1. Stimmen Sie den Serviceablauf ab, bevor Sie die Kasse konfigurieren
Gehen Sie von Ihrem tatsächlichen Serviceablauf aus. Ein Restaurant mit Thekenservice nimmt die Zahlung möglicherweise direkt nach der Bestellerfassung entgegen, während ein Restaurant mit Tischservice unter Umständen mehrere Bestellungen im Blick behalten muss, bevor es eine Rechnung vorlegt. Halten Sie fest, wer die Bestellung erfasst, wer sie prüft und wer die Zahlung entgegennimmt. So erhalten Sie eine praxisnahe Anforderungsliste statt einer Sammlung von Funktionen, die Sie womöglich gar nicht benötigen.
Klären Sie, welche Teile dieses Ablaufs Ihre gewählte Lösung unterstützt. Fragen Sie nach unterstützten Geräten, der Zuordnung von Bestellungen und der für Ihren geplanten Arbeitsablauf benötigten Ausstattung. NeroPay bietet NeroPOS/ePOS-Software, Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Produktverfügbarkeit, unterstützte Geräte und Integrationen müssen jedoch mit dem Team geklärt werden. Setzen Sie nicht voraus, dass eine bestimmte Anbindung oder Restaurantfunktion verfügbar ist.
- Beschreiben Sie einen Bestellablauf vom Gästewunsch bis zur abgeschlossenen Zahlung.
- Ermitteln Sie, an welchen Stellen die Verantwortung von einem Teammitglied an ein anderes übergeht.
- Klären Sie die erforderlichen Funktionen und die Ausstattung vor der Konfiguration.
2. Organisieren Sie Produkte passend zur Bestellaufnahme im Alltag
Bereiten Sie eine einheitliche Menüübersicht als Grundlage für Ihre Ersteinrichtung vor. Nehmen Sie den Namen jedes Gerichts, den Verkaufspreis und die Auswahlmöglichkeiten auf, die sich auf die Bestellung auswirken. Gruppieren Sie Produkte so, dass sich Ihr Team während des Service schnell zurechtfindet, etwa nach Vorspeisen, Hauptgerichten, Beilagen und Getränken, statt sich auf eine alphabetische Liste zu verlassen. Verwenden Sie für Gäste verständliche Bezeichnungen, die sowohl auf dem Beleg als auch an der Kasse eindeutig sind.
Legen Sie fest, wie Mitarbeitende Extras, Änderungen und nicht verfügbare Gerichte erfassen sollen, und bestätigen Sie anschließend mit Ihrem Anbieter, welches Verfahren unterstützt wird. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Notiz den Preis ändert oder dass sich jede Auswahl als auswählbare Option konfigurieren lässt. Prüfen Sie auf doppelte Artikel, veraltete Preise und unklare Bezeichnungen. Produktbeschreibungen sollten das etablierte Verfahren Ihres Restaurants für den Umgang mit Allergenfragen nicht ersetzen.
- Gleichen Sie jeden zu Beginn angelegten Artikel mit der vereinbarten Speisekarte ab.
- Prüfen Sie bei ähnlichen Artikeln und kostenpflichtigen Extras, ob es zu Auswahlfehlern kommt.
- Legen Sie fest, wer Änderungen an der Speisekarte nach dem Start freigeben darf.
3. Legen Sie den Übergang von der Bestellung zur Zahlung fest
Die zentrale Frage bei der Einrichtung lautet, wie der fällige Betrag in den Zahlungsvorgang übernommen wird. Klären Sie, ob Ihre gewählte Konfiguration den Betrag zwischen Kasse und Terminal überträgt oder ob Mitarbeitende ihn manuell eingeben müssen. Bei manueller Eingabe sollten Sie die Betragsprüfung ausdrücklich als Aufgabe zuweisen. Wird eine Anbindung unterstützt, üben Sie dennoch, wie Mitarbeitende die richtige Bestellung zuordnen und den Betrag vor dem Kassieren prüfen.
Vereinbaren Sie, was Mitarbeitende tun sollen, wenn eine Zahlung abgelehnt oder unterbrochen wird oder ihr Ergebnis unklar ist. Bevor sie einen erneuten Versuch starten, sollten sie den verfügbaren Transaktionsstatus prüfen, statt davon auszugehen, dass eine ausbleibende Rückmeldung einen Fehlschlag bedeutet. Fragen Sie das Team, wie abgeschlossene Zahlungen in Ihrer gewählten Konfiguration abgebildet werden und wie sich Unstimmigkeiten untersuchen lassen. Betrachten Sie einen Kartenbeleg allein niemals als Nachweis dafür, dass sämtliche Angaben im Kassendatensatz korrekt sind.
- Bestätigen Sie die Zahlungsanbindung und gegebenenfalls erforderliche manuelle Eingaben.
- Weisen Sie die Verantwortung für die Prüfung des Betrags und des Zahlungsergebnisses zu.
- Dokumentieren Sie das Vorgehen zur Klärung einer Transaktion mit unklarem Ergebnis.
4. Proben Sie eine vollständige Bestellung und prüfen Sie die Belege
Hypothetisches Beispiel: An einem Tisch werden zwei Hauptgerichte, eine Beilage und zwei Getränke bestellt. Vor der Zahlung ändert ein Gast eines der Getränke. In einem vereinbarten Testablauf erfasst die Person, die die Bestellung aufnimmt, die Artikel, dokumentiert die Änderung mit dem unterstützten Verfahren und bittet ein anderes Teammitglied, die endgültige Rechnung zu prüfen. Dieses prüft die Artikel und den Gesamtbetrag und führt anschließend den bestätigten Zahlungsablauf durch.
Prüfen Sie den entstandenen Bestelldatensatz und alle Kundenbelege. Kann ein Gast erkennen, was er gekauft hat? Berücksichtigt der endgültige Gesamtbetrag das geänderte Getränk? Können Mitarbeitende die aufgeschlüsselte Rechnung von der Zahlungsbestätigung unterscheiden? Klären Sie mit Ihrem Anbieter die Unternehmensangaben sowie die Zustellung oder den Druck von Belegen. Verwenden Sie ein vom Anbieter freigegebenes Testverfahren; gehen Sie nicht davon aus, dass Testzahlungen oder Stornierungen kostenlos sind.
- Üben Sie eine Bestellung mit einer Korrektur und einem zusätzlichen Artikel.
- Vergleichen Sie die endgültige Rechnung, den Zahlungsbetrag und das erfasste Ergebnis.
- Wiederholen Sie die Übung mit der Person, die zu Stoßzeiten eingesetzt wird.
5. Führen Sie beim ersten Service eine kontrollierte Prüfung durch
Prüfen Sie vor der Öffnung, ob die vereinbarten Geräte einsatzbereit sind, Mitarbeitende auf alles Benötigte zugreifen können und die Belegausgabe funktioniert. Halten Sie die anfängliche Speisekarte überschaubar und beheben Sie bekannte Fehler, bevor Sie weitere Komplexität hinzufügen. Geben Sie den Mitarbeitenden auf Grundlage der Hinweise Ihres Anbieters eine kurze Anleitung für Geräte- oder Verbindungsprobleme und sorgen Sie dafür, dass die Support-Kontaktdaten leicht zu finden sind.
Bestätigen Sie neben den betrieblichen Prüfungen auch die kaufmännischen Konditionen. Bei einem dafür berechtigten Kartenterminal von NeroPay kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und die geltenden Bedingungen bleiben bestehen. Lassen Sie Ihre konkrete Konfiguration vom Team bestätigen, statt davon auszugehen, dass jedes Gerät, jede Anbindung oder jede Dienstleistung enthalten ist.
- Klären Sie offene Fragen zur Speisekarte, zu Belegen und zu Zahlungen vor dem Start.
- Weisen Sie Mitarbeitende in Korrekturen, Zahlungen mit unklarem Ergebnis und den Support ein.
- Prüfen Sie nach dem ersten Service, ob wiederholt Auswahl- oder Übergabefehler aufgetreten sind.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte ich vor dem Testen die gesamte Speisekarte eingeben?
Testen Sie zunächst eine repräsentative Auswahl, darunter ein Gericht mit Auswahlmöglichkeit und einen Artikel, der korrigiert werden muss. Sobald die Struktur funktioniert, geben Sie die restliche Speisekarte ein und prüfen Sie diese vor dem Service.
Überträgt das ePOS-System den Gesamtbetrag automatisch an ein Kartenterminal?
Gehen Sie nicht davon aus. Klären Sie, welche Verbindung für die gewählte Software und das Terminal unterstützt wird. Wenn eine manuelle Eingabe erforderlich ist, nehmen Sie eine Betragsprüfung in den Zahlungsablauf auf.
Auf welche Fehler bei Belegen sollten wir achten?
Achten Sie auf unklare Artikelbezeichnungen, fehlende Ergänzungen, falsche Mengen, veraltete Unternehmensangaben und Gesamtbeträge, die vom Zahlungsbetrag abweichen. Klären Sie, welches Dokument die detaillierte Rechnung ist und welches die Zahlung bestätigt.
Ist NeroPOS bei jedem Terminal enthalten?
Ob die Software enthalten ist, hängt davon ab, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Bei einem dafür qualifizierten Kartenterminal von NeroPay kann NeroPOS ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Zahlungsabwicklungsgebühren und die geltenden Bedingungen bleiben bestehen; klären Sie die Einzelheiten mit dem Team.