Επιλέξτε ποιες ερωτήσεις θα απαντώνται αυτόματα
Ξεκινήστε με ερωτήσεις που η ομάδα σας μπορεί να απαντά με συνέπεια, όπως πότε ανοίγει το κατάστημα, πού βρίσκεται και ποιες υπηρεσίες προσφέρει. Δώστε στην Υποδοχή με AI σύντομες και ενημερωμένες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων τυχόν διαφορών ανάμεσα στο κανονικό ωράριο και τις προγραμματισμένες ημέρες που το κατάστημα θα είναι κλειστό. Βεβαιωθείτε ότι οι καλούντες καταλαβαίνουν την απάντηση χωρίς να χρειάζεται να κάνουν την ίδια ερώτηση με διαφορετικό τρόπο.
Αφήστε στην ομάδα σας τα ερωτήματα που απαιτούν κρίση. Για παράδειγμα, ένας καλών που ρωτά αν του ταιριάζει ένα συγκεκριμένο κούρεμα ίσως χρειάζεται να μιλήσει με έναν κουρέα. Αν είναι ενεργοποιημένη η προώθηση, αποφασίστε πότε θα χρησιμοποιείται· διαφορετικά, προσφέρετε τη δυνατότητα αιτήματος επανάκλησης. Επιβεβαιώστε ποιες γλώσσες είναι διαθέσιμες για τον λογαριασμό σας, αντί να θεωρείτε δεδομένο ότι μπορείτε να εξυπηρετήσετε κάθε καλούντα στη γλώσσα που προτιμά.
Κάντε την εμπειρία προσβάσιμη όταν το κατάστημα έχει πολλή δουλειά ή είναι κλειστό
Μια χρήσιμη πρώτη απάντηση ενημερώνει τους καλούντες για τη διαθέσιμη βοήθεια. Κρατήστε τις επιλογές απλές και εξηγήστε πώς μπορούν να μιλήσουν με κάποιον ή να ζητήσουν επανάκληση. Μην περιμένετε από τους καλούντες να γνωρίζουν τις ονομασίες των υπηρεσιών σας: κάποιος μπορεί να ζητήσει ένα ελαφρύ κούρεμα αντί να χρησιμοποιήσει τη διατύπωση του τιμοκαταλόγου σας. Χρησιμοποιήστε απλές περιγραφές στις πληροφορίες που ρυθμίζετε.
Εκτός ωραρίου, διευκρινίστε ότι το κατάστημα είναι κλειστό και εξηγήστε τι θα συμβεί στη συνέχεια. Αποφασίστε ποιος θα ελέγχει τα αιτήματα επανάκλησης και πότε, και ενημερώστε τους καλούντες για το τι μπορούν ρεαλιστικά να περιμένουν. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει μια πρακτική εναλλακτική για όποιον δεν μπορεί να ολοκληρώσει την τηλεφωνική συνομιλία, χρησιμοποιώντας κανάλια επικοινωνίας που ήδη προσφέρει η επιχείρησή σας.
- Καταγράψτε τις συνηθισμένες ερωτήσεις που μπορεί να κάνει κάποιος όταν ο κουρέας εξυπηρετεί πελάτη.
- Συμφωνήστε πότε προτιμάται η επανάκληση από την άμεση προώθηση.
- Ελέγχετε τις ρυθμισμένες ώρες λειτουργίας κάθε φορά που αλλάζει το πρόγραμμα του καταστήματος.
Ένα υποθετικό αίτημα επανάκλησης σε κουρείο του Βερολίνου
Φανταστείτε ένα κουρείο που εξυπηρετεί καλούντες από το Βερολίνο και το Βρανδεμβούργο. Μετά το κλείσιμο, ένας πελάτης καλεί για να ρωτήσει αν το κουρείο μπορεί να βοηθήσει με ένα συγκεκριμένο χτένισμα. Οι πληροφορίες που έχουν ρυθμιστεί καλύπτουν το ωράριο λειτουργίας και τις γενικές υπηρεσίες, αλλά δεν μπορούν να απαντήσουν στο συγκεκριμένο ερώτημα. Ο καλών ζητά να τον καλέσουν πίσω, αφήνοντας έναν αριθμό επικοινωνίας και μια σύντομη περιγραφή του θέματος που θέλει να συζητήσει.
Το επόμενο πρωί, το μέλος της ομάδας που είναι υπεύθυνο για τις επιστροφές κλήσεων εξετάζει το αίτημα και το προωθεί σε έναν κουρέα που μπορεί να απαντήσει. Επικοινωνούν με τον πελάτη και σημειώνουν αν το ερώτημα απαντήθηκε ή αν χρειάζεται περαιτέρω επικοινωνία. Το κουρείο δεν θεωρεί το αίτημα επιστροφής κλήσης επιβεβαιωμένο ραντεβού· τυχόν κράτηση κανονίζεται ξεχωριστά μέσω της υπάρχουσας διαδικασίας.
Δοκιμάστε την εμπειρία και αξιολογήστε τα αποτελέσματα
Πριν βασιστείτε στην υπηρεσία, κάντε δοκιμαστικές κλήσεις με συνηθισμένες ερωτήσεις. Ρωτήστε για το ωράριο λειτουργίας, περιγράψτε ένα κούρεμα χωρίς να χρησιμοποιήσετε την ορολογία του κουρείου και καλέστε μετά το κλείσιμο. Αν οι υποστηριζόμενες γλώσσες έχουν σημασία για τους πελάτες σας, δοκιμάστε τις διαθέσιμες επιλογές με κάποιον που μπορεί να αξιολογήσει αν οι απαντήσεις είναι σαφείς.
Ένας πρακτικός έλεγχος επιτυχίας είναι αν ο καλών λαμβάνει το σωστό ωράριο ή οδηγείται στην προβλεπόμενη διαδικασία επιστροφής κλήσης ή προώθησης, και αν η ομάδα μπορεί να ενεργήσει με βάση το αίτημα χωρίς να χρειάζεται να μαντέψει τι σημαίνει. Εξετάστε τα ερωτήματα που χάθηκαν ή δεν ήταν σαφή, ενημερώστε τις ρυθμισμένες πληροφορίες και επαναλάβετε τη δοκιμή. Ζητήστε από την ομάδα NeroPay να επιβεβαιώσει τη διαθεσιμότητα, τους αριθμούς τηλεφώνου, τη δρομολόγηση και τυχόν ενσωματώσεις για τον λογαριασμό σας στη Γερμανία πριν σχεδιάσετε την εφαρμογή.
- Καλέστε κατά τις ώρες λειτουργίας και ξανά μετά το κλείσιμο.
- Ζητήστε από έναν συνάδελφο να ζητήσει επιστροφή κλήσης και ελέγξτε τι λαμβάνει η ομάδα.
- Καταγράψτε τις απαντήσεις που προκαλούν σύγχυση και ενημερώστε τις σχετικές πληροφορίες της επιχείρησης.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί το AI Reception να απαντά στις κλήσεις όσο εργάζεται ένας κουρέας;
Μπορεί να απαντά σε συνήθεις κλήσεις χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες της επιχείρησης και το ωράριο λειτουργίας που ρυθμίζετε. Επιβεβαιώστε τις διαθέσιμες επιλογές δρομολόγησης κλήσεων για τον λογαριασμό σας προτού αποφασίσετε πώς θα προωθούνται οι κλήσεις σε αυτό.
Μπορούν οι καλούντες να μιλήσουν με κάποιο άτομο;
Οι κλήσεις μπορούν να προωθούνται σε άτομο, όπου είναι ενεργοποιημένη αυτή η λειτουργία. Μπορούν επίσης να καταγράφονται αιτήματα επιστροφής κλήσης. Ελέγξτε ποιες επιλογές είναι διαθέσιμες για τον λογαριασμό και την αγορά σας και αποφασίστε ποιος θα απαντά.
Η αίτηση επιστροφής κλήσης δημιουργεί ραντεβού;
Μην θεωρείτε ότι θα συμβεί αυτό. Αντιμετωπίστε το αίτημα ως ερώτημα και κανονίστε τυχόν ραντεβού μέσω της υπάρχουσας διαδικασίας κρατήσεων, εκτός αν η ομάδα NeroPay επιβεβαιώσει ότι υπάρχει σχετική ενσωμάτωση.
Ποιες γλώσσες μπορούν να χρησιμοποιούν οι πελάτες;
Το AI Reception μπορεί να χρησιμοποιεί υποστηριζόμενες γλώσσες, αλλά θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ποιες επιλογές είναι διαθέσιμες για τον λογαριασμό σας. Δοκιμάστε τις γλώσσες που σκοπεύετε να προσφέρετε και βεβαιωθείτε ότι οι καλούντες που τις χρειάζονται έχουν διαθέσιμο έναν εναλλακτικό τρόπο επικοινωνίας.