Erst den Zahlungsort festlegen, dann das Terminal auswählen
Eine feste Theke bietet Mitarbeitenden einen gleichbleibenden Ort, um einen Auftrag zu prüfen und die Zahlung entgegenzunehmen. Sie eignet sich jedoch nicht für jeden mobilen Service. Wenn Sie das Terminal zum Kunden mitnehmen, kann ein zusätzlicher Stopp zur Zahlung entfallen – vorausgesetzt, Gerät und Verbindung unterstützen diese Arbeitsweise.
Beim Service am Tisch ist eine andere Übergabe erforderlich: Mitarbeitende müssen die richtige Rechnung zuordnen, bevor sie den Betrag vorlegen. Beim Kunden vor Ort entspricht dies der Zuordnung der Zahlung zum abgeschlossenen Auftrag. Entscheiden Sie, ob eine Person für beide Aufgaben verantwortlich ist oder ob eine eindeutige Referenz zwischen den Kollegen weitergegeben werden muss.
Die Konnektivität mit Ihrem Arbeitsalltag abgleichen
Gehen Sie bei der Auswahl nicht davon aus, dass an jedem Standort nutzbares WLAN oder Mobilfunkempfang verfügbar ist. Beschreiben Sie dem Anbieter Ihre voraussichtlichen Einsatzumgebungen und fragen Sie, welche Verbindungsmethoden das vorgeschlagene Gerät unterstützt. Klären Sie alle Voraussetzungen, Regelungen zur Datennutzung und Anforderungen an das Aufladen.
Ein Terminal, das neben einem Fahrzeug verwendet wird, muss andere praktische Anforderungen erfüllen als eines, das Sie von Termin zu Termin mitnehmen. Berücksichtigen Sie den Platz für den Transport, den Zugang zu Strom und die Zeit zwischen den Lademöglichkeiten. Fragen Sie, was bei einem Verbindungsausfall passiert. Gehen Sie weder davon aus, dass Zahlungen offline angenommen werden können, noch davon, dass ein unklares Ergebnis eine abgelehnte Zahlung bedeutet.
- Listen Sie die Arten von Standorten auf, an denen Kunden bezahlen werden.
- Klären Sie die unterstützten Verbindungen und die Anforderungen an die Stromversorgung für das vorgeschlagene Gerät.
- Vereinbaren Sie ein Ausweichverfahren für unterbrochene Transaktionen oder unklare Zahlungsergebnisse.
Praxisbeispiel: Abschluss einer Reparatur an der Haustür
Hypothetisches Beispiel: Ein mobiler Fahrradreparaturbetrieb nimmt Kundentermine in Wedel wahr. Der Mechaniker bestätigt mit dem Kunden die erledigten Arbeiten und den vereinbarten Betrag und nimmt anschließend die Zahlung direkt am Fahrrad entgegen. Jeder Auftrag erhält eine Referenz, damit das Büro die Zahlung später dem Termin zuordnen kann.
Der Inhaber erkundigt sich nach einem Terminal, das sich zwischen den Kundenterminen mitnehmen lässt, statt darauf zu setzen, dass die Kunden zur Zahlung an einen Schalter zurückkehren. Bevor der Mechaniker den Einsatzort verlässt, prüft er das Zahlungsergebnis und hält sich an den vereinbarten Ablauf für die Belegausgabe. Ist das Ergebnis unklar, prüft er den Transaktionsstatus, bevor er einen weiteren Zahlungsversuch unternimmt.
Unterscheiden Sie zwischen Zahlungsbestätigung und Auszahlung
Ein erfolgreiches Zahlungsergebnis und der Eingang des Geldes auf Ihrem Geschäftskonto sind unterschiedliche Schritte. Erkundigen Sie sich vor der Anmeldung nach Auszahlungsfristen, Annahmeschlusszeiten, der Abwicklung am Wochenende, Bearbeitungsgebühren und den verfügbaren Unterlagen zur Nachvollziehbarkeit von Auszahlungen. Lassen Sie sich die Regelungen für Ihr Unternehmen in Deutschland bestätigen, statt davon auszugehen, dass die Bedingungen eines anderen Marktes gelten.
Bei mobilen Teams braucht auch der Zahlungsabgleich klare Zuständigkeiten. Legen Sie fest, wer die Aufträge des Tages mit den Zahlungsaufzeichnungen abgleicht und wer fehlenden Referenzen oder unerwarteten Beträgen nachgeht. Halten Sie Auftragsabschluss, Zahlungsstatus und Auszahlungsstatus getrennt, damit Mitarbeitende diese nicht miteinander verwechseln.
Vor der Entscheidung einen vollständigen Ablauf testen
Bitten Sie NeroPay, geeignete Geräte, deren Verfügbarkeit und die geschäftlichen Konditionen zu bestätigen, und vereinbaren Sie anschließend eine Vorführung oder einen Test. Beziehen Sie die Betragseingabe, Zahlungsbestätigung, Belegausgabe und die anschließend benötigten Aufzeichnungen ein. Fragen Sie, wie Korrekturen und Rückerstattungen abgewickelt werden und wer Zugriff haben sollte.
Ein sinnvoller Erfolgsmaßstab ist, dass ein Mitarbeiter den abgeschlossenen Auftrag identifizieren, dessen Zahlungsstatus bestätigen und ihn anhand der verfügbaren Aufzeichnungen nachvollziehen kann, ohne Vermutungen anstellen zu müssen. Senden Sie dem Team als nächsten Schritt eine kurze Beschreibung Ihres mobilen Arbeitsalltags, Ihrer Anforderungen an die Internetverbindung und der Übergaben zwischen Mitarbeitenden. Wenn Sie auch Software in Betracht ziehen, können dafür qualifizierte Terminals NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten; Terminalkosten, Bearbeitungsgebühren, Berechtigungsvoraussetzungen und geltende Bedingungen bleiben bestehen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Kann ich ein Terminal an verschiedenen Kundenstandorten verwenden?
Lassen Sie sich vom Team bestätigen, welche Verbindungsmöglichkeiten das vorgeschlagene Gerät bietet und ob die vorgesehene Nutzung für Ihre Arbeitsweise zulässig ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Terminal den mobilen Einsatz unterstützt.
Was sollten Mitarbeitende tun, wenn ein Zahlungsergebnis unklar ist?
Prüfen Sie vor einem erneuten Versuch den Transaktionsstatus anhand des vereinbarten Verfahrens. Erklären Sie dem Kunden die Verzögerung, statt ein unklares Ergebnis als eindeutigen Fehlschlag zu behandeln.
Benötige ich Kassensoftware für einen mobilen Service?
Richten Sie diese Entscheidung nach Ihren Aufzeichnungen und Übergaben aus. Erläutern Sie, was Sie erfassen müssen, und klären Sie anschließend mit dem Team, welche Software verfügbar ist, welche Geräte unterstützt werden und welche Integrationsanforderungen bestehen.