1. Подгответе основните данни за вашата отчетност
Поддържайте справочен лист с името на фирмата, всяко използвано търговско наименование, данните за контакт и лицето, което отговаря за счетоводните въпроси. Използвайте последователно едни и същи данни за идентифициране на записите си. Ако в по-стари документи е посочено различно име или адрес, отбележете това, вместо да променяте оригиналите.
След това направете опис на това, с което вече разполагате: записи за продажби, фактури от доставчици, разходни документи, извлечения за плащания и съществуващи счетоводни електронни таблици. Отбележете къде се съхранява всеки набор и за кои дати се отнася. Това помага на счетоводителя ви да открие пропуски, без да се налага да търси в няколко пощенски кутии.
- Създайте един справочен лист с данните за фирмата и местата, където се съхраняват записите.
- Водете отделен списък на липсващите документи, за да не бъдат забравени в процеса на първоначалната настройка.
2. Уточнете от кой момент започват първоначалните ви записи
Изберете ясна начална дата заедно със счетоводителя си, преди да въведете голям обем натрупани записи. Ако започнете с по-скорошен период, първоначалната задача може да бъде по-лесна за управление, а включването на по-стари записи може да осигури повече контекст. Това обаче изисква допълнителни проверки и увеличава вероятността от припокриване с работа, която вече е извършена другаде.
Не приемайте, че всеки ред в електронна таблица или всяка позиция в извлечение трябва да се превърне в нов запис. Попитайте счетоводителя си какво трябва да се прехвърли и как да се обработят неприключените позиции или съществуващите общи суми. Запазете достъпа до по-старите първични документи, дори ако са извън договорения начален период.
- Запишете договорената начална дата и обхват.
- Установете кои записи вече са въведени в друга система.
- Поддържайте общ списък с неуточнените въпроси при започване на работата.
3. Организирайте приходите, разходите и подкрепящите документи
Групирайте първичните документи така, че човек, който не е запознат с тях, да може да се ориентира. За всеки приход или разход се стремете да установите датата, сумата, клиента или доставчика, основанието и подкрепящия документ, когато е наличен. Запазвайте оригиналните файлове непроменени и използвайте последователни имена на файловете в папките с документи.
Записът за продажба, плащането от клиент и постъпването на пари по сметка могат да отразяват различни етапи на една и съща операция. Ако третирате всеки от тях като отделен приход, може да се получи дублиране. По същия начин касовата бележка и съответното плащане не са автоматично два разхода. Попитайте счетоводителя си как трябва да бъдат отразени и проверете съответните опции в текущия си акаунт в NeroBooks.
- Отделяйте документите, които се нуждаят от пояснение, от готовите за въвеждане.
- Отбелязвайте възможните дубликати, вместо да изтривате подкрепящи документи.
- Отбелязвайте какво липсва, когато не можете да намерите касова бележка или фактура.
4. Решете кой въвежда, проверява и изяснява въпросите
Уточнете отговорностите преди първия преглед. Можете да събирате документи и да обяснявате покупките, докато счетоводителят ви проверява как са организирани записите. Друг вариант е счетоводителят ви да се заеме с въвеждането въз основа на предоставените от вас документи. Ако вършите повече работа сами, това може да намали усилията по предаването ѝ, но само ако подходът е последователен и съгласуван.
Определете периодичност на прегледите според обема на дейността и изберете място, където да събирате въпросите без отговор. За всеки въпрос посочвайте препратка към документа, какво се нуждае от пояснение и кой ще отговори. Потвърдете наличните опции за достъп или споделяне в текущия си акаунт, вместо да приемате, че счетоводителят ви вижда всичко.
- Определете кой отговаря за събирането, въвеждането и проверката на документите.
- Уточнете кога ще се разглеждат въпросите и кой ще им отговаря.
- Потвърдете как ще се споделят записите и отчетите.
5. Направете проба с един малък набор от записи, преди да продължите
Хипотетичен пример: нова фирма за градинарски услуги има шест фактури към клиенти, четири касови бележки за покупки и извлечение за плащанията за първата си седмица. Собственикът събира тези документи, но забелязва, че едно плащане от клиент фигурира както в електронна таблица, така и в извлечението. Той отбелязва дублирането и пита счетоводителя си как да го отрази, вместо да въведе и двете като нов приход.
Използвайте подобна малка група документи, за да изпробвате собствения си работен процес. Проверимият критерий за успех е проследимостта: можете ли да изберете въведен запис, да намерите подкрепящия го документ и да обясните сумата, без да търсите на няколко места? Прегледайте наличен отчет със счетоводителя си и изяснете необяснените разлики, преди да обработите останалите документи.
- Изберете малка група документи, включваща както приходи, така и разходи.
- Съпоставете всеки запис с подкрепящите го документи.
- Изяснете неясните записи и запишете договорения подход за следващите групи документи.
ХОРОША ИНФОРМАЦИЯ
Често задавани въпроси
Трябва ли да имам всички стари касови бележки, преди да започна?
Не непременно. Уточнете със счетоводителя си от кой период да започнете, съберете наличните документи и опишете ясно кои подкрепящи документи липсват. Не измисляйте данни, за да запълвате пропуски.
Да организирам ли записите самостоятелно, или да оставя това на счетоводителя си?
Уточнете заедно разпределението на задачите. Събирането на документи и обясняването на операциите е полезна подготовка, дори ако счетоводителят ви поема въвеждането и прегледа. Избягвайте и двамата да въвеждате една и съща група документи независимо един от друг.
Мога ли да приема, че NeroBooks се свързва с банката ми или подава декларации?
Не. Потвърдете конкретните възможности в текущия си акаунт. Планирайте подготовката си според записите, до които имате достъп, вместо да приемате, че е налична връзка с банка или функция за подаване на декларации.
Какво трябва да направя след пробната партида?
Помолете счетоводителя си да прегледа всички въпроси, да потвърди подхода на работа и да се договорите за следващата партида. Продължете да следвате същия ред за именуване и проверка на документите.