Wählen Sie das Terminal passend zum Ort des Bestellabschlusses
Ein Terminal an der Theke bietet Mitarbeitenden einen festen Ort, um eine Bestellung abzuschließen und das Ergebnis zu prüfen. Bei der Zahlung am Tisch müssen Kunden ihren Platz nicht verlassen, doch Mitarbeitende benötigen eine zuverlässige Möglichkeit, die richtige Rechnung auszuwählen. Bei der mobilen Nutzung kommen Fragen zur Verbindungsabdeckung, Stromversorgung und zum Auffinden einer Bestellung abseits des Hauptarbeitsplatzes hinzu.
Softwarepartner, die Unternehmen in Eberswalde und im weiteren Raum Berlin und Brandenburg betreuen, sollten vom tatsächlichen Serviceablauf des Händlers ausgehen. Fragen Sie nach, welche Verbindungsmöglichkeiten jedes vorgeschlagene Gerät unterstützt, und testen Sie diese dort, wo Zahlungen stattfinden werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine funktionierende Verbindung neben der Kasse auch die Abdeckung an anderen Orten belegt.
Legen Sie fest, wie Bestellbeträge an das Terminal gelangen
Bei einem separaten Terminalablauf geben Mitarbeitende den Zahlungsbetrag gegebenenfalls manuell ein und aktualisieren anschließend die Bestellung. So können Zuständigkeiten einfach gehalten werden, allerdings können dabei falsche Beträge eingegeben oder Zahlungen der falschen Bestellung zugeordnet werden. Ein vernetzter Ablauf kann, sofern unterstützt, wiederholte Eingaben reduzieren. Seine Referenzen, Statusaktualisierungen und sein Verhalten bei der Wiederaufnahme nach einer Unterbrechung müssen jedoch geprüft werden.
NeroConnect dient dazu, Software- und Kassensystemanbieter sowie deren Händler mit Zahlungsdiensten zu verbinden. Besprechen Sie den vorgesehenen Ablauf von der Bestellung bis zur Zahlung mit dem Team, statt davon auszugehen, dass bereits eine Integration verfügbar ist. Klären Sie, welche Geräte unterstützt werden, welchen Umfang die Integration hat und was Mitarbeitende sehen, wenn eine Zahlung erfolgreich ist, fehlschlägt oder ihr Status unklar bleibt.
Praxisbeispiel: eine unterbrochene Zahlung am Tisch
Hypothetisches Beispiel: Ein Café in Eberswalde nutzt das Bestellsystem eines Softwarepartners. Ein Kunde bezahlt eine Tischrechnung über €42, doch die Verbindung bricht ab, bevor die Bestellansicht ein endgültiges Ergebnis erhält. Die Bestellung erscheint weiterhin als unbezahlt. Den Kunden sofort erneut zur Zahlung aufzufordern, könnte zu einer doppelten Zahlung führen.
Das vereinbarte Verfahren sollte vorsehen, vor einem erneuten Versuch den verfügbaren Transaktionsdatensatz zu prüfen und Betrag, Zeitpunkt und Bestellreferenz abzugleichen. Lässt sich das Ergebnis nicht feststellen, sollten die Mitarbeitenden das Eskalationsverfahren des Anbieters befolgen und dem Kunden die Unklarheit erläutern. Der Softwarepartner sollte festlegen, wie das bestätigte Ergebnis später der ursprünglichen Bestellung zugeordnet wird.
- Erfassen Sie die Bestellreferenz und den Zahlungsversuch.
- Prüfen Sie das Transaktionsergebnis anhand der vereinbarten Quelle.
- Klären Sie den ursprünglichen Versuch, bevor Sie eine weitere Zahlung starten.
Trennen Sie abgeschlossene Bestellungen von ausgezahlten Beträgen
Eine als bezahlt markierte Bestellung, eine erfolgreiche Zahlungstransaktion und der Eingang des Geldes auf dem Geschäftskonto sind unterschiedliche Datensätze. Der Abgleich sollte sie miteinander verknüpfen, ohne sie gleichzusetzen. Fragen Sie, welche Referenzen in Transaktionsberichten und Abrechnungsunterlagen erscheinen und wie Gebühren, Rückerstattungen und Berichtszeiträume dargestellt werden.
Bevor Sie einen Dienst für ein deutsches Unternehmen auswählen, klären Sie mit dem Team die Abrechnungsfristen, die Auszahlungswährung, anfallende Gebühren und die Kontoanforderungen. Legen Sie fest, wer nicht zugeordnete Vorgänge prüft: der Händler, der Softwarepartner oder das Supportteam für Zahlungen. Mitarbeitende sollten wissen, welche Informationen sie erfassen müssen, ohne die Kartendaten der Kunden in Supportnachrichten zu kopieren.
Prüfen Sie den Ablauf, bevor Sie sich festlegen
Führen Sie die vereinbarten Tests durch: eine erfolgreiche Zahlung, einen abgelehnten Versuch, eine Unterbrechung und, sofern unterstützt, eine Rückerstattung. Ein überprüfbares Erfolgskriterium ist, dass jede abgeschlossene Testzahlung genau der vorgesehenen Bestellung zugeordnet ist, unklare Versuche zur Prüfung sichtbar bleiben und die verfügbaren Berichte dem Händler ermöglichen, das Ergebnis nachzuvollziehen. Prüfen Sie auch die Zugriffsrechte der Mitarbeitenden und die Übergabe zwischen den Schichten.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Bei einem dafür qualifizierten Kartenterminal von NeroPay kann Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Teilnahmevoraussetzungen und die geltenden Bedingungen bleiben bestehen. Bestehende Softwarepartner sollten prüfen, ob die von ihnen vorgeschlagene Lösung geeignet ist, statt davon auszugehen, dass ein Softwarewechsel erforderlich ist.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Können wir unsere bestehende Bestellsoftware behalten?
Besprechen Sie Ihre Software, Ihre Geräte und den benötigten Arbeitsablauf mit dem Team. Kompatibilität und Integrationsunterstützung müssen bestätigt werden; gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Bestellsystem angebunden werden kann.
Welche Verbindung eignet sich am besten für Zahlungen am Tisch?
Wählen Sie aus den Verbindungen, die das vorgeschlagene Gerät unterstützt, nachdem Sie die Netzabdeckung im tatsächlichen Servicebereich geprüft haben. Vereinbaren Sie außerdem, was die Mitarbeitenden bei einem Verbindungsausfall tun sollen.
Bedeutet eine bezahlte Bestellung, dass das Geld bereits auf dem Konto eingegangen ist?
Nein. Bestellstatus, Zahlungsbestätigung und Abrechnung beschreiben unterschiedliche Phasen. Klären Sie, wie Ihre Berichte diese Datensätze verknüpfen und wann mit dem Geldeingang zu rechnen ist.