1. Съгласувайте процеса на обслужване, преди да конфигурирате касовата система
Започнете от начина, по който действително обслужвате клиентите си. Ресторант с обслужване на гише може да приема плащането веднага след въвеждането на поръчката, докато ресторант с обслужване по масите може да трябва да проследява няколко поръчки, преди да представи сметката. Запишете кой въвежда поръчката, кой я проверява и кой приема плащането. Така ще получите практичен списък с изисквания, а не набор от функции, които може да не са ви необходими.
Потвърдете кои части от този процес се поддържат от избраното от вас решение. Попитайте за поддържаните устройства, начина на идентифициране на поръчките и оборудването, необходимо за планирания работен процес. NeroPay предлага софтуер NeroPOS/ePOS, картови терминали и платежни услуги, но наличността на продуктите, поддържаните устройства и интеграциите трябва да бъдат потвърдени с екипа. Не приемайте за даденост, че определена връзка или функция за ресторанти е налична.
- Опишете пътя на една поръчка от заявката на госта до завършеното плащане.
- Определете на кои етапи отговорността преминава от един служител към друг.
- Потвърдете необходимите функции и оборудване преди конфигурирането.
2. Организирайте продуктите според реалния процес на приемане на поръчки
Подгответе единен списък с менюто, който да служи за основа на първоначалната настройка. Включете наименованието на всяко ястие, продажната му цена и вариантите за избор, които влияят на поръчката. Групирайте продуктите така, че персоналът да се ориентира лесно по време на обслужване — например предястия, основни ястия, гарнитури и напитки — вместо да разчитате на азбучен списък. Използвайте ясни за клиентите наименования, които са разбираеми както на касовата бележка, така и на екрана на касовата система.
Решете как персоналът да отбелязва добавките, замените и неналичните ястия, след което потвърдете поддържания метод с вашия доставчик. Не приемайте, че бележка променя цената или че всеки избор може да бъде настроен като избираема опция. Проверете за дублирани артикули, неактуални цени и неясни наименования. Описанията на продуктите не трябва да заменят установената процедура на ресторанта за отговор на въпроси относно алергени.
- Проверете всеки първоначално въведен продукт спрямо съгласуваното меню.
- Тествайте сходните артикули и платените добавки за грешки при избора.
- Определете кой може да одобрява промени в менюто след старта.
3. Определете преминаването от поръчка към плащане
Ключовият въпрос при настройката е как дължимата сума достига до етапа на плащане. Потвърдете дали избраната конфигурация прехвърля сумата между касовата система и терминала, или изисква персоналът да я въвежда ръчно. Ако въвеждането е ръчно, определете конкретен отговорник за проверката на сумата. Ако се поддържа връзка, все пак отработете как персоналът да разпознава правилната поръчка и да проверява сумата преди приемане на плащането.
Уточнете какво трябва да прави персоналът, когато плащането е отказано, прекъснато или с неясен резултат. Преди повторен опит служителите трябва да проверят наличния статус на трансакцията, вместо да приемат, че липсата на отговор означава неуспешно плащане. Попитайте екипа как завършените плащания се отразяват в избраната конфигурация и как се проверяват несъответствия. Никога не приемайте само разписката за плащане с карта като доказателство, че всички данни в касовата система са правилни.
- Потвърдете връзката за плащания и всяко необходимо ръчно въвеждане.
- Възложете отговорността за проверка на сумата и резултата от плащането.
- Документирайте процедурата за изясняване на трансакция с неясен резултат.
4. Изпробвайте изпълнението на цяла поръчка и проверете касовите бележки
Хипотетичен пример: на една маса са поръчани две основни ястия, една гарнитура и две напитки. Преди плащането гост променя едната напитка. В рамките на съгласуван тестов процес служителят, който приема поръчката, въвежда артикулите, отбелязва промяната по поддържания начин и моли колега да провери окончателната сметка. Колегата проверява артикулите и общата сума, преди да следва потвърдената процедура за плащане.
Прегледайте получения запис на поръчката и всички разписки за клиента. Може ли гостът да разпознае какво е купил? Отразява ли крайната сума промяната на напитката? Може ли персоналът да различи подробната сметка от потвърждението за плащане? Проверете с вашия доставчик данните на фирмата и организацията за изпращане или отпечатване на разписки. Използвайте тестов метод, одобрен от доставчика; не приемайте, че тестовите плащания или сторниранията са безплатни.
- Отработете поръчка, която включва корекция и допълнителен артикул.
- Сравнете окончателната сметка, сумата на плащането и записания резултат.
- Повторете упражнението със служителя, който ще работи в натоварените периоди.
5. Извършете контролирана проверка при първото обслужване
Преди отваряне проверете дали съгласуваните устройства са готови, дали персоналът има достъп до необходимото и дали изпращането или отпечатването на разписки работи. Поддържайте първоначалното меню лесно за управление и отстранете известните грешки, преди да добавяте допълнителна сложност. Дайте на персонала кратка резервна процедура при проблеми с устройствата или връзката, основана на указанията на вашия доставчик, и поставете контактите за поддръжка на леснодостъпно място.
Потвърдете търговските условия заедно с оперативните проверки. При картов терминал NeroPay, който отговаря на условията, софтуерът NeroPOS, NeroWeb и NeroBooking може да бъде включен без допълнителна абонаментна такса за софтуер. Разходите за терминала, таксите за обработка на плащания, критериите за допустимост и приложимите условия остават в сила. Поискайте от екипа да потвърди конкретната ви конфигурация, вместо да приемате, че всяко устройство, връзка или услуга е включено.
- Разрешете нерешените въпроси с менюто, разписките и плащанията преди старта.
- Инструктирайте персонала за корекциите, плащанията с неясен резултат и поддръжката.
- Прегледайте първото обслужване за повтарящи се грешки при избора или предаването на поръчките.
ХОРОША ИНФОРМАЦИЯ
Често задавани въпроси
Трябва ли да въведа цялото меню преди тестването?
Първо тествайте представителна извадка, включително ястие с възможност за избор и артикул, който изисква корекция. След като структурата заработи, въведете и проверете останалата част от менюто, преди да започнете обслужването.
Ще изпраща ли ePOS автоматично общата сума към картов терминал?
Не приемайте, че това става автоматично. Потвърдете каква връзка се поддържа за избрания от вас софтуер и терминал. Ако е необходимо ръчно въвеждане, включете проверка на сумата в процедурата за плащане.
За какви грешки в разписките трябва да следим?
Проверявайте за неясни наименования на артикули, липсващи добавки, неправилни количества, неактуални данни за търговеца и общи суми, които се различават от сумата на плащането. Уточнете кой документ е подробната сметка и кой потвърждава плащането.
Включен ли е NeroPOS към всеки терминал?
Включването на софтуера зависи от изпълнението на условията. При картов терминал NeroPay, който отговаря на условията, NeroPOS може да бъде включен без допълнителна абонаментна такса за софтуера. Разходите за терминала, таксите за обработка и приложимите условия остават в сила; потвърдете подробностите с екипа.