Wählen Sie Zahlungsorte passend zu Ihrem Serviceablauf
Beginnen Sie mit einem einfachen Plan Ihres Restaurants: Empfang, Gastraum, gegebenenfalls Außenbereich und Abholstelle. Bei Zahlungen am Tresen bleibt das Gerät an einem festen Ort, doch Gäste müssen sich möglicherweise gemeinsam mit Abholkunden anstellen. Zahlungen am Tisch ersparen diesen Weg. Dafür benötigen Mitarbeitende klare Regeln für die gemeinsame Nutzung und Rückgabe der Geräte.
Klären Sie bei Zahlungen außerhalb Ihres Betriebs, ob das vorgeschlagene Terminal die vorgesehene Nutzung und Verbindungsart unterstützt. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein für den Gastraum geeignetes Gerät auch für Lieferungen oder Veranstaltungen geeignet ist. Lassen Sie sich vor Ihrer Entscheidung von NeroPay bestätigen, welche Geräte verfügbar sind und welche Funktionen sie bieten.
- Listen Sie jeden Zahlungsort und die jeweils zuständige Person auf.
- Legen Sie fest, wo gemeinsam genutzte Geräte aufbewahrt und aufgeladen werden.
Prüfen Sie die Verbindung dort, wo Ihre Gäste tatsächlich sitzen
Fragen Sie nach, welche Verbindungsarten das vorgeschlagene Terminal unterstützt, statt davon auszugehen, dass WLAN oder Mobilfunk enthalten ist. Eine funktionierende Verbindung neben dem Router bedeutet nicht, dass sie am entferntesten Tisch, am Eingang oder im Außenbereich ebenso gut funktioniert.
Testen Sie die vereinbarte Einrichtung an jedem vorgesehenen Zahlungsort. Wenn eine Zahlung ins Stocken zu geraten scheint, sollten Mitarbeitende zunächst das Ergebnis prüfen, bevor sie den Kunden um einen erneuten Versuch bitten. Vereinbaren Sie mit Ihrem Anbieter ein Ersatzverfahren. Klären Sie dabei auch, wie Transaktionen mit unklarem Status geprüft werden und wohin Kunden verwiesen werden sollen, wenn ein Zahlungsort nicht verfügbar ist.
- Prüfen Sie die Verbindung am Tresen und an ausgewählten Tischen.
- Klären Sie die Lademöglichkeiten und den Ansprechpartner für den Support.
Proben Sie die Übergabe von Rechnungs- und Zahlungsinformationen
Erstellen Sie einen kurzen Ablauf für das Personal: die richtige Rechnung auswählen, den Betrag mit dem Gast bestätigen, die Zahlung entgegennehmen, das Ergebnis prüfen und den Rechnungseintrag aktualisieren. Wenn Sie eine separate Kasse und ein Terminal verwenden, fragen Sie nach, ob Beträge manuell eingegeben werden müssen. Eine Verbindung zwischen den Systemen muss bestätigt werden und darf nicht einfach vorausgesetzt werden.
Hypothetisches Beispiel: Ein Restaurant in Swinton bedient Gäste an Tischen und bearbeitet gleichzeitig Abholbestellungen am Empfang. Eine Servicekraft nimmt am Tisch eine Zahlung über €64 entgegen, während die Empfangskraft eine Abholung über €23 abwickelt. Beide prüfen die richtige Rechnungsreferenz und das bestätigte Zahlungsergebnis, bevor sie die jeweilige Rechnung als bezahlt markieren. Wenn Gäste eine Rechnung aufteilen möchten, prüft das Personal zunächst den unterstützten Ablauf und hält den verbleibenden Betrag fest.
- Üben Sie eine Tischzahlung und eine Zahlung bei Abholung, die gleichzeitig stattfinden.
- Üben Sie den Umgang mit einer unterbrochenen Zahlung, ohne sofort eine weitere zu starten.
Unterscheiden Sie zwischen Zahlungsfreigabe und Auszahlung
Eine bestätigte Kartenzahlung und der Geldeingang auf Ihrem Geschäftskonto sind unterschiedliche Schritte. Fragen Sie vor dem Echtbetrieb nach Auszahlungsfristen, Annahmeschlusszeiten, Wochenendregelungen, Abzügen und verfügbaren Berichten. Gleichen Sie alle Gebühren für die Zahlungsabwicklung und das Terminal mit den Ihrem Unternehmen angebotenen Konditionen ab.
Beauftragen Sie eine Person damit, abgeschlossene Rechnungen mit den Zahlungsaufzeichnungen abzugleichen und diese anschließend den Auszahlungsinformationen zuzuordnen. Fragen Sie nach, wie Erstattungen und angefochtene Transaktionen in den Berichten dargestellt werden. So erhält Ihr Team für den Tagesabschluss einen klar definierten Prüfablauf, statt davon auszugehen, dass die Kontogutschrift den Karteneinnahmen des jeweiligen Tages entspricht.
Bestätigen Sie das Paket und führen Sie anschließend eine abschließende Probe durch
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Bei einem entsprechend berechtigten Kartenterminal von NeroPay kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und die geltenden Bedingungen bleiben bestehen. Klären Sie die Geräteverfügbarkeit, mögliche Integrationen und die geschäftlichen Konditionen mit dem Team.
Die Erfolgskontrolle ist einfach und konkret: Das Personal kann den vereinbarten Zahlungsablauf vollständig durchführen, das Ergebnis erkennen und eindeutig der richtigen Rechnung zuordnen. Senden Sie als Nächstes Ihre Übersicht der Zahlungsorte und Ihre Anforderungen an NeroPay. Vereinbaren Sie anschließend die Ausstattung und die Testabläufe, bevor Sie erstmals im Echtbetrieb arbeiten.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Kann ein einziges Terminal für den Tresen und die Tische ausreichen?
Möglicherweise, abhängig von den Funktionen des Geräts und Ihren Serviceabläufen. Überlegen Sie, ob die gemeinsame Nutzung Zahlungen bei Abholung verzögern oder dazu führen würde, dass Servicekräfte nach dem Gerät suchen müssen.
Lässt sich das Terminal mit unserer bestehenden Kasse verbinden?
Setzen Sie Kompatibilität nicht voraus. Teilen Sie dem Team Ihren Kassenanbieter, die Softwareversion und den gewünschten Arbeitsablauf mit, damit eine gegebenenfalls unterstützte Verbindung bestätigt werden kann.
Was sollte das Personal tun, wenn das Zahlungsergebnis unklar ist?
Befolgen Sie das vereinbarte Verfahren zur Transaktionsprüfung, bevor Sie die Zahlung erneut versuchen. Wenden Sie sich bei ungeklärten Fällen über den bestätigten Supportweg an den Support, statt einen eingefrorenen Bildschirm als Beleg für eine fehlgeschlagene Zahlung zu werten.