1. Legen Sie fest, wo die Zahlung erfolgen soll
Bei einem besetzten Empfang ermöglicht die Zahlung am Tresen einer Person einen klaren Überblick über abgeschlossene Termine und Produktkäufe. Allerdings muss die Kundschaft möglicherweise warten, während der Empfang Anrufe oder neu eintreffende Personen betreut. Legen Sie fest, wer übernimmt, wenn die Empfangskraft nicht verfügbar ist.
Zahlungen am Friseurstuhl oder an der Behandlungsliege können einen zusätzlichen Gang zum Empfang ersparen. Das Team benötigt jedoch einen einheitlichen Ablauf, um den Endbetrag zu bestätigen und den Abschluss der Zahlung zu dokumentieren. Wenn Sie auch an wechselnden Einsatzorten oder bei Kundenterminen außerhalb des Salons arbeiten, beschreiben Sie diese Orte bei Ihrer Anfrage. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein für Innenräume geeignetes Terminal oder eine dort geeignete Verbindung auch für den mobilen Einsatz passt.
- Erfassen Sie den Ablauf vom Ende der Behandlung bis zur bestätigten Zahlung.
- Legen Sie einen Hauptzahlungsort fest und benennen Sie die verantwortliche Person.
- Listen Sie alle weiteren Orte auf, an denen Zahlungen möglich sein müssen.
2. Prüfen Sie die Verbindungen vor der Geräteauswahl
Fragen Sie, welche Verbindungsoptionen das vorgeschlagene Terminal unterstützt und welche Voraussetzungen Ihr Salon erfüllen muss. Prüfen Sie die Verbindung direkt am Empfang, im Friseurbereich und in den Behandlungsräumen, statt sich auf die Verbindung in der Nähe des Routers zu verlassen. Wände und Raumaufteilung können dazu führen, dass die Verbindung an verschiedenen Zahlungsorten unterschiedlich gut funktioniert.
Fragen Sie bei mobiler Nutzung nach Lademöglichkeiten, den voraussichtlichen Betriebsanforderungen und dem Vorgehen bei einem Verbindungsabbruch. Lassen Sie sich bestätigen, welche Karten und Zahlungsmethoden für Ihr Unternehmen in Deutschland unterstützt werden, einschließlich der Methoden, nach denen Ihre Kunden häufig fragen. NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Die Verfügbarkeit von Geräten und die unterstützten Funktionen müssen jedoch mit dem Team geklärt werden.
- Ermitteln Sie geeignete Stromanschlüsse und Ladeplätze abseits von Nassarbeitsbereichen.
- Besprechen Sie die Verbindungsanforderungen und mögliche Ausweichlösungen.
- Fragen Sie, wie Sie nach einer Unterbrechung den Zahlungsstatus prüfen können, bevor Sie einen neuen Versuch starten.
3. Geben Sie Ihrem Team einen klaren Zahlungsablauf vor
Legen Sie fest, wie Mitarbeitende den Endbetrag zusammenstellen: Behandlung, vereinbarte Zusatzleistungen und Verkaufsprodukte. Der Kunde sollte diesen Gesamtbetrag verstehen, bevor die Zahlung beginnt. Entscheiden Sie gesondert, wie Mitarbeitende mit Wünschen wie Trinkgeld, geteilten Zahlungen oder Erstattungen umgehen, und lassen Sie sich bestätigen, was die vorgeschlagene Lösung tatsächlich unterstützt.
Wenn Sie zusätzlich zur Zahlungsabwicklung eine Buchungs- oder Kassensoftware nutzen möchten, besprechen Sie diesen Arbeitsablauf vor dem Kauf. Bei einem dafür berechtigten Kartenterminal von NeroPay kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und die geltenden Bedingungen gelten weiterhin. Klären Sie, welche Verbindung zwischen den Systemen erforderlich ist, statt davon auszugehen, dass Termindaten oder Gesamtbeträge automatisch übertragen werden.
- Bestätigen Sie den vereinbarten Gesamtbetrag gemeinsam mit dem Kunden.
- Prüfen Sie das Zahlungsergebnis, bevor Sie den Termin als bezahlt markieren.
- Befolgen Sie das vereinbarte Verfahren für Belege und dokumentieren Sie jede ungeklärte Zahlung.
4. Klären Sie die Auszahlung und die täglichen Kontrollen
Eine erfolgreiche Zahlung und der Eingang des Geldes auf Ihrem angegebenen Konto sind zwei getrennte Schritte. Fragen Sie vor einer verbindlichen Entscheidung nach Auszahlungsfristen, Annahmeschlusszeiten, Wochenendregelungen, anfallenden Abzügen und der Darstellung von Korrekturen. Fordern Sie die Bedingungen an, die für Ihr Unternehmen in Deutschland gelten, statt sich bei Ihrer Planung auf Regelungen eines anderen Marktes zu stützen.
Legen Sie fest, wer am Tagesende die abgeschlossenen Termine mit den Zahlungsaufzeichnungen abgleicht. Fragen Sie, welche Berichte verfügbar sind und wie Mitarbeitende fehlende, abgelehnte oder unklare Transaktionen prüfen können. Ein sinnvolles Erfolgskriterium ist, dass für jeden abgeschlossenen Termin ein nachvollziehbares Zahlungsergebnis vorliegt und jede Abweichung einer namentlich benannten Person zur Klärung zugewiesen ist.
5. Üben Sie einen realistischen Zahlungsvorgang im Salon
Hypothetisches Beispiel: Ein Salon mit zwei Bedienplätzen in Bernau bei Berlin wickelt Zahlungen normalerweise am Empfang ab. Die Empfangskraft nimmt jedoch auch telefonische Terminbuchungen entgegen. Der Inhaber legt den Empfang als hauptsächlichen Zahlungsort fest und fragt, ob ein unterstütztes mobiles Terminal als Ausweichlösung am Bedienplatz eingesetzt werden könnte.
Vor der Einführung spielt der Inhaber eine Behandlung mit zusätzlichem Produktkauf durch, bestätigt den Gesamtbetrag, führt einen vom Anbieter genehmigten Zahlungstest durch und prüft die daraus entstandene Aufzeichnung. Ein zweiter Probelauf behandelt einen Verbindungsabbruch: Die Mitarbeitenden üben, den Transaktionsstatus zu prüfen, statt den Kunden sofort erneut um Zahlung zu bitten. Jedes unklare Ergebnis wird vor dem regulären Einsatz mit dem Support geklärt.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte jede Friseurin und jeder Friseur ein eigenes Terminal haben?
Nicht unbedingt. Prüfen Sie zunächst, wann sich Zahlungsvorgänge zeitlich überschneiden und wie die Zuständigkeiten im Team verteilt sind. Besprechen Sie zusätzliche Geräte, wenn die gemeinsame Nutzung den Service unterbrechen würde, und klären Sie deren Kosten sowie die Regelungen zur Berichterstattung.
Können wir auch außerhalb des Salons Zahlungen annehmen?
Beschreiben Sie NeroPay, wie Sie die mobile Lösung nutzen möchten. Die Eignung hängt vom verfügbaren Gerät, der Internetverbindung, den unterstützten Diensten und den geltenden Bedingungen ab.
Welche Fragen sollten wir zur Auszahlung stellen?
Fragen Sie, wann mit dem Eingang der Gelder zu rechnen ist, welche Abzüge anfallen können, wie sich arbeitsfreie Tage auf die Fristen auswirken und an wen Sie sich wenden können, wenn eine Zahlung nicht wie erwartet eingegangen ist.