει τον λογαριασμό. Καταγράψτε ποιος καταχωρίζει την παραγγελία, ποιος την ελέγχει και ποιος εισπράττει την πληρωμή. Έτσι αποκτάτε μια πρακτική λίστα απαιτήσεων και όχι μια συλλογή λειτουργιών που ίσως δεν χρειάζεστε.
Επιβεβαιώστε ποια μέρη αυτής της διαδικασίας υποστηρίζει η λύση που έχετε επιλέξει. Ρωτήστε για τις υποστηριζόμενες συσκευές, τον τρόπο αναγνώρισης των παραγγελιών και τον εξοπλισμό που απαιτείται για την προβλεπόμενη ροή εργασίας σας. Η NeroPay προσφέρει λογισμικό NeroPOS/ePOS, τερματικά καρτών και υπηρεσίες πληρωμών, αλλά η διαθεσιμότητα των προϊόντων, οι υποστηριζόμενες συσκευές και οι διασυνδέσεις πρέπει να επιβεβαιώνονται με την ομάδα. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι μια συγκεκριμένη σύνδεση ή λειτουργία εστιατορίου είναι διαθέσιμη.
- Καταγράψτε τη διαδρομή μιας παραγγελίας, από το αίτημα του πελάτη έως την ολοκλήρωση της πληρωμής.
- Προσδιορίστε σε ποια σημεία η ευθύνη περνά από ένα μέλος του προσωπικού σε άλλο.
- Επιβεβαιώστε τις απαιτούμενες λειτουργίες και τον εξοπλισμό πριν από τη ρύθμιση.
2. Οργανώστε τα προϊόντα με βάση τον πραγματικό τρόπο λήψης παραγγελιών
Ετοιμάστε ένα ενιαίο φύλλο μενού ως βάση για την αρχική σας ρύθμιση. Συμπεριλάβετε το όνομα κάθε πιάτου, την τιμή πώλησης και τις επιλογές που επηρεάζουν την παραγγελία. Ομαδοποιήστε τα προϊόντα με τρόπο που διευκολύνει το προσωπικό να τα βρίσκει κατά την εξυπηρέτηση, όπως ορεκτικά, κυρίως πιάτα, συνοδευτικά και ποτά, αντί να βασίζεστε σε μια αλφαβητική λίστα. Φροντίστε οι ονομασίες που βλέπουν οι πελάτες να είναι αρκετά σαφείς, ώστε να γίνονται κατανοητές τόσο στην απόδειξη όσο και στο ταμείο.
Αποφασίστε πώς θα καταγράφει το προσωπικό τις προσθήκες, τις αντικαταστάσεις και τα μη διαθέσιμα πιάτα και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε με τον πάροχό σας ποια μέθοδος υποστηρίζεται. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι μια σημείωση αλλάζει την τιμή ή ότι κάθε επιλογή μπορεί να διαμορφωθεί ως επιλέξιμη δυνατότητα. Ελέγξτε για διπλές καταχωρίσεις ειδών, παλιές τιμές και ασαφείς ονομασίες. Οι περιγραφές προϊόντων δεν πρέπει να αντικαθιστούν την καθιερωμένη διαδικασία του εστιατορίου σας για τη διαχείριση ερωτήσεων σχετικά με αλλεργιογόνα.
- Ελέγξτε κάθε προϊόν της αρχικής καταχώρισης σε αντιπαραβολή με το συμφωνημένο μενού.
- Δοκιμάστε παρόμοια είδη και προσθήκες με χρέωση για να εντοπίσετε λάθη επιλογής.
- Ορίστε ποιος μπορεί να εγκρίνει αλλαγές στο μενού μετά την έναρξη λειτουργίας.
3. Καθορίστε τη μετάβαση από την παραγγελία στην πληρωμή
Το βασικό ερώτημα κατά τη ρύθμιση είναι πώς μεταφέρεται το οφειλόμενο ποσό στο στάδιο της πληρωμής. Επιβεβαιώστε αν η διαμόρφωση που επιλέξατε μεταφέρει το ποσό μεταξύ του ταμείου και του τερματικού ή απαιτεί από το προσωπικό να το πληκτρολογεί χειροκίνητα. Αν η καταχώριση γίνεται χειροκίνητα, αναθέστε ρητά την ευθύνη ελέγχου του ποσού. Ακόμη και αν υποστηρίζεται σύνδεση, κάντε πρόβα στον τρόπο με τον οποίο το προσωπικό εντοπίζει τη σωστή παραγγελία και επαληθεύει το ποσό πριν από την είσπραξη.
Συμφωνήστε τι πρέπει να κάνει το προσωπικό όταν μια πληρωμή απορρίπτεται, διακόπτεται ή έχει αβέβαιο αποτέλεσμα. Πριν από νέα προσπάθεια, θα πρέπει να ελέγχει τη διαθέσιμη κατάσταση της συναλλαγής, αντί να θεωρεί ότι η απουσία απόκρισης σημαίνει αποτυχία. Ρωτήστε την ομάδα πώς αποτυπώνονται οι ολοκληρωμένες πληρωμές στη διαμόρφωση που επιλέξατε και πώς διερευνάται μια ασυμφωνία. Μην θεωρείτε ποτέ ότι μια απόδειξη πληρωμής με κάρτα αρκεί από μόνη της για να αποδείξει ότι όλα τα στοιχεία της καταχώρισης στο ταμείο είναι σωστά.
- Επιβεβαιώστε τη σύνδεση πληρωμών και τυχόν απαιτούμενη χειροκίνητη καταχώριση.
- Αναθέστε την ευθύνη ελέγχου του ποσού και του αποτελέσματος της πληρωμής.
- Καταγράψτε τη διαδικασία διερεύνησης μιας συναλλαγής με αβέβαιο αποτέλεσμα.
4. Κάντε πρόβα μιας πλήρους παραγγελίας και ελέγξτε τις αποδείξεις
Υποθετικό παράδειγμα: ένα τραπέζι παραγγέλνει δύο κυρίως πιάτα, ένα συνοδευτικό και δύο ποτά. Πριν από την πληρωμή, ένας πελάτης αλλάζει το ένα ποτό. Στο πλαίσιο μιας συμφωνημένης δοκιμαστικής διαδικασίας, το άτομο που λαμβάνει την παραγγελία καταχωρίζει τα είδη, καταγράφει την αλλαγή με την υποστηριζόμενη μέθοδο και ζητά από έναν συνάδελφο να ελέγξει τον τελικό λογαριασμό. Ο συνάδελφος επαληθεύει τα είδη και το σύνολο πριν ακολουθήσει την επιβεβαιωμένη διαδικασία πληρωμής.
Εξετάστε την καταχώριση παραγγελίας που προκύπτει και τυχόν αποδείξεις πελάτη. Μπορεί ο πελάτης να αναγνωρίσει τι αγόρασε; Αντανακλά το τελικό σύνολο την αλλαγή του ποτού; Μπορεί το προσωπικό να διακρίνει τον αναλυτικό λογαριασμό από την επιβεβαίωση πληρωμής; Ελέγξτε με τον πάροχό σας τα στοιχεία της επιχείρησης και τις ρυθμίσεις αποστολής ή εκτύπωσης αποδείξεων. Χρησιμοποιήστε δοκιμαστική μέθοδο εγκεκριμένη από τον πάροχο· μην θεωρείτε δεδομένο ότι οι δοκιμαστικές πληρωμές ή οι αντιλογισμοί δεν έχουν κόστος.
- Κάντε πρόβα με μια παραγγελία που περιλαμβάνει διόρθωση και ένα επιπλέον είδος.
- Συγκρίνετε τον τελικό λογαριασμό, το ποσό πληρωμής και το καταγεγραμμένο αποτέλεσμα.
- Επαναλάβετε την άσκηση με το μέλος του προσωπικού που θα καλύπτει τις ώρες αιχμής.
5. Ολοκληρώστε έναν ελεγχόμενο έλεγχο κατά την πρώτη εξυπηρέτηση
Πριν από το άνοιγμα, ελέγξτε ότι οι συμφωνημένες συσκευές είναι έτοιμες, ότι το προσωπικό έχει πρόσβαση σε όσα χρειάζεται και ότι οι ρυθμίσεις για τις αποδείξεις λειτουργούν. Διατηρήστε το αρχικό μενού σε διαχειρίσιμο μέγεθος και επιλύστε τα γνωστά σφάλματα πριν προσθέσετε περισσότερη πολυπλοκότητα. Δώστε στο προσωπικό μια σύντομη εναλλακτική διαδικασία για προβλήματα συσκευών ή σύνδεσης, βάσει των οδηγιών του παρόχου σας, και φροντίστε τα στοιχεία επικοινωνίας της υποστήριξης να είναι εύκολα προσβάσιμα.
Επιβεβαιώστε τους εμπορικούς όρους παράλληλα με τους λειτουργικούς ελέγχους. Με ένα τερματικό καρτών NeroPay που πληροί τις προϋποθέσεις, το λογισμικό NeroPOS, NeroWeb και NeroBooking μπορεί να περιλαμβάνεται χωρίς πρόσθετη χρέωση συνδρομής λογισμικού. Το κόστος του τερματικού, οι χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών, οι προϋποθέσεις επιλεξιμότητας και οι ισχύοντες όροι εξακολουθούν να εφαρμόζονται. Ζητήστε από την ομάδα να επιβεβαιώσει τη συγκεκριμένη διαμόρφωσή σας, αντί να θεωρείτε δεδομένο ότι περιλαμβάνεται κάθε συσκευή, σύνδεση ή υπηρεσία.
- Επιλύστε εκκρεμή ζητήματα με το μενού, τις αποδείξεις και τις πληρωμές πριν από την έναρξη λειτουργίας.
- Ενημερώστε το προσωπικό για τις διορθώσεις, τις πληρωμές με αβέβαιο αποτέλεσμα και την υποστήριξη.
- Αξιολογήστε την πρώτη περίοδο εξυπηρέτησης για επαναλαμβανόμενα λάθη επιλογής ή παράδοσης αρμοδιοτήτων.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να καταχωρίσω ολόκληρο το μενού πριν από τη δοκιμή;
Δοκιμάστε πρώτα ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα, που να περιλαμβάνει ένα πιάτο με δυνατότητα επιλογής και ένα είδος που χρειάζεται διόρθωση. Μόλις βεβαιωθείτε ότι η δομή λειτουργεί, καταχωρίστε και ελέγξτε το υπόλοιπο μενού πριν ξεκινήσετε την εξυπηρέτηση.
Θα στέλνει το ePOS αυτόματα το συνολικό ποσό στο τερματικό καρτών;
Μην το θεωρείτε δεδομένο. Επιβεβαιώστε ποια σύνδεση υποστηρίζεται για το λογισμικό και το τερματικό που έχετε επιλέξει. Αν απαιτείται χειροκίνητη καταχώριση, συμπεριλάβετε έναν έλεγχο του ποσού στη διαδικασία πληρωμής.
Ποια λάθη πρέπει να αναζητούμε στις αποδείξεις;
Ελέγξτε για ασαφείς ονομασίες ειδών, πρόσθετες επιλογές που λείπουν, λανθασμένες ποσότητες, μη ενημερωμένα στοιχεία επιχείρησης και σύνολα που διαφέρουν από το ποσό πληρωμής. Επιβεβαιώστε ποιο έγγραφο είναι ο αναλυτικός λογαριασμός και ποιο επιβεβαιώνει την πληρωμή.
Περιλαμβάνεται το NeroPOS σε κάθε τερματικό;
Η συμπερίληψη του λογισμικού εξαρτάται από την πλήρωση των προϋποθέσεων. Με ένα τερματικό καρτών NeroPay που πληροί τις προϋποθέσεις, το NeroPOS μπορεί να περιλαμβάνεται χωρίς πρόσθετη χρέωση συνδρομής λογισμικού. Το κόστος του τερματικού, οι χρεώσεις επεξεργασίας συναλλαγών και οι ισχύοντες όροι εξακολουθούν να ισχύουν· επιβεβαιώστε τις λεπτομέρειες με την ομάδα.