AI Reception στο Μάντσεστερ

Επιλέξτε τι μπορούν να διεκπεραιώνουν οι καλούντες χωρίς κομμωτή

Ξεκινήστε με ερωτήσεις που το κομμωτήριό σας μπορεί να απαντά με συνέπεια, όπως πού θα βρει κανείς το τρέχον ωράριο λειτουργίας ή πώς μπορεί να ζητήσει επανάκληση. Διαμορφώστε τις πληροφορίες που θέλετε να κοινοποιείτε και ελέγξτε ποιες γλώσσες υποστηρίζονται για τον λογαριασμό σας. Αν αλλάξουν οι ώρες λειτουργίας λόγω αργίας ή εκπαίδευσης του προσωπικού, ενημερώστε τις πληροφορίες που λαμβάνουν οι καλούντες.

Διατηρήστε στην ομάδα σας τις αποφάσεις που απαιτούν συμβουλευτική συζήτηση. Για παράδειγμα, ένας καλών που ρωτά αν ενδείκνυται μια διόρθωση χρώματος μπορεί να χρειαστεί να συζητήσει με έναν κομμωτή για τα μαλλιά του και τον απαιτούμενο χρόνο. Μην εκλαμβάνετε μια συνήθη απάντηση ως επιβεβαίωση ραντεβού.

• Καταγράψτε τα συχνά ερωτήματα και συμφωνήστε την εγκεκριμένη απάντηση για το καθένα.
• Εντοπίστε τα ερωτήματα που θα πρέπει να οδηγούν σε επανάκληση ή, όπου είναι ενεργοποιημένη, σε προώθηση της κλήσης.

Φροντίστε ώστε τα αιτήματα εκτός ωραρίου να μπορούν να διεκπεραιωθούν την επόμενη μέρα

Όταν το κομμωτήριο είναι κλειστό, ένα χρήσιμο αποτέλεσμα είναι η καταγραφή αιτήματος επανάκλησης με αρκετές πληροφορίες ώστε να μπορέσει να απαντήσει ένα μέλος του προσωπικού. Αποφασίστε ποιος θα ελέγχει τα αιτήματα στην αρχή της επόμενης εργάσιμης ημέρας και πώς θα σημειώνει ότι διεκπεραιώθηκαν. Ενημερώνετε τους καλούντες τι να περιμένουν, χωρίς να υπόσχεστε χρόνο απόκρισης που η ομάδα σας δεν μπορεί να τηρεί σταθερά.

Αν είναι ενεργοποιημένη η προώθηση κλήσεων, αποφασίστε πότε ενδείκνυται και ποιος μπορεί να δεχτεί την κλήση. Όταν ένα ραντεβού βρίσκεται σε εξέλιξη, η επανάκληση μπορεί να είναι πρακτικότερη από τη διακοπή του κομμωτή. Επιβεβαιώστε τη διαθεσιμότητα, τους αριθμούς τηλεφώνου και τις επιλογές δρομολόγησης με το NeroPay για τον λογαριασμό και την αγορά σας.

• Ορίστε ένα άτομο που θα ελέγχει καθημερινά τα αιτήματα και ένα άτομο που θα το αναπληρώνει.
• Καταγράψτε τα στοιχεία επικοινωνίας του καλούντος και τον λόγο της κλήσης στο συνηθισμένο αρχείο ερωτημάτων σας.

Διατηρείτε διακριτά το ερώτημα, το ραντεβού και την πληρωμή

Ένα αίτημα για τηλεφωνική επικοινωνία ξεκινά μια συζήτηση· δεν αποδεικνύει ότι έχει δεσμευτεί κάποια διαθέσιμη ώρα. Μόλις το προσωπικό μιλήσει με τον πελάτη, μπορεί να καταγράψει την υπηρεσία και την ώρα που συμφωνήθηκαν στη διαδικασία κρατήσεων του κομμωτηρίου. Αν υπάρχει προκαταβολή ή πληρωμή, καταγράψτε ξεχωριστά την κατάστασή της αντί να θεωρήσετε ότι έχει πληρωθεί επειδή υπάρχει ραντεβού.

Για τη συμφωνία των στοιχείων, συγκρίνετε την καταγραφή της ολοκληρωμένης υπηρεσίας με την αντίστοιχη καταγραφή πληρωμής και σημειώστε τυχόν διαφορά για περαιτέρω διερεύνηση. Ελέγξτε αν άλλαξε η υπηρεσία, αν η πληρωμή έγινε με άλλον τρόπο ή αν μια συναλλαγή παραμένει σε εκκρεμότητα. Μην καταχωρίζετε μια πληρωμή ως εισπραχθείσα μέχρι να το επιβεβαιώνουν τα αρχεία σας.

• Χρησιμοποιείτε μια σταθερή αναφορά, όπως το όνομα και την ημερομηνία του ραντεβού, σε όλα τα αρχεία σας.
• Αναθέστε σε ένα μέλος της ομάδας την ευθύνη διερεύνησης των πληρωμών που δεν αντιστοιχίζονται.

Ένα υποθετικό ραντεβού για βαφή

Φανταστείτε ότι ένα κομμωτήριο στο Μάντσεστερ δέχεται ένα βραδινό τηλεφώνημα από κάποιον που ζητά ραντεβού για βαφή. Το AI Reception καταγράφει αίτημα να τον καλέσουν πίσω. Το επόμενο πρωί, ένας κομμωτής τηλεφωνεί, συζητά την υπηρεσία και καταγράφει το ραντεβού που συμφωνήθηκε. Στη συνέχεια, το αρχικό αίτημα σημειώνεται ως διεκπεραιωμένο.

Την ημέρα του ραντεβού, ο πελάτης επιλέγει επίσης μια θεραπεία. Το προσωπικό ενημερώνει την καταγραφή της υπηρεσίας και εισπράττει την πληρωμή μέσω της συνήθους διαδικασίας του κομμωτηρίου. Στο τέλος της ημέρας, συγκρίνει την τελική καταγραφή της υπηρεσίας με την καταγραφή πληρωμής. Αν τα ποσά δεν συμφωνούν, ελέγχει την καταχώριση της θεραπείας και τη συναλλαγή πριν κλείσει την εκκρεμότητα. Πρόκειται για ενδεικτική ροή εργασιών και όχι για δεδομένη διασύνδεση.

Ελέγξτε αν η διαδικασία λειτουργεί στην πράξη

Πραγματοποιήστε μερικές δοκιμαστικές κλήσεις κατά τις ώρες λειτουργίας και μετά το κλείσιμο. Κάντε μια συνηθισμένη ερώτηση, ζητήστε να σας καλέσουν πίσω και δοκιμάστε μια ερώτηση που χρειάζεται κομμωτή. Ελέγξτε ότι οι πληροφορίες που δίνονται είναι ακριβείς και ότι το αίτημα φτάνει στο άτομο που είναι υπεύθυνο για τον έλεγχό του.

Ένας χρήσιμος έλεγχος επιτυχίας είναι να διαπιστώσετε αν το προσωπικό μπορεί να παρακολουθήσει ένα δοκιμαστικό αίτημα από την αρχική κλήση έως την απάντηση και στη συνέχεια να ξεχωρίσει τυχόν ραντεβού που προέκυψε από την καταγραφή της πληρωμής του. Αν κάποιο αίτημα παραβλεφθεί ή η παράδοσή του δεν είναι σαφής, προσαρμόστε τη διαδικασία και δοκιμάστε ξανά. Ρωτήστε το NeroPay ποιες λειτουργίες και επιλογές δρομολόγησης είναι διαθέσιμες πριν βασιστείτε σε μια συγκεκριμένη ροή εργασιών.

• Ελέγχετε τακτικά τις εκκρεμείς κλήσεις επιστροφής και τις διαφορές στις πληρωμές.
• Ενημερώνετε τις ρυθμισμένες πληροφορίες όταν αλλάζουν οι υπηρεσίες ή οι ώρες λειτουργίας.