Legen Sie fest, wo das Zahlungsgespräch stattfindet
Bei der Zahlung an der Theke haben Mitarbeitende einen festen Ort, um die erbrachte Leistung zu bestätigen, Verkaufsprodukte hinzuzufügen und dem Kunden den Gesamtbetrag zu zeigen. Das sorgt auch für eine klare Übergabe, wenn die Person, die den Haarschnitt abschließt, nicht die Zahlung entgegennimmt. Allerdings kann eine Warteschlange entstehen, wenn mehrere Termine gleichzeitig enden.
Die Zahlung am Bedienplatz kann diese Übergabe vermeiden, doch Mitarbeitende brauchen weiterhin eine einheitliche Abschlussprüfung. Besprechen Sie bei mobilen Terminen in Potsdam oder andernorts in Berlin und Brandenburg die Anforderungen an tragbare Geräte und die Verbindung gesondert. Klären Sie die verfügbaren Terminalmodelle und unterstützten Verbindungen mit NeroPay, statt davon auszugehen, dass ein Gerät für jede Einsatzsituation geeignet ist.
- Halten Sie den Ablauf vom fertigen Haarschnitt bis zur bestätigten Zahlung fest.
- Legen Sie fest, wer den Betrag prüft, bevor der Kunde bezahlt.
Bei unklarem Zahlungsstatus: erst prüfen, nicht erneut belasten
Eine Verbindungsunterbrechung kann sowohl Mitarbeitende als auch Kunden im Unklaren darüber lassen, ob die Zahlung abgeschlossen wurde. Planen Sie eine Pause in Ihren Ablauf ein: Prüfen Sie anhand der verfügbaren Aufzeichnungen den Transaktionsstatus, bevor Sie den Kunden zu einem erneuten Versuch auffordern. Ein fehlender Beleg oder eine langsame Bildschirmanzeige allein sollte keinen weiteren Zahlungsversuch auslösen.
Fragen Sie, welche Verbindungsmöglichkeiten jedes vorgeschlagene Terminal unterstützt und wie Mitarbeitende unterbrochene Transaktionen prüfen können. Testen Sie den Empfang an der Theke und an allen vorgesehenen Zahlungsorten am Bedienplatz. Wenn Sie das Gerät an verschiedenen Orten einsetzen möchten, planen Sie auch das Aufladen und legen Sie fest, wer dafür sorgt, dass es zwischen den Terminen einsatzbereit bleibt.
- Legen Sie fest, wer eine unklare Transaktion prüft.
- Geben Sie Ihren Mitarbeitenden eine einfache Erklärung an die Hand, die sie während der Zahlungsprüfung verwenden können.
Unterscheiden Sie zwischen Betragsänderungen und Korrekturen abgeschlossener Zahlungen
Vor der Zahlung sollte ein falscher Gesamtbetrag korrigiert und dem Kunden erneut angezeigt werden. Nach der Zahlung hängt der nächste Schritt vom Status der Transaktion und den verfügbaren Korrekturmöglichkeiten ab. Fragen Sie NeroPay, wie Stornierungen und Rückerstattungen beim vorgeschlagenen Service funktionieren, einschließlich Berechtigungen, Fristen und etwaiger Gebühren.
Dokumentieren Sie intern nachvollziehbar, welche Korrektur zu welcher ursprünglichen Zahlung gehört und warum sie vorgenommen wurde. Erfassen Sie keine unnötigen Kartendaten. Legen Sie fest, welche Mitarbeitenden Korrekturen freigeben dürfen und wer Fälle übernimmt, die sich nicht sofort klären lassen. So erhält der Kunde eine einheitliche Erklärung statt widersprüchlicher Anweisungen.
- Prüfen Sie vor der Wahl des Korrekturverfahrens, ob die Zahlung abgeschlossen wurde.
- Dokumentieren Sie die Referenz der ursprünglichen Zahlung und die vereinbarte Maßnahme.
Praxisbeispiel: ein doppelt berechnetes Produkt
Hypothetisches Beispiel: Ein Barber in Potsdam berechnet EUR 42 für einen Haarschnitt und ein Stylingprodukt und stellt anschließend fest, dass das Produkt doppelt erfasst wurde. Der richtige Gesamtbetrag wäre EUR 30 gewesen. Der Kunde hat bereits bezahlt. Eine bloße Änderung des Leistungseintrags würde die Überzahlung von EUR 12 daher allein nicht ausgleichen.
Der Barber prüft die abgeschlossene Transaktion, erklärt den Fehler und bittet die dazu berechtigte Person im Team, das unterstützte Korrekturverfahren durchzuführen. Falls eine Teilrückerstattung möglich ist, klären sie zunächst den Ablauf und die voraussichtliche Dauer, bevor sie Zusagen machen. Sie dokumentieren die Korrektur mit Bezug auf die ursprüngliche Zahlung und erklären, welche Bestätigung der Kunde erwarten kann.
Vergleichen Sie neben dem Terminal auch Abrechnung und Software
Fragen Sie, wie abgeschlossene Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren in Berichten und Abrechnungsunterlagen dargestellt werden. Klären Sie Auszahlungsfristen, Annahmeschlusszeiten, den Umgang mit arbeitsfreien Tagen und alle Bedingungen, die den Geldeingang auf Ihrem angegebenen Konto in Deutschland beeinflussen. Mitarbeitende sollten verstehen, dass eine erfolgreiche Kundenzahlung und die Auszahlung an das Unternehmen unterschiedliche Vorgänge sind.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Bei einem geeigneten Kartenterminal von NeroPay kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Teilnahmevoraussetzungen und die geltenden Bedingungen bleiben bestehen. Klären Sie mit dem Team die Verfügbarkeit in Deutschland, unterstützte Geräte, Preise und gegebenenfalls erforderliche Softwareanbindungen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte jeder Barber Zahlungen entgegennehmen oder nur die Rezeption?
Entscheiden Sie anhand Ihrer Übergabeabläufe und Personalbesetzung. Bei beiden Ansätzen braucht es klare Zuständigkeiten für die Prüfung der Gesamtbeträge und die Weitergabe von Fehlerfällen an die zuständige Stelle.
Kann ich davon ausgehen, dass ein mobiles Terminal im gesamten Geschäft funktioniert?
Nein. Klären Sie die unterstützten Verbindungsmöglichkeiten und testen Sie die vorgesehenen Zahlungsorte, bevor Sie sich auf die Nutzung direkt am Bedienplatz verlassen.
Dürfen Mitarbeitende eine sofortige Rückerstattung versprechen?
Sie sollten den bestätigten Ablauf und die Dauer der Rückerstattung erklären, aber keinen sofortigen Geldeingang versprechen.
Was sollte ich für eine Anfrage bei NeroPay vorbereiten?
Beschreiben Sie Ihre Zahlungsorte, die Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden, Ihre Anforderungen an die Verbindung und Ihren Korrekturablauf. Fragen Sie nach der Verfügbarkeit und den geschäftlichen Konditionen für Deutschland.