Wählen Sie Verbindungsoptionen passend zu Ihren tatsächlichen Einsatzorten
Ein Terminal, das an einem festen Tresen eingesetzt wird, muss andere Anforderungen erfüllen als ein Gerät, das zwischen Terminen in Ahrensburg und im weiteren Raum Hamburg und Schleswig-Holstein mitgeführt wird. Vergleichen Sie die Verbindungsoptionen des vorgesehenen Geräts, einschließlich WLAN oder Mobilfunk, sofern unterstützt. Fragen Sie nach Netzwerkanforderungen, möglichen Zusatzkosten und dem Verhalten bei einem Verbindungsabbruch.
Eine zuverlässige Verbindung an Ihrem Standort bedeutet nicht, dass sie auch in den Räumlichkeiten eines Kunden oder an einem Stand im Freien zuverlässig funktioniert. Testen Sie typische Einsatzorte, bevor Sie sich auf die Lösung verlassen. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Terminal Zahlungen offline annehmen kann. Fragen Sie nach den unterstützten Optionen und vereinbaren Sie im Team einen Ablauf für den Ausfall der Verbindung.
Unterscheiden Sie zwischen Zahlungen am Tresen, am Tisch und beim Kunden vor Ort
Am Tresen kann eine Person den Verkauf und das Terminal durchgehend betreuen. Am Tisch oder beim Kunden vor Ort kann die Verantwortung zwischen mehreren Teammitgliedern wechseln. Legen Sie fest, wer den Betrag eingibt, wer das Ergebnis prüft und wer den Auftrag als bezahlt kennzeichnet. Halten Sie diese Zuständigkeiten auch dann eindeutig, wenn eine andere Person das Gerät bei sich trägt.
Laden und prüfen Sie das Gerät vor der Abfahrt für den mobilen Einsatz. Vereinbaren Sie außerdem, wo es während der Fahrt und in Pausen aufbewahrt wird. Fragen Sie, ob Ihre geplante Lösung geeignete Zugriffskontrollen für Mitarbeitende und Transaktionsaufzeichnungen bietet. Setzen Sie nicht voraus, dass eine bestimmte Kassenanbindung oder eine Funktion zur gemeinsamen Gerätenutzung verfügbar ist.
Machen Sie Zahlungen zum Mittelpunkt der Übergabe – nicht nur die Geräte
Die Übergabe eines geladenen Terminals ist nur die halbe Aufgabe. Die übernehmende Person muss auch wissen, welche Aufträge noch unbezahlt sind, welche Zahlungen bestätigt wurden und welche Transaktionen geprüft werden müssen. Verwenden Sie in Ihren Geschäftsunterlagen eine einheitliche Auftragsreferenz, ohne die Kartendaten Ihrer Kunden zu notieren.
Führen Sie diese Prüfungen nach Möglichkeit gemeinsam durch. Wenn das Ergebnis einer Zahlung unklar ist, erklären Sie dem Kunden, dass Sie den Status prüfen, statt sofort um einen weiteren Zahlungsversuch zu bitten. Leiten Sie ungeklärte Ergebnisse über den vereinbarten Supportweg weiter.
- Prüfen Sie das Terminal, die Ladeausrüstung und den Verbindungsstatus.
- Prüfen Sie offene Aufträge und alle unklaren Zahlungsergebnisse.
- Halten Sie fest, wer die Verantwortung für jeden ungeklärten Punkt übernimmt.
- Klären Sie, an wen sich der nächste Kollege bei Unterstützungsbedarf wenden soll.
Ein hypothetisches Beispiel: eine mobile Reparaturtour mit zwei Personen
Angenommen, bei einem mobilen Reparaturbetrieb übernimmt ein Kollege vormittags die Termine in Ahrensburg und ein anderer den Nachmittag. Bei der Übergabe liegt für eine abgeschlossene Reparatur eine bestätigte Zahlung vor, ein Kunde zahlt später gemäß einer getroffenen Vereinbarung, und bei einem Kartenzahlungsversuch ist das Ergebnis unklar.
Der Kollege vom Vormittag hält diese drei Status getrennt fest und weist die unklare Transaktion einer Person zur Prüfung zu. Der Kollege am Nachmittag betrachtet nicht alle abgeschlossenen Reparaturen als bezahlt und wiederholt die unklare Zahlung nicht automatisch. Die Erfolgskontrolle ist einfach: Jeder Auftrag hat einen nachvollziehbaren Zahlungsstatus, und für jeden ungeklärten Punkt sind eine verantwortliche Person und ein nächster Schritt benannt.
Klären Sie die Abrechnung, bevor Sie sich für ein Terminal entscheiden
Eine erfolgreiche Kartenzahlung und der Eingang des Geldes auf Ihrem Geschäftskonto sind unterschiedliche Schritte. Fragen Sie nach den Auszahlungsfristen für Deutschland, relevanten Annahmeschlusszeiten, der Abwicklung an Wochenenden, Gebühren und Möglichkeiten, Transaktionen den Auszahlungen zuzuordnen. Klären Sie außerdem, wie Erstattungen und angefochtene Zahlungen bearbeitet werden und wer in Ihrem Team diese veranlassen darf.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Bei einem dafür berechtigten Kartenterminal von NeroPay kann die Software NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Teilnahmevoraussetzungen und die geltenden Bedingungen bleiben bestehen. Klären Sie die Verfügbarkeit in Deutschland, unterstützte Geräte, Integrationen und Konditionen, bevor Sie entscheiden, ob diese Softwareoptionen zu Ihrem Arbeitsablauf passen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Können sich unsere mobilen Mitarbeiter ein Terminal teilen?
Besprechen Sie die geplanten Geräte- und Zugriffsregelungen mit NeroPay. Benennen Sie für die praktische Abwicklung bei jeder Übergabe eine verantwortliche Person und ordnen Sie offene Zahlungsprüfungen weiterhin dem jeweiligen Auftrag zu.
Was sollten Mitarbeiter tun, wenn die Verbindung ausfällt?
Prüfen Sie die verfügbare Verbindung und den Transaktionsstatus anhand des vereinbarten Verfahrens. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Offline-Zahlungsannahme unterstützt wird, und bitten Sie erst dann um eine erneute Zahlung, wenn das ursprüngliche Ergebnis geprüft wurde.
Bedeutet eine bestätigte Zahlung, dass die Auszahlung bereits eingegangen ist?
Nein. Zahlungsbestätigung und Auszahlung sind getrennte Vorgänge. Klären Sie die geltenden Auszahlungsregelungen und nutzen Sie die verfügbaren Transaktions- und Auszahlungsbelege, um Zahlungseingänge abzugleichen.