Den Zeitraum festlegen, bevor Sie den Saldo besprechen
Beginnen Sie mit dem richtigen Geschäftskundenkonto und einem klar angegebenen Zeitraum. Erläutern Sie, ob die Übersicht die Kontobewegungen in diesem Zeitraum oder alle offenen Posten zum Stichtag zeigt. Diese Ansichten beantworten unterschiedliche Fragen: Eine Zeitraumübersicht hilft bei der Prüfung der jüngsten Kontobewegungen, während eine Offene-Posten-Übersicht zeigt, was noch aussteht.
Prüfen Sie, wie ein etwaiger Anfangssaldo mit früheren Buchungen zusammenhängt. Wenn ein Kunde mehrere Niederlassungen oder Einkaufskonten hat, machen Sie deutlich, welches Konto die Übersicht abdeckt, statt davon auszugehen, dass seine Buchhaltung es erkennt. Eine zum 30 April erstellte Übersicht berücksichtigt nicht unbedingt eine Zahlung, die am 1 Mai erfasst wurde. Erläutern Sie diesen zeitlichen Unterschied, statt ihn als Unstimmigkeit zu behandeln.
- Bestätigen Sie die Kontobezeichnung und die Kontoreferenz.
- Geben Sie den Zeitraum, den Stichtag und die Art der Kontoübersicht an.
- Gleichen Sie den Anfangssaldo mit den vorhergehenden Buchungen ab.
Referenzen verwenden, mit denen Kunden Belege finden können
Verwenden Sie für jede Rechnung durchgängig die erfasste Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Geben Sie, soweit relevant und verfügbar, die Bestellreferenz des Kunden oder die Referenz eines zugehörigen Lieferscheins an. Ersetzen Sie ein Dokument nicht durch ein anderes: Ein Lieferschein hilft, eine Lieferung nachzuvollziehen, während eine Rechnung den berechneten Betrag dokumentiert. Zur Klärung einer Rückfrage benötigt der Kunde möglicherweise beide.
Prüfen Sie erfasste Zahlungen anhand der Ihnen verfügbaren Informationen. Wenn ein Kunde angibt, bereits bezahlt zu haben, Sie die Zahlung aber noch nicht zuordnen können, bitten Sie über Ihren üblichen geschäftlichen Kontaktweg um Zahlungsdatum, Betrag und Zahlungsreferenz. Beschreiben Sie die Zahlung als noch zuzuordnen und nicht als bestätigte Korrekturbuchung. Fragen Sie keine unnötigen Bankdaten ab.
Kontoübersicht und Rückfragen voneinander trennen
Achten Sie darauf, dass die Kontoaufstellung den zugrunde liegenden Kontobuchungen entspricht. Führen Sie ungeklärte Sachverhalte mit denselben Referenzen in einer separaten Rückfragenliste oder Begleitnachricht auf. Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen einer Rechnung, die der Kunde beanstandet, und einer bereits verbuchten Korrektur. Andernfalls kann ein vermeintlich hilfreicher, neu berechneter Gesamtbetrag mit einem abgestimmten Kontosaldo verwechselt werden.
Diese Trennung macht auch das Gespräch zielführender. Statt den Kunden um eine Erklärung des gesamten Saldos zu bitten, stellen Sie pro Position eine konkret beantwortbare Frage: Welche Lieferung wird beanstandet, welche Zahlungsreferenz wurde verwendet oder welcher Beleg fehlt? Weisen Sie jede Frage einer intern verantwortlichen Person zu und vereinbaren Sie, wann der Kunde mit einer Rückmeldung rechnen kann, ohne vor Abschluss der Prüfungen ein Ergebnis zu versprechen.
- Führen Sie die Referenz und die zugehörige Frage nebeneinander auf.
- Geben Sie an, was bestätigt ist und was noch geprüft werden muss.
- Halten Sie fest, wer die Prüfung übernimmt und wann der nächste Kontakt erfolgt.
Hypothetisches Beispiel: Einen unklaren Gesamtbetrag durch eine klare Gesprächsgrundlage ersetzen
Vorher: Ein Lieferant schreibt einem Kunden per E-Mail: „Ihr Saldo für April beträgt £1,240. Bitte veranlassen Sie die Zahlung.“ Der Kunde antwortet, dass er bereits £400 bezahlt habe und eine Lieferung unvollständig gewesen sei. Keine der beiden Nachrichten nennt die betreffende Rechnung, das Zahlungsdatum oder den Lieferschein. Daher kommt die Klärung nicht voran.
Nachher: Der Lieferant sendet die Kontoaufstellung für das Konto T104 für den Zeitraum vom 1. bis zum 30. April und schreibt: „Der verbuchte Schlusssaldo zum 30. April beträgt £1,240. Sie haben uns eine Zahlung über £400 vom 1. Mai mitgeteilt. Bitte bestätigen Sie die Zahlungsreferenz, damit wir die Zahlung zuordnen können. Ihre Rückfrage zur Menge betrifft die Rechnung INV-218 und den Lieferschein DN-206. Wir prüfen dies separat; bislang wurde keine Korrektur verbucht.“
Die Begleitnachricht nennt anschließend die Ansprechperson beim Lieferanten und schlägt einen Termin für die Rückmeldung vor. Sie stellt £840 nicht allein deshalb als abgestimmten Saldo dar, weil der Kunde eine Zahlung gemeldet hat. Der Erfolg ist erkennbar: Der Kunde kann die genauen Belege identifizieren, die fehlende Referenz angeben und nachvollziehen, welcher Sachverhalt noch geprüft wird.
Die Übergabe prüfen und dann einen gezielten nächsten Schritt mitteilen
Bitten Sie vor dem Versand einen Kollegen, eine Rechnung von der Kontoaufstellung bis zu den zugehörigen Belegen nachzuverfolgen. Kann er das Konto identifizieren, den Stichtag nachvollziehen und die zugehörige Rückfrage finden, ohne Sie um eine Erklärung bitten zu müssen? Falls nicht, verbessern Sie die Referenzen oder die Begleitnachricht. Senden Sie die Kontoaufstellung über den üblichen vereinbarten Kanal an die zuständige Kontaktperson beim Kunden.
NeroTrade unterstützt Großhandelsabläufe, darunter Lieferscheine, Geschäftskundenkonten, Rechnungen, Kontoaufstellungen, Touren und Zahlungseinzüge. Prüfen Sie, welche Funktionen für Ihr Händlerkonto freigeschaltet sind, bevor Sie entscheiden, wie Sie Unterlagen erstellen oder abrufen. Unabhängig vom verwendeten Ablauf bleibt Ihr nächster Schritt derselbe: Prüfen Sie eine Kundenkontoaufstellung, klären Sie unklare Referenzen und fragen Sie nur nach den Informationen, die zur Klärung der einzelnen offenen Fragen erforderlich sind.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte eine strittige Rechnung aus der Kontoaufstellung entfernt werden?
Entfernen Sie sie nicht einfach, um das Gespräch zu erleichtern. Achten Sie darauf, dass die Kontoaufstellung mit den erfassten Buchungen übereinstimmt, und erläutern Sie den strittigen Sachverhalt separat. Berücksichtigen Sie eine Korrektur erst, nachdem sie geprüft und verbucht wurde.
Was ist, wenn eine Zahlung nach dem Stichtag eingegangen ist?
Erläutern Sie, dass die Kontoaufstellung den Buchungsstand zum Stichtag wiedergibt. Sobald die spätere Zahlung bestätigt und zugeordnet ist, teilen Sie bei Bedarf den aktualisierten Stand mit und grenzen Sie ihn klar von der ursprünglichen Kontoaufstellung ab.
Sollte ich jeden Lieferschein beifügen?
Nicht unbedingt. Beginnen Sie mit eindeutigen Referenzen und stellen Sie ergänzende Belege bereit, wenn diese zur Beantwortung einer konkreten Frage beitragen. Prüfen Sie vor dem Versand, ob die Anhänge zum richtigen Kundenkonto gehören.